Responsable de site scolaire

Descriptif de l'emploi

Responsable de site placé sous l’autorité de la Responsable du service scolaire et périscolaire

Missions / conditions d'exercice

1. Gestion administrative du site

• Assurer la gestion des commandes de matériel et produits périscolaires

• Réceptionner, contrôler et ranger les livraisons

• Assurer la gestion des stocks et réaliser les inventaires

• Assurer la transmission et l’information des PAI auprès des agents (Projets d’Accueil Individualisé)

• Vérifier les trousses de secours et les dispositifs PPMS

• Saisir les demandes d’intervention technique du site (tickets)

• Diffuser les notes de service et informations de la collectivité

o Définir les modalités de transmission (affichage, mail, temps d’échange)

2. Suivi des enfants et gestion des temps périscolaires

• Assurer la transmission hebdomadaire du pointage des présences (garderie et restauration scolaire) au service scolaire/périscolaire pour facturation

• Assurer le suivi de la transmission les incidents et accidents entre enfants :

o Rédiger et transmettre les fiches au service scolaire/périscolaire

o Assurer la traçabilité des incidents via le cahier dédié aux incidents

• Participer au conseil d’école :

o Répondre aux questions liées au périscolaire

o Faire remonter les besoins et demandes

3. Encadrement et management des équipes

• Encadrer les agents du site

• Faire respecter les règles de fonctionnement définies par la collectivité et les protocoles

• S’assurer de la qualité du service rendu

• Contrôler le respect des horaires et du travail réalisé

• Veiller au port des EPI et aux conditions de sécurité

• Assurer l’accueil des nouveaux agents

• S’assurer du respect du dispositif « plan vigipirate »

4. Gestion des ressources humaines (en lien avec le service RH)

Organisation du travail

• Participer à l’élaboration des plannings (jours, horaires, missions)

• Echange avec le service RH pour saisie des plannings sur le logiciel OCEALIA

• Transmettre les plannings validés aux agents

Gestion des absences et remplacements

• Organiser les remplacements en interne

• Informer le service RH des modifications (heures complémentaires), le cas échéant

• En cas d’impossibilité de remplacement en interne, solliciter le service RH pour recrutement, le cas échéant

• Suivre et valider les demandes via le logiciel de gestion du temps (OCEALIA)

Suivi administratif RH

• Signaler les accidents de travail dans les délais réglementaires

• Organiser les entretiens professionnels :

o Planification et réalisation

o Convocations envoyées par le service RH

5. Gestion des équipements et sécurité

• Recenser les besoins des agents en EPI nécessaires et obligatoires

• S’assurer de leur utilisation effective

• Veiller à la sécurité des agents et des enfants

6. Organisation et fonctionnement du site

• Définir les modalités de coordination avec le directeur d’école en lien avec le responsable du service scolaire périscolaire

• Assurer le lien avec le chef gérant de la cuisine (QR code et autres moyens de communication si besoin)

• Assurer la gestion du linge de l’école

• Participer à l’encadrement des temps périscolaires, notamment méridiens

7. Assurer le remplacement ponctuel des agents

Profils recherchés

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SAVOIRS

Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Connaissance de la réglementation en matière d’hygiène et sécurité (HACCP, etc…)

Connaissance relative au développement de l’enfant et à la pédagogie

Connaissance en gestion de conflit

Connaitre le protocole de soins d’urgence

Maitriser la répartition des compétences entre l’éducation nationale et la collectivité

Maitriser l’encadrement d’équipe

SAVOIR-FAIRE

Organisation et gestion des priorités

Encadrement et animation d’équipe

Maîtrise des outils bureautiques

Gestion administrative

SAVOIR-ÊTRE

Sens des responsabilités

Rigueur et organisation

Qualités relationnelles

Réactivité et adaptabilité

RELATIONS FONCTIONNELLES

Service scolaire/périscolaire

Service des ressources humaines

Directeur(trice) d’école

Chef gérant de la cuisine de proximité

DIPLÔME(S) SOUHAITE(S)

CAP Petite Enfance, BAFA, CQP Périscolaire

Management d’équipe