Responsable des services à la population (h/f)

Descriptif de l'emploi

Remplacement durant l'absence de : Responsable des services à la population.

Temps de travail : Temps complet

Travail en équipe

- Travail en contact direct avec le public

- Travail en relation direct avec les élus

- Travail le samedi, certains dimanche (jours d’élection)

Missions / conditions d'exercice

• Préparation des élections, gestion des inscriptions et radiations, organisation et tenue des commissions

• Etat Civil- Cimetière et formalités administratives : Réception et instruction des dossiers des demandes d’Etat Civil (mariage, naissance, décès, livret de famille, mentions, auditions,…), élection, recensement militaire

• Délivrance d’acte d’Etat civil, assistance administrative pour les mariages

• Gestion funéraire (décès, autorisations funéraires, gestion des espaces funéraires)

• Sécurisation des process et de la rédaction des actes d’Etat Civil

• Délégation de signature et assure les fonctions d’Officier de l’Etat Civil délégué.

• Elections : Organisation des opérations électorales, gestion des inscriptions et radiations, organisation et tenue des commissions

• Contrôler et suivre la bonne application des textes et le respect des procédures

• Contrôler les dossiers d’attestation d’accueil

• Veille juridique pour l’ensemble des secteurs

• Rédiger des notes d’informations aux élus

Profils recherchés

SAVOIRS :

• Très bonne connaissance du droit civil et du droit funéraire

• Connaissance des organismes extérieurs en relation avec la collectivité

• Connaissance des techniques de secrétariat

SAVOIRS-FAIRE :

• Savoir organiser son travail en toute autonomie

• Connaître les techniques rédactionnelles administratives

• Maîtriser les applications informatiques professionnelles et la bureautique courante

• Avoir des connaissances des techniques et outils de gestion et d’organisation de l’activité (tableaux de bord)

• Savoir gérer les délais règlementaires

• Savoir gérer la polyvalence et les priorités

• Maitrise des techniques d’accueil et d’accompagnement

SAVOIR ÊTRE :

• Obligation de discrétion professionnelle

• Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion)

• Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d’écoute et de compréhension, de reformulation

• Bénéficier d’excellentes qualités relationnelles

• Qualités organisationnelles

• Être efficace et réactif

• Autonomie