Responsable administratif école de musique/assistante de direction - CTE DE CMES PAYS D'OPALE

Vos missions en quelques mots

Poste crée suite à réussite à concours

- Assistante de direction (50%) :

• Assurer le secrétariat des assemblées : o Convocations, o Ordres du jour, o Procès-Verbaux o Actes administratifs, o Contrôle de légalité, o Publications et affichage, o Diffusion et notification, o Registre des Actes Administratifs, o Lien avec les services techniques et communication pour la transmission des informations liées à la logistique (date des instances, etc.) • Rédiger le rapport d’activité annuel, comptes-rendus, courriers… • Procéder à la dématérialisation des actes • Assurer une Veille interne et externe • Réaliser les bons de commande

En binôme avec l’assistante administrative : • Gérer le courrier arrivée et départ • Gérer les appels téléphoniques et mails, • Recevoir, filtrer et transmettre les appels téléphoniques et mails • Assurer une aide administrative dans le cadre de la CTG et du service Environnement-Adaptations (envoi correspondances, relances…)

- Responsable administrative de l’école intercommunale de musique (50%) :

En lien avec le responsable pédagogique, • Participer à la mise en œuvre du projet de la structure ; • Gérer administrativement l’école de musique : • Gestion des moyens matériels, des espaces et des plannings de l'établissement. • Constitution et contrôle du budget annuel dans un esprit de rationalisation des coûts, dans le cadre des orientations fixées par la collectivité, réalisation des bons de commande. • Gestion de la régie de paiement • Etablissement du bilan annuel d’activité • Participer à l’élaboration des dossiers de subvention ; • Mettre en place les réunions avec l’élu à la culture, les responsables des service communication, culture et les professeurs de l’école de musique • Assurer l’accueil et l’information du public ; • Gérer la conservation des instruments et collections de partitions en vue de leur mise à disposition des élèves ; • Gérer les relations avec les familles et les inscriptions, • Participer à l’organisation des animations de l’école de musique. • Rendre compte à la direction générale de l’activité de l’école • Assurer la communication des activités de l’école de musique sur les réseaux sociaux (communication instantanée)

Profil recherché

Savoirs : • Maîtrise des logiciels de bureautique, IDELIBRE, logiciel EIM, COLORIA (consultation du budget et élaboration des bons de commande)… • Maîtrise des procédures de dématérialisation des actes • Connaissance des procédures liées au secrétariat des assemblées (délais de convocation, composition des dossiers, etc.) • Connaissance du fonctionnement d’une école de musique • Connaissance du budget des collectivités locales • Règles de l’expression orale et écrite de qualité • Techniques de secrétariat • Règles d’orthographe, syntaxe et grammaire • Fonctionnement de l’internet et de l’intranet • Principes rédactionnels de la note de synthèse, du compte-rendu

Savoir-être : • méthode, rigueur, sens de l’organisation, capacités d’analyse et de synthèse, maîtrise de la gestion du temps, la lecture rapide • Sens du service public • Discrétion professionnelle, secret professionnel et devoir de réserve • Esprit d’initiative • Aisance relationnelle • disponibilité

Poste pourvu à la suite de la réussite à un concours

Poste ouvert(s) sur le(s) grade(s) suivant(s) de la Fonction Publique Territoriale : Rédacteur

Art. L331-7 du code général de la fonction publique (recrutement dérogatoire des candidats reconnus travailleurs handicapés) - Conformément au principe d'égalité d'accès à l'emploi public, cet emploi est ouvert à tous les candidats remplissant les conditions statutaires requises, définies par le code général de la fonction publique. À titre dérogatoire, les candidats reconnus travailleurs handicapés peuvent accéder à cet emploi par voie contractuelle.

Vacant à partir du 01/01/2027

Assistante / Assistant de direction