Responsable administratif polyvalent (h/f)

Descriptif de l'emploi

Le SMTOM a pour objet principal le traitement et la valorisation des déchets ménagers et assimilés, ainsi que toutes études, constructions, gestion et exploitation d’installations ou de services nécessaires à ce traitement et à cette valorisation.

Il a également une compétence collecte et transport pour les opérations de collecte sélective.

Le territoire du syndicat regroupe 5 intercommunalités adhérentes et 1 collectivité partenaire représentant environ 200 000 habitants.

Le SMTOM est doté d’un centre de traitement multifilières qui réceptionne 66 500 tonnes de déchets/an, d’une déchetterie et d’une unité de méthanisation et de valorisation du biogaz.

Placé sous l’autorité de la direction générale, vous assurez la coordination et le suivi des activités administratives de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Gestion des instances :

- Préparer et organiser les réunions des instances syndicales,

- Participer à la préparation des conseils d’administration et des bureaux,

- Assurer le suivi administratif des délibérations, décisions et arrêtés,

- Assurer le suivi des convocations, dossiers et documents nécessaires aux réunions,

- Participer au suivi de l’exécution des décisions prises par les instances,

- Assurer les relations administratives avec les élus et les adhérents.

Suivi des contrats et dossiers administratifs :

- Assurer le suivi administratif des contrats et conventions de la collectivité,

- Veiller au respect des échéances contractuelles,

- Préparer et suivre les renouvellements, avenants et résiliations,

- Assurer le classement et l’archivage des documents,

- Participer au suivi administratif des relations avec les prestataires et partenaires.

Gestion des biodéchets :

- Suivi des tableaux de bord,

- Suivi et passation des commandes de consommables,

- Suivi des stocks,

- Relations avec les adhérents et leurs communes membres

Accueil téléphonique et physique des usagers en remplacement de l’agent d’accueil durant les périodes de congés annuels.

Relations fonctionnelles

Relations internes :

- Directeur Général et DGA,

- Président et membres du conseil d’administration,

- Agents de la collectivité.

Relations externes :

- Partenaires institutionnels,

- Intercommunalités membres et partenaires,

- Organismes extérieurs

Profils recherchés

Expérience sur un poste similaire nécessaire

Savoirs :

- Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement des collectivités,

- Connaissance des règles de la FPT,

- Connaissance des procédures administratives et des règles relatives aux instances,

- Maîtrise des outils bureautiques et logiciels métiers.

Savoir-faire :

- Organiser et prioriser les tâches,

- Travailler en transversalité avec les différents services,

- Rédiger des documents administratifs,

- Respecter les délais et les procédures.

Savoir-être :

- Autonomie et sens des responsabilités,

- Rigueur et organisation,

- Discrétion et respect de la confidentialité,

- Qualités rédactionnelles et relationnelles,

- Capacité d’adaptation,

- Sens du service public,

- Esprit d’initiative et capacité à rendre compte.