Responsable administratif du pôle Formation

Vos missions en quelques mots

Mission principale Assurer la gestion de la scolarité, de l’inscription à la délivrance des diplômes, et coordonner l’activité adm. des 3 composantes du pôle Formation-Scolarité. Activités principales Management : Encadrer et animer l’équipe du pôle Formation-Scolarité. Coordonner les activités des 3 services : Scolarité, Secrétariat de la DF et Secrétariat des départements. Scolarité : Informer, conseiller et orienter les étudiants. Gérer la collecte et la justification des absences. Délivrer certificats, attestations et diplômes ; organiser la cérémonie de remise des diplômes pour la partie relevant de la scolarité. Gérer le volet social : éventuels fonds de bourses (ex. subvention de l’Eurométropole), commissions d’exonération des droits d’inscription, communication sur les aides d’urgence et accompagnement des étudiants dans leurs démarches. Répondre aux enquêtes statistiques institutionnelles. Assurer les remontées demandées par les adm. ext. . Recrutement et admission : Organiser les entretiens des candidats en 1re, 2e et 3e année en lien avec le service Admissions du Groupe INSA. Organiser les campagnes de candidature des transferts inter-INSA avec le service Admissions du Groupe INSA. Participer aux commissions d’admission inter-INSA. Organiser les concours d’admission en 4e année (ingénieur, architecte, double cursus architecte-ingénieur), ainsi que l’admission au Master ASPU et à l’Habilitation à la Maîtrise d’œuvre. Organiser le concours national de recrutement des étudiants en architecture et gérer leur admission. Veiller au bon déroulement des inscriptions adm. : accès de tous les étudiants à l’application de préinscription, procédures de vérification et de validation des préinscriptions, contrôles de fiabilisation des données collectées. Assister et conseiller la DF en matière de stratégie de recrutement. Promotion du Groupe INSA et de l’école : Participer à la promotion de l’école lors de la JPO. Organiser et assurer la promotion du Groupe INSA lors des salons et forums. Assurer le suivi budgétaire des opérations liées au recrutement et aux manifestations de promotion en lien avec le Groupe INSA. Participer aux réunions internes, nationales avec le Groupe INSA (service Admissions – SAGI) et locales Direction de la Formation : Participer à la cellule handicap de l’établissement pour les étudiants et les accompagner dans les démarches. Participer aux instances de l’établissement. Participer à l’organisation, à la tenue et au suivi des Conseils des études : préparation de l’ODJ et des documents associés, rédaction des PV et relevés de conclusions, suivi. Assurer la résolution des situations problématiques et un rôle de conseil. Secrétariat des départements : résolution des situations problématiques et un rôle de conseil. Activités transverses Interface avec tous les services de l’établissement, veille règlementaire et juridique, Contrôler l’application de la règlementation, participer gestion des recours

Profil recherché

Connaissances, savoirs :

Techniques de management Gestion des groupes et des conflits Organisation et fonctionnement de l’enseignement supérieur Connaissances juridiques générales, notamment droit administratif, finances publiques Environnement professionnel Connaissance du cadre juridique des études et examens dans l’enseignement supérieur Techniques de communication Connaissances juridiques générales Connaissances informatiques générales Méthodologie de conduite de projet

Afficher la suite

Savoir-faire :

Inscrire son activité dans un calendrier et un cadre de gestion complexe Encadrer et animer une équipe Jouer un rôle de conseil ou d’aide à la décision Conduire des entretiens Prévenir et gérer les conflits ou situations sensibles Déléguer Evaluer et hiérarchiser les besoins Accompagner les changements Maitriser les outils informatiques et si possible les applications métiers de la scolarité Rédiger des notes ou des documents Concevoir des tableaux de bords Savoir gérer les aléas Elaborer des éléments de langage et des synthèses

Savoir-être :

Capacité de décision Capacité prospective Rigueur, fiabilité Réactivité Sens relationnel Disponibilité Gestion du stress Sens de l’initiative Sens de la confidentialité Capacité prospective Sens de l’organisation

Niveau d’études (avec précision éventuelle de la spécialité) : licence au minimum

Langue (et niveau demandé) : l’anglais niveau B2 serait un plus, sans être une condition

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

Langues

• Anglais Seuil

Date de vacance de l’emploi : 1er janvier 2027

Éléments du dossier de candidature :

Ø Copie des diplômes et qualifications,

Ø Curriculum vitae

Ø Lettre de motivation

Ø Tout document utile

Adresse d’envoi des candidatures : [email protected]

Personne à contacter pour informations sur le poste :

[email protected]

[email protected]

[email protected]

POSTE PERENNE OUVERT A TOUS LES STATUTS

Conditions particulières d’exercice :

Encadrement : oui

Conduite de projet : oui

Déplacements : occasionnels

Rémunération : selon profil candaidat·e

Vacant à partir du 01/01/2027

Responsable de service de scolarité