Responsable administrative et financière

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de la Responsable du CCAS, le Responsable administratif et financier assure la gestion administrative et financière en s’appuyant sur une vision solidaire et inclusive. Il contribue activement à la mise en œuvre de la politique sociale de la collectivité, orientée vers l’accès à l’emploi, la mobilité, le logement, et le développement des relations sociales à travers des activités, animations et sorties régulières. Inscrit dans une dynamique de qualité, d’amélioration continue et de modernisation du service public, le Responsable administratif et financier œuvre pour optimiser les processus et renforcer l’efficacité du CCAS dans sa gestion administrative et financière, dans le but notamment d’atteindre les objectifs stratégiques de la structure. Il joue un rôle central dans l’harmonisation des pratiques administratives et dans la mise en place d’indicateurs, contribuant ainsi à une gestion rigoureuse et transparente des ressources.

Missions / conditions d'exercice

ACTIVITE 1 : GESTION ADMINISTRATIVE DU CCAS

 Préparer, organiser et participer aux Conseils d’administration du CCAS

 Rédiger les courriers rendant exécutoires les actes pris par le Conseil d’administration

 Préparer les délibérations et les conventions d’objectifs et de moyens en lien avec les instances communales

 Assurer l’interface avec les services ressources de la Ville

 Suivre les actes administratifs en lien avec la Préfecture

 Organiser et suivre les reliures des actes administratifs

 Suivre les véhicules du service, en lien avec les services techniques

 Rédiger tous types de projets de courriers

 Prendre des notes et mettre en forme les documents administratifs

 Réaliser et assurer le suivi des tableaux de bord

 Assurer le respect des procédures administratives (signatures, contrôle de légalité, ...)

 Mettre en place et suivre les procédures nécessaires dans le cadre du contrôle des comptes depuis l’acte d’achat jusqu’à la levée des réserves

ACTIVITE 2 : GESTION FINANCIERE DU CCAS

 Apporter un appui à la Responsable du CCAS dans la planification des besoins budgétaires et le suivi de l’exécution du budget

 Préparer et suivre l’exécution du budget

 Assurer une veille proactive dans la recherche de financements et dans le dépôt de dossiers de demandes de subvention

 Saisir les bons de commande aux entreprises

 Gérer la disponibilité budgétaire et les demandes de virement de crédit

 Contribuer à l’amélioration de la gestion financière et budgétaire en s’appuyant sur le service Finances de la Ville

 Saisir et suivre les bons de commande et engagement

 Assurer les mandatements et titres de recettes

 Suivre et valider les factures

 Assurer les opérations comptables de fin d’année

 Vérifier le compte de gestion et le compte administratif

 Assurer la gestion de la régie de recettes et d’avances ainsi que son suivi administratif

 Assurer l’édition des factures de portage des repas

 Mettre en place les fiches process

ACTIVITE 3 : ACCUEIL ET SUIVI DES DEMANDES

 Organiser l’accueil physique et téléphonique

 Assurer la relation aux usagers pour leur permettre d’être informés, orientés et accompagnés dans leurs démarches administratives d’accès aux droits

 Elaborer les tableaux de suivi en structurant les données

 Instruire les dossiers d’accès aux droits administratifs

Profils recherchés

Formation en gestion administrative et financière