Responsable de bureau de scolarité (REF 317)

Vos missions en quelques mots

Responsabilités : Assurer la coordination administrative des activités de scolarité entre les 7 gestionnaires de scolarité de l’université et les secrétariats des 14 IFSI partenaires Garantir la conformité des opérations de gestion aux réglementations universitaires et aux dispositions du référentiel de formation. Veiller à la fiabilité, à la cohérence et à la sécurisation des données de scolarité. Organiser et suivre les calendriers de gestion liés aux inscriptions, évaluations, jurys et diplomation. Assurer un rôle de référent technique auprès des interlocuteurs des IFSI sur les procédures de scolarité. Contribuer à l’harmonisation des pratiques administratives et à l’amélioration continue des processus. Missions principales : Coordonner les opérations de scolarité (7 gestionnaires) avec les 14 IFSI partenaires et assurer l’interface entre les instituts et les services universitaires. Animer le réseau des correspondants administratifs des IFSI et accompagner la mise en œuvre des procédures communes. Planifier et suivre les campagnes d’inscriptions administratives et pédagogiques. Coordonner la préparation des examens, des jurys et des opérations de diplomation. Contrôler l’application des règles de gestion (ECTS, compensation, dispenses d’UE, AJAC, validations de parcours). Assurer le suivi et le contrôle de la qualité des données de scolarité. Produire des tableaux de bord, indicateurs d’activité et états de suivi destinés à la direction et aux responsables de formation. Identifier les difficultés de gestion, proposer des actions correctives et contribuer à l’évolution des procédures. Participer à la formalisation, à la diffusion et à la mise à jour des procédures administratives liées à la réforme. Activités principales : Organiser et coordonner les actes de gestion administratifs avec les référents des IFSI. Assurer un contrôle de premier niveau sur les inscriptions, résultats et validations. Suivre les échéances réglementaires et les calendriers de gestion. Préparer les éléments nécessaires aux commissions pédagogiques, jurys et délivrance des diplômes. Contrôler et consolider les données transmises par les partenaires. Élaborer et mettre à jour des procédures, guides et outils de suivi. Produire des statistiques, bilans et indicateurs de pilotage. Assurer un appui technique et réglementaire auprès des gestionnaires des IFSI. Participer à la conduite du changement liée à l’universitarisation de la formation infirmière. Signaler les anomalies, proposer des solutions et assurer le suivi de leur mise en œuvre. Former les personnels de scolarité

Profil recherché

Connaissances :

- Bonne maîtrise des outils bureautiques et logiciels de scolarité - Connaissance des procédures universitaires (inscriptions, examens, jurys) appréciée - Capacité à travailler dans un environnement structuré et normé - Rigueur, fiabilité et sens du travail en équipe

Savoir-faire technique :

- Scolarité universitaire - ECTS / LMD - Jurys et examens - Compensation et validation - Outils de gestion - Saisie et traitement de données - Organisation administrative - Préparation de jurys - Utilisation logiciels scolarité - Contrôle de cohérence

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Savoirs comportementaux :

- Rigueur - Organisation - Fiabilité - Polyvalence - Travail en équipe

Diplôme requis : BAC

Durée Expérience souhaitée : Intermédiaire (3 à 5 ans d'expérience)

Précisions expérience souhaitée /Intitulé diplôme : Formation Bac à Bac +2 en gestion administrative, secrétariat ou équivalent - Expérience souhaitée en scolarité universitaire ou gestion de dossiers étudiants.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 4 Baccalauréat

Conditions générales du poste : Catégorie du poste : B Corps de recrutement : TECH ou équivalent Quotité de travail : 100 % Date de prise de fonctions souhaitée : 1 septembre 2026 Poste ouvert uniquement aux contractuels Type de contrat proposé et durée pour les contractuels : CDD 12 MOIS Localisation géographique : 133 route de Narbonne Groupe RIFSEEP ou cotation poste : 3 Rémunération : comprise entre 1836€ et 2362€ en fonction de leur expérience sur des fonctions similaires + Montant cotation du poste 222€. Politique sociale et avantages : Contributions aux frais de transport en commun Congés jusqu’à 55 jours/an pour les contrats > à 10 mois 3 Options de temps de travail (si contrat > à 10 mois): 39h10 => 55 jours de congé, 38h15 => 50 jours de congé, 37h20 => 45 jours de congé Possibilité d’aménagement du temps de travail Télétravail possible en fonction du poste Possibilité aménagement du poste de travail pour les personnes handicapées Formations et dispositif d'accompagnement à la prise de fonction managériale Contributions à la complémentaire santé – Mutuelle obligatoire Subvention restauration collective – Restauration sur place (UPSIDUM, Brasserie , Crous…) Chèques vacances Service social Forfait mobilité durable (vélo, covoiturage) Activités sportives et culturelles Établissement engagé (QVT, handicap, parité, diversité) Facilité d’accès (métro, bus, périphériques, téléphérique et petits commerces, Crèche.

Vacant à partir du 01/09/2026

Responsable de service de scolarité