Responsable administratif et juridique du GIP Un Été Au Havre (H/F)

Descriptif de l'emploi

Un Été Au Havre est une manifestation d'art contemporain dans l'espace public, accessible à tous, qui invite chaque année des artistes du monde entier à interpréter la ville du Havre à leur manière.

Créée en 2017 à l'occasion de la célébration des 500 ans de la fondation de la ville et du port, la manifestation a conquis habitants et visiteurs, invités à découvrir ou redécouvrir la cité océane à travers l'art. Devenue un rendez-vous estival incontournable, elle se renouvelle chaque année avec de nouvelles oeuvres présentées de fin juin à mi-septembre.

Le GIP Un Été Au Havre réunit sept acteurs publics majeurs du territoire : la Ville du Havre, la Communauté urbaine Le Havre Seine Métropole, HAROPA PORT, la CCI, le Département de la Seine-Maritime, la Région Normandie et l'Université Le Havre Normandie.

Sous l'autorité de la Directrice du GIP Un Été Au Havre, vous pilotez la gestion administrative et juridique du groupement. Vous prenez notamment en charge la commande publique, l'administration de production et le suivi administratif des ressources humaines, en lien, lorsque nécessaire, avec les services ressources de la Ville du Havre.

La gestion des marchés publics constitue le coeur du poste et nécessite une réelle autonomie opérationnelle, depuis l'identification du besoin jusqu'au suivi de l'exécution des marchés. Vous contribuez plus largement à sécuriser les activités du GIP sur les plans administratif et juridique.

Missions / conditions d'exercice

Commande publique et marchés publics

Mission prioritaire

* Conseiller les équipes dans la définition de leurs besoins et le choix des procédures adaptées.

* Planifier les achats et anticiper les échéances de consultation.

* Préparer et conduire les procédures de marchés publics, de la rédaction des pièces à la notification des marchés.

* Accompagner les équipes dans l'analyse des candidatures et des offres.

* Assurer le suivi administratif et juridique de l'exécution des marchés : avenants, reconductions, modifications, échéances, etc.

* Tenir à jour les outils de suivi de la commande publique.

* Assurer une veille réglementaire et traduire les évolutions juridiques en recommandations opérationnelles pour l'équipe.

* Identifier les situations nécessitant une expertise juridique complémentaire et préparer, le cas échéant, la saisine du service juridique de la Ville du Havre.

Affaires juridiques et vie institutionnelle du GIP

* Préparer les Assemblées générales et en assurer le suivi administratif : convocations, quorum, préparation des documents, rédaction et suivi des procès-verbaux.

* Préparer et rédiger les actes administratifs relevant de son périmètre : délibérations, décisions et documents associés.

* Rédiger et suivre les conventions : partenariats, mécénat, subventions accordées par le GIP et autres contrats.

* Tenir à jour les échéances des conventions et contrats relevant de son domaine de responsabilité.

* Alerter la direction sur les évolutions réglementaires susceptibles d'avoir une incidence sur le fonctionnement du GIP.

* Préparer et mettre en oeuvre, sous l'autorité de la direction et avec l'appui des expertises compétentes lorsque nécessaire, les évolutions administratives et juridiques qui en découlent.

Contrats d'artistes et propriété intellectuelle

* Préparer et assurer le suivi administratif et contractuel des contrats conclus avec les artistes.

* Participer, aux côtés de la direction et des équipes concernées, aux échanges relatifs aux conditions artistiques, techniques et contractuelles.

* Suivre la bonne exécution des contrats d'artistes et leurs échéances.

* Assurer le suivi des droits et autorisations nécessaires à l'exposition, l'exploitation et la valorisation des oeuvres.

* Veiller à la bonne formalisation des droits de reproduction, représentation et communication liés aux oeuvres.

* Identifier les situations nécessitant une expertise particulière en propriété intellectuelle et mobiliser, en lien avec la direction, les ressources compétentes.

* Assurer une veille sur les évolutions ayant une incidence sur les contrats d'artistes et les droits attachés aux oeuvres.

Ressources humaines et administration du personnel

* Gestion administrative des recrutements saisonniers, principalement des médiateurs mobilisés pendant la saison estivale : préparation et suivi des besoins, coordination des recrutements, constitution et transmission des éléments administratifs, suivi des arrivées et des départs.

* Interface avec les services compétents de la Ville du Havre pour les questions relatives aux agents permanents du GIP, ceux-ci étant recrutés et administrativement gérés par la Ville.

* Suivi, à l'échelle du GIP, des éléments nécessaires à la bonne organisation de l'équipe : congés, absences, planning, médecine du travail, formations, etc., sans se substituer aux services RH de la Ville.

Profils recherchés

Compétences et profil recherchés

Indispensables

* Formation juridique ou expérience professionnelle permettant une bonne maîtrise du droit public et de la commande publique.

* Maîtrise opérationnelle des marchés publics permettant de conduire en autonomie les procédures courantes.

* Expérience dans la préparation, la passation et le suivi de consultations et de marchés publics.

* Bonnes capacités rédactionnelles, d'analyse et de sécurisation des actes.

* Maîtrise des outils bureautiques : Word, Excel et outils numériques de gestion des marchés publics.

* Capacité à conseiller des interlocuteurs non juristes et à traduire les contraintes juridiques en solutions opérationnelles.

* Capacité à identifier les risques et à savoir solliciter une expertise complémentaire lorsque nécessaire.

Appréciés

* Expérience au sein d'une collectivité, d'un établissement public, d'un GIP ou d'une structure soumise aux règles de la commande publique.

* Connaissance du fonctionnement administratif d'une structure publique ou parapublique.

* Connaissance de la gestion administrative des ressources humaines.

* Connaissance du droit de la propriété intellectuelle et du droit d'auteur.

* Intérêt pour les secteurs culturel, artistique et événementiel.

Qualités professionnelles

* Rigueur, organisation et fiabilité.

* Autonomie et sens des priorités.

* Capacité d'analyse, d'alerte et d'initiative.

* Pragmatisme et sens du service.

* Capacité à passer de sujets de fond à des problématiques très opérationnelles.

* Qualités relationnelles et goût du travail en équipe.

* Capacité à accompagner des collaborateurs qui ne sont pas spécialistes des questions juridiques.

* Discrétion et respect de la confidentialité.

Relations fonctionnelles

En interne : direction et ensemble de l'équipe du GIP.

En externe : services juridiques et ressources humaines de la Ville du Havre, prestataires et titulaires de marchés, candidats aux consultations, artistes et ayants droit, partenaires institutionnels, prestataires RH et conseils extérieurs.

CONDITIONS D'ACCES :

CATEGORIE : B

CADRE D'EMPLOI : rédacteur principal 1ère classe

FILIERE : Administrative

LIEU, JOURS ET HORAIRES DE TRAVAIL :

Lieu : Bureaux du GIP : 182, quai George V - 2ème étage Nord au Havre

Temps complet (36.15 heures par semaine), du lundi au vendredi

Travail occasionnel le soir et le week-end

mise à disposition du GIP. Nécessité d'être titulaire ou CDI de la Fonction publique.