Responsable administratif polyvalent (h/f)

Descriptif de l'emploi

Dans une collectivité de taille moyenne, il ou elle est en charge de l'ensemble des dossiers administratifs de la collectivité selon les directives des élus.

Missions / conditions d'exercice

1. Missions principales

Sous l’autorité du président du syndicat mixte, le responsable administratif, financier et des ressources humaines assure la gestion administrative, budgétaire, comptable et RH de l’établissement. Il veille à la régularité des procédures, à la fiabilité des données et au respect des obligations réglementaires.

Il accompagne les élus dans la préparation et la mise en œuvre des décisions du comité syndical et du bureau. En collaboration avec les 2 agents de l’équipe technique, il participe au montage et au suivi administratif et financier des projets, notamment des dossiers de subventions et des marchés publics.

Il exerce ses missions dans le respect des compétences des instances du syndicat et des délégations en vigueur.

2. Activités et responsabilités

2.1. Gestion administrative et juridique

-Préparer les réunions du comité syndical et du bureau : convocations, ordres du jour et dossiers.

-Rédiger les projets de délibérations, arrêtés, conventions et autres actes administratifs.

-Assurer le suivi des décisions, la transmission des actes au contrôle de légalité et leur publication lorsque nécessaire.

-Gérer le courrier, l’archivage et le suivi des obligations réglementaires.

-Assurer une veille juridique relative au fonctionnement du syndicat.

2.2. Gestion budgétaire, comptable et financière

-Préparer le budget primitif, les décisions modificatives et les documents budgétaires destinés aux élus.

-Assurer l’exécution budgétaire : suivi des crédits, mandatement des dépenses et émission des titres de recettes.

-Suivre les contributions des EPCI membres, les financements et les dépenses des opérations.

-Assurer les relations avec le comptable public et participer aux opérations de clôture de l’exercice.

-Préparer le compte financier unique (CFU) selon les règles applicables.

-Élaborer les tableaux de bord financiers, suivre la trésorerie et analyser les écarts budgétaires.

-Assurer le suivi des immobilisations et des amortissements.

-Référentiel budgétaire et comptable : M57 applicable au syndicat.

2.3. Gestion des ressources humaines

-Assurer la gestion administrative des agents titulaires et contractuels : contrats, arrêtés, carrière, absences et temps de travail.

-Préparer et contrôler les éléments de paie et les déclarations sociales.

-Suivre la masse salariale et préparer les crédits budgétaires correspondants.

-Organiser le suivi des entretiens professionnels, des formations et des besoins en recrutement.

-Actualiser les fiches de poste et contribuer à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences.

-Piloter la politique de santé et sécurité au travail et la mise à jour du DUERP .

2.4. Commande publique, contrats et subventions

-Participer à la définition des besoins avec l’équipe technique et à la préparation les procédures de marchés publics.

-Assurer le suivi administratif et financier des marchés, contrats et conventions.

-Identifier les financements mobilisables et monter les dossiers de demandes de subventions.

-Assurer le suivi des notifications, des demandes de versement et des justificatifs financiers.

-Veiller au respect des échéances contractuelles et des obligations liées aux financements.

2.5. Conseil aux élus et appui aux projets

-Préparer les notes de synthèse, rapports et documents d’aide à la décision.

-Conseiller le président sur les questions administratives, financières et RH.

-Travailler en collaboration avec l’équipe technique pour le montage, le suivi administratif et financier des projets du syndicat.

-Proposer des outils de suivi et des procédures permettant d’améliorer le fonctionnement de l’établissement.

3. Compétences requises

Connaissances :

-Fonctionnement des collectivités territoriales et des syndicats mixtes.

-Finances publiques locales et comptabilité M57.

-Statut de la fonction publique territoriale.

-Réglementation de la commande publique et des subventions.

Compétences techniques :

-Préparation et suivi budgétaires.

-Rédaction administrative et juridique.

-Gestion des ressources humaines et suivi de la paie.

-Montage et suivi des marchés publics et dossiers de subventions.

-Maîtrise des outils bureautiques et des logiciels métiers.

Qualités professionnelles :

-Rigueur, autonomie et organisation.

-Discrétion professionnelle.

-Capacité d’analyse et de synthèse.

-Qualités rédactionnelles et relationnelles.

-Sens du service public et capacité à travailler en équipe.

4. Positionnement du poste

Autorité hiérarchique : Président du syndicat mixte.

-Relations fonctionnelles : Élus, agents techniques, EPCI membres, comptable public, centre de gestion, partenaires institutionnels et financeurs.

5. Conditions particulières d’exercice

Poste polyvalent impliquant le respect d’échéances réglementaires, budgétaires et RH, avec des périodes d’activité renforcée lors de la préparation budgétaire, des clôtures comptables et des réunions des instances syndicales.

- Poste à temps complet (35 Heures par semaine) organisé sur 4,5 jours.

- Rémunération en fonction de la grille indiciaire de la fonction publique territoriale et du régime indemnitaire en vigueur.

- Possibilité de télétravail, 46 jours par an maximum (téléphone et ordinateur portable).

- Véhicules de service pour mission extérieur au siège du syndicat.

Profils recherchés

SAVOIRS :

-Fonctionnement des collectivités territoriales et des syndicats mixtes ;

-Finances publiques locales et comptabilité M57 ;

-Statut de la fonction publique territoriale ;

-Réglementation de la commande publique et des subventions

- connaître et mettre en oeuvre les orientations et priorités des élus ;

- connaître et respecter les procédures administratives, de contrôle des actes ;

- SAVOIR FAIRE :

- conseiller les élus et alerter ;

- répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service ;

- définir les besoins du service et les compétences associées ;

- gérer l'administration du personnel (paie, absences, carrières) ;

- élaborer un budget prévisionnel et réaliser des simulations ;

- rechercher des financements et s'adapter aux contraintes financières.

- SAVOIR ETRE :

- disposer d'une aisance relationnelle et rédactionnelle ;

- disposer d'indéniables qualités de rigueur et de responsabilité ;

- être autonome.