Responsable de l'assemblée et de l'administration générale

Descriptif de l'emploi

Place dans l’organigramme :

Monsieur le Maire

Directrice générale des services

Directrice générale adjointe Administration générale et services aux usagers

Directrice des affaires juridiques

Relations fonctionnelles et externes :

- Contacts avec les différents services de la Ville

- Contacts avec les élus dans le cadre du conseil municipal

- Contacts avec les prestataires

Missions / conditions d'exercice

1.1 Missions principales :

• Organisation, préparation et suivi du conseil municipal et des commissions municipales :

- Elaboration et suivi des calendriers internes de préparation ;

- Gestion de l’ensemble de la procédure règlementaire (convocation, quorum, pouvoir, etc.)

- Organisation matérielle des séances

- Centralisation des projets de délibérations et d’actes soumis à l’assemblée, établissement de l’ordre du jour, etc.)

- Transmission des délibérations au contrôle de légalité, mise en ligne sur le site internet de la Ville des documents relatifs aux assemblées

- Tenue des registres

• Administration générale :

- Pilotage et exécution des marchés de l’administration générale (fournitures, registres, mobiliers) : recensement et expression des besoins, rédaction des pièces techniques, analyses des offres, exécution financière

- Gestion du budget « administration générale »

- Centralisation et exécution des commandes de fournitures administratives

- Gestion des abonnements et de la documentation

• Modernisation de l’administration :

- Mise en place d’un parapheur électronique

- Appui à la direction sur la modernisation des procédures internes

- Appui à la direction sur l’encadrement de l’usage de l’intelligence artificielle

• Appui et assistance administrative à la responsable du service commande publique :

- Gestion de la commission d’appel d’offres (CAO) et autres commissions particulières (préparation et envoi des convocations, ordres du jour, quorum) ;

- Rédaction des courriers de procédure (courriers aux candidats évincés, lettres de notification d'attribution…)

- Suivi et mise à jour des tableaux de bord de la commande publique ;

- Suivi et relance semestrielle des pièces administratives des titulaires à échéance (attestations de vigilance URSSAF, attestations d’assurance)

Profils recherchés

Savoir :

- Connaissance du fonctionnement et du rôle d’une commune

- Connaissance du cadre applicable à la tenue d’un conseil municipal

- Connaissance ou appétence pour la commande publique

- Organisation et gestion du temps

- Aisance rédactionnelle

- Maîtrise des outils informatiques (bureautique et logiciel métiers – la connaissance du logiciel Airdélib/Nomad sera appréciée)

- Capacité de planification

- Intégration des priorités du service dans la gestion quotidienne des activités

- Appétence pour les sujets de modernisation des administrations

Savoir être :

- Autonomie dans travail

- Rigueur – Ponctualité - Assiduité,

- Discrétion et confidentialité,

- Qualités relationnelles