Responsable des conventions de stage (F/H)

Vos missions en quelques mots

A ce titre, vos activités seront les suivantes :

1. Gestion administrative des conventions de stage

· Piloter l'ensemble du processus de signature des conventions de stage

· Vérifier la conformité des dossiers et des conventions avec la réglementation en vigueur

· Assurer la relation avec les entreprises, les étudiants et les tuteurs académiques

· Coordonner les circuits de signature (étudiants, entreprises, établissement)

· Gérer les avenants et modifications de conventions

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· Editer une partie des conventions de stage

· Archiver et assurer la traçabilité des documents

2. Coordination d'équipe

· Encadrer et animer une équipe dédiée à la gestion des conventions de stage

· Répartir les tâches et organiser le travail en fonction des pics d'activité

· Assurer le suivi de l'activité et des objectifs de l'équipe

· Former et accompagner les membres de l'équipe

· Conduire les entretiens individuels et évaluer les performances

· Favoriser la cohésion d'équipe et la qualité de vie au travail

· Organiser des réunions d'équipe régulières et des points de coordination

3. Optimisation et amélioration des processus

· Contribuer à la digitalisation et à l'automatisation des processus

· Proposer des améliorations pour fluidifier les circuits de validation

· Participer à l'évolution des outils de gestion (logiciels, plateformes)

· Élaborer et mettre à jour les procédures et guides utilisateurs

4. Communication et conseil

· Informer et conseiller les étudiants sur les aspects administratifs et réglementaires des stages

· Assurer une interface avec les services RH des entreprises partenaires

· Collaborer avec les équipes pédagogiques et les responsables de formation

· Participer aux réunions d'information et sessions de préparation aux stages

· Rendre compte de l’activité à la direction des formations

Profil recherché

Issu(e) d’une formation supérieure de type BTS ou BUT (Licence) avec une spécialisation dans la gestion administrative ou en gestion des entreprises, vous justifiez d’une expérience réussie (3 à 5 ans) dans le domaine de la gestion administrative, pédagogique ou de la scolarité, au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

Vous disposez d’une solide connaissance de la réglementation des stages, des contrats.

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Vous maitrisez les outils bureautiques (Pack Office, Google Workspace), logiciels de gestion de la scolarité (type Pégase, Apogée) et plateformes de gestion (type signature électronique) tout en ayant une aisance avec les outils numériques et une appétence pour la digitalisation.

Vous savez organiser vos activités et respecter les délais tout en sachant rendre compte de vos activités à votre hiérarchie de manière synthétique.

Vos compétences rédactionnelles sont reconnues.

Vous démontrez des qualités relationnelles qui vous permettent de travailler en équipe, de manière réactive et proactive, en transversalité avec l’ensemble des partenaires internes et externes, tout en étant autonome et force de proposition.

Vous avez la capacité de gérer des situations sensibles ou conflictuelles.

Vous faites preuves de discrétion, de pédagogie et de patience dans l’accompagnement des étudiants.

Vous avez le respect de la confidentialité ainsi que le sens du service.

Une pratique professionnelle de l’anglais (B2/C1) est requise, dans un environnement où les échanges internationaux sont fréquents.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 6 Licence/diplômes équivalents

• Spécialisation Formations générales, Spécialités plurivalentes des échanges et de la gestion (y compris administration générale des entreprises et des collectivités), Ressources humaines, gestion du personnel, gestion de l'emploi, Secrétariat, bureautique, Informatique, traitement de l'information, réseau de transmission des données, Enseignement formation

Langues

• Anglais Avancé ou indépendant

Lieu de travail : Campus de Gif-sur-Yvette.

Date de début : Dès que possible en fonction des périodes de préavis

Statut : Titulaire ou Contractuel de droit public – Catégorie A.

Nature du contrat : CDD d’une durée de 12 mois à temps plein si Contractuel de droit public.

Rémunération : Grille indiciaire de la fonction publique et selon l’expérience.

Transport : RER B gare Le Guichet et navettes régulières. Mise en service de la ligne 18 à partir de 2026 (interconnexion RER B et ligne 14 à terme). Possibilité de disposer d’une place de parking pour un véhicule personnel.

Rejoindre CentraleSupélec, c’est devenir acteur d’une institution d’excellence reconnue dans le monde entier, au cœur des avancées en recherche appliquée et en innovation. C’est évoluer dans un environnement stimulant, multiculturel et collaboratif, où chaque talent contribue concrètement aux projets stratégiques et à la construction de l’École de demain.

Tous nos postes sont ouverts aux personnes en situation de handicap.

Particularités du poste :

· Pics d'activité importants en fonction du calendrier académique (rentrées, périodes de stages)

· Nécessité d'une grande disponibilité pendant les périodes de forte activité

· Interaction quotidienne avec de multiples interlocuteurs (étudiants, entreprises, équipes pédagogiques)

· Évolution possible vers des fonctions de coordination ou de responsabilité de service

Vacant à partir du 01/06/2026

Responsable de la formation tout au long de la vie et de l’apprentissage