Responsable administratif polyvalent (h/f)

Descriptif de l'emploi

Missions du poste :

Responsabilité d’un secteur géographique du Centre Intercommunal d’Action Sociale Pays basque, couvrant différents services destinés à des publics vulnérables, sous l’autorité hiérarchique d’une directrice-adjointe, en liaison avec les partenaires institutionnels et associatifs du secteur social et médico-social.

Positionnement hiérarchique :

- Président/Vice-président du CIAS

- Directeur du CIAS

- Directrice-adjointe du CIAS

- Responsable de l’Antenne Pays de Bidache

Relations fonctionnelles :

- Relations avec les bénéficiaires et les familles,

- Relation régulière avec les services administratifs du siège du CIAS et les autres responsables d’antenne,

- Collaboration avec les partenaires et réseaux du secteur sanitaire et social, et de santé.

Missions / conditions d'exercice

1. Activités et fonctions principales de poste

Pour le Service Autonomie à Domicile (SAD) – Décret n° 2023-606 du 13 juillet 2023

- Supervision d’une équipe socio-administrative en charge de la gestion du service sur 11 communes, garantissant la bonne exécution des tâches suivantes :

- Concevoir, mettre en œuvre et évaluer l’accompagnement des personnes accueillies :

- Mettre en place une procédure et un protocole d’accueil, rencontrer et informer les usagers et les bénéficiaires,

- Évaluer les besoins individuels des bénéficiaires,

- Proposer des solutions adaptées à la problématique des personnes accueillies,

- Rédiger les contrats d’accueil et organiser le temps et les moyens d’intervention,

- Veiller à la coordination des différents intervenants extérieurs (professionnels de santé, services sociaux……),

- Assurer la permanence et la continuité des prises en charge,

- Promouvoir une politique de bientraitance et prévenir la maltraitance,

- Faire face aux situations d’urgence,

- Veiller au bon déroulement et à la qualité des services rendus.

- Animation du Service Autonomie à Domicile (SAD) à l’échelle des 3 antennes du CIAS :

- Harmoniser les outils et les procédures à l’échelle des 3 antennes, en lien avec la réforme des Services Autonomie à Domicile,

- Créer des outils complémentaires en cas de besoin,

- Gérer des tableaux de bord et des outils de suivi,

- Conduire le partenariat avec les 2 SSIAD engagés dans le Service Autonomie, en collaboration avec les responsables d’antenne.

Pour les autres services de l’antenne du Pays de Bidache

Service de portage de repas

- Supervision des agents en charge de la gestion de ce service en garantissant :

- La mise en œuvre du service, son évaluation et sa continuité,

- La promotion d’une politique de bientraitance et de prévention de la maltraitance,

- La réponse aux situations d’urgence,

- Le bon déroulement et la qualité des services rendus.

Services de la distribution alimentaire et de l’épicerie sociale

- Supervision des agents en charge de la gestion de ce service, en garantissant :

- L’accompagnement individualisé des demandes orientées par les travailleurs sociaux extérieurs au CIAS,

- L’efficience du dispositif pour le bénéficiaire,

- La coordination des équipes de bénévoles et des intervenants extérieurs,

- La permanence et la continuité des prises en charge, également au regard des situations d’urgence.

Autres services (domiciliations, aide sociale à l’hébergement, fonds précarité)

- Garantir la conformité des réponses apportées par les agents de l’antenne.

2. Pilotage d’équipe

- Exercer une autorité hiérarchique sur l’ensemble des agents rattachés à l’antenne du Pays de Bidache,

- Répartir et coordonner les activités en fonction des contraintes du service (respect des règlements de fonctionnement, continuité de service, gestion des plannings…),

- Animer et coordonner l’équipe professionnelle, promouvoir une identité professionnelle et un langage commun, de manière articulée avec les autres secteurs géographiques du CIAS, sous l’autorité de la directrice-adjointe,

- Mettre en place les procédures et protocoles qui en découlent,

- Soutenir et accompagner le personnel de l’antenne (socio-administratif et social),

- Repérer et prévenir les situations d’usure professionnelle.

3. Pilotage et évaluation du service sous la responsabilité de la Direction du CIAS :

- Mettre en œuvre le projet de service en cohérence avec les orientations des élus et des politiques publiques,

- Appliquer les procédures mises en place, en matière de facturation et de paie notamment, entre le siège du CIAS et l’antenne du Pays de Bidache,

- Contribuer au recrutement du personnel et proposer un plan de formation adapté au service, en relation avec la politique RH mise en œuvre au sein du CIAS,

- Superviser les agents et participer aux entretiens annuels des agents,

- Assurer la veille réglementaire dans le domaine d’activité de chaque service,

- Alerter et rapporter à la Directrice-Adjointe, au Directeur et au Conseil d’Administration du CIAS,

- Mobiliser les indicateurs et tableaux de bords de suivi en lien avec les référentiels propres à chaque secteur d’activité, contribuer à l’élaboration des bilans d’activités annuels,

- Développer et participer à des réseaux de professionnels du secteur d’activité,

- Participer et contribuer à la dimension réseau constitutive du CIAS Pays basque, en relation avec les secteurs de Baigorri-Garazi et de Soule-Xiberoa,

- Participer à la démarche d’évaluation : accompagner les équipes, contribuer à la rédaction du cahier des charges, participer au choix du prestataire.

Profils recherchés

Exigences requises :

- Niveau requis : Bac+4, Bac +5

- Formations et qualifications requises : Master 2 dans les champs du médical et/ou du social, CAFERUIS, autre qualification dans le management de niveau 7.

Compétences nécessaires :

Compétences professionnelles :

- Expérience en management avérée,

- Pilotage de projet,

- Encadrement et pilotage d’un service, optimisation de la gestion du personnel,

- Conduite et contrôle des procédures administratives et suivi juridique,

- Organisation et animation des partenariats,

- Culture du développement territorial et appétence pour le travail en mode projet.

Compétences relationnelles :

- Rigueur et capacité d’arbitrage,

- Sens de l’organisation (priorisation, respect des délais) et capacité d’adaptation,

- Sens des responsabilités,

- Diplomatie dans les relations partenariales,

- Qualité d’écoute et d’empathie.

Cadre statutaire :

Catégorie (S) : A

Filière (S) : Administrative, Sociale, Sanitaire ou Médico-Sociale

Cadre d’emploi(s) : Attachés Territoriaux, Conseillers Territoriaux Socio Educatifs, Cadres Territoriaux de Santé Paramédicaux.

Poste ouvert aux contractuels.