Responsable de l'Administration Générale

Descriptif de l'emploi

La Communauté de communes « Pays de Rouffach, Vignobles et Châteaux » regroupe onze communes et environ 13 400 habitants, entre Colmar et Mulhouse. Elle exerce notamment les compétences de collecte et de traitement des déchets, de petite enfance et de périscolaire, de lecture publique, de tourisme et de développement économique.

Par délibérations concordantes du conseil communautaire du 30 juin 2026 et du conseil municipal de Rouffach du 7 juillet 2026, les deux collectivités ont approuvé le principe d’une direction générale mutualisée, prenant la forme d’un service commun porté par la Communauté de communes. Le poste est créé dans cette perspective et a vocation à s’y inscrire.

Membre de la direction générale, le/la responsable de l’administration générale seconde le directeur général des services dans le pilotage administratif des deux collectivités.

Missions / conditions d'exercice

Instances et actes administratifs des deux collectivités

- Préparer le calendrier des séances et le soumettre à l’arbitrage des exécutifs, puis en garantir la mise en œuvre dans les délais réglementaires ;

- Préparer et sécuriser les instances des deux collectivités : conseil communautaire et conseil municipal, bureau communautaire et réunions de municipalité, commissions thématiques de part et d’autre ;

- Contrôler la régularité des convocations, la complétude des dossiers de séance et la sécurité juridique des projets de délibération ;

- Superviser la tenue des registres, la transmission au contrôle de légalité et la publicité des actes ;

- Suivre l’exécution des décisions prises en séance et alerter la direction générale sur les échéances.

Ressources humaines - outils et pilotage

- Participer à la conception et l’actualisation d’outils de gestion : lignes directrices de gestion, campagne d’entretiens professionnels… (Présenter les démarches engagées aux agents et aux instances, et en assurer le suivi) ;

- Suivre les enveloppes budgétaires en lien avec le service des finances et le vice-président délégué ;

- Instruire et préparer les arbitrages de l’autorité territoriale en matière de rémunération, de déroulement de carrière et de discipline ;

Gestion administrative

- Superviser l’organisation de l’accueil du public et le traitement du courrier ;

- Piloter la démarche d’archivage, notamment numérique ;

- Élaborer et actualiser les procédures internes, harmoniser les modèles d’actes entre les deux collectivités ;

- Répondre aux sollicitations administratives des communes membres et orienter leurs demandes.

Mutualisation et coopération territoriale

- Assurer le suivi de la convention de service commun à venir (état des temps consacrés à chaque collectivité, rapport annuel de mise en œuvre, révision de la clé financière) ;

- Recenser les besoins de coopération exprimés par les communes membres et par les services, et en tenir un état actualisé. Formuler des propositions d’organisation concrètes pour y répondre, en évaluant pour chacune les conséquences juridiques, financières et humaines ;

- Préparer les actes correspondants, quelle qu’en soit la forme.

Profils recherchés

Connaissances

- Fonctionnement d’une commune et d’un établissement public de coopération intercommunale ;

- Règles de fonctionnement des assemblées délibérantes et régime juridique des actes administratifs ;

- Statut de la fonction publique territoriale ;

- Outils juridiques de la coopération entre collectivités : service commun, mise à disposition, conventions, groupements de commandes.

Compétences

- Rédiger un projet de délibération, un procès-verbal, un rapport et un acte administratif ;

- Anticiper les conséquences juridiques, financières et organisationnelles d’une décision et les porter à la connaissance de la direction générale avant l’arbitrage ;

- Assurer une veille juridique et statutaire et en diffuser les résultats sous une forme exploitable ;

- Concevoir et animer des temps d’information et de formation interne ;

- Formaliser une procédure et concevoir un modèle de document reproductible.

Savoir être

- Discrétion professionnelle et réserve, au regard de la nature des sujets traités en direction générale ;

- Sens de la diplomatie dans les rapports avec les élus, les agents et les communes membres ;

- Rigueur et fiabilité dans le respect des délais réglementaires;

- Capacité à porter une proposition et à maintenir une alerte.

Une expérience confirmée en collectivité territoriale, notamment sur les instances et les actes, sera particulièrement appréciée.

CONDITIONS D’EXERCICE :

- Temps complet ;

- présence en soirée les jours de séance du conseil communautaire, du conseil municipal, du bureau et des commissions ;

- déplacements réguliers sur le territoire des onze communes membres ; permis B requis ;

- accompagnement à la prise de fonctions et accès à la formation continue, la collectivité soutenant la montée en compétence sur les champs juridiques et managériaux ;

- rémunération statutaire et régime indemnitaire.