Responsable administratif polyvalent (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité hiérarchique de la directrice générale des services, vous assurerez, dans le cadre d’un poste polyvalent, la comptabilité, la gestion des élections ainsi que du conseil aux usagers en matière d’urbanisme.

Vous serez également amené(e) à rédiger les arrêtés des agents contractuels, planifier les visites médicales, suivre la carrière des agents, rédiger les arrêts maladie, établir la paie des agents. Votre rôle est central dans la gestion du personnel de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Missions, activités

1. Comptabilité : 40 %

Assurer le traitement comptable des dépenses et recettes courantes et la relation avec les usagers et fournisseurs.

- Traiter les mandats, titres et retours de flux de la trésorerie

- Emettre la facturation mensuelle de la restauration scolaire et assurer les commandes de repas

- Assurer le suivi des demandes de subventions (demande d'acompte et de solde)

- Traiter les contrats d'assurance et des sinistres de la collectivité

2. Ressources Humaines : 30 %

Assurer le traitement des dossiers du personnel.

- Rédiger des actes administratifs (arrêtés des agents contractuels, arrêts maladie, déclarations de subrogation…)

- Etablir la paie des agents

- Suivre la carrière des agents

- Déclarer les cotisations prévoyance

- Etablir le planning des visites médicales

- Etre le.a référent.e CNAS auprès des agents.

3. Polyvalence – divers : 20 %

- Accueillir et recevoir les usagers pour toutes demandes

- Assurer le remplacement de l’agence postale en cas d'absence de l'agent

- Préparer les élections et être présent.e le.s jours de scrutin.s (révision des listes électorales, traiter les inscriptions et radiations, superviser la journée)

- Organiser et superviser le recensement de la population et les agents recenseurs tous les 5 ans

4. Urbanisme : 10 %

- Accueillir et informer les usagers

- Vérifier les pièces constitutives des dossiers

- Transmettre les dossiers au service instructeur

Profils recherchés

Profil :

* Profil recherché :

- Expérience similaire en collectivité territoriale

- Qualités rédactionnelles et d'analyse, d'organisation et de réactivité

- Être disponible, faire preuve d'initiatives et d’autonomie

- Être force de proposition

* Connaissances :

- L’environnement administratif, financier, institutionnel et politique de la fonction publique territoriale

- Le statut et les opérations de paie

- Les procédures de gestion et d'instruction administratives

- Les outils informatiques (pack office et les applications métier)

- Les techniques de rédaction administrative

* Savoir faire :

- Capacités d’analyse, de rédaction et de synthèse

- Etablir une paie

- Apprécier la validité des pièces transmises

* Savoir être :

- Esprit d'équipe et du service public, en collaboration avec les autres agents du service administratif et le responsable des services techniques

- Rigueur et organisation, capacité à gérer les priorités et à tenir les délais

- Rendre compte

- Savoir s'adapter rapidement à des activités diverses, polyvalentes et à des imprévus

- Discrétion dans le travail et dans les relations avec les différents interlocuteurs

- Respecter la confidentialité absolue des informations traitées