Responsable du Pôle Accueil / Etat civil

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité de la Directrice Générale des Services, vous assurez l'encadrement et la coordination du pôle accueil et état civil. Vous participez à la définition des orientations stratégiques en matière d'offre de services (permanences des mairies annexes, état civil, CNI/passeports, cimetières, location de salles, élections, etc.). Vous coordonnez l'organisation des élections ainsi que la collecte et la conservation des archives.

Missions / conditions d'exercice

MISSIONS PRINCIPALES :

› Pilotage, management et administration du pôle :

o Accompagner les agents et les sensibiliser à la conduite du changement

o Analyser les situations et les organisations de travail

o Organiser et mettre en œuvre des dispositifs d’évaluation et des démarches qualité

o Veiller à la qualité de l’accueil des administrés et accompagner les agents dans l’atteinte de cet objectif

o Assurer le suivi et l’analyse des réclamations des administrés, identifier les axes d’amélioration et mettre en œuvre les actions correctives nécessaires

o Définir les objectifs du pôle, planifier l’activité, répartir les missions et suivre les indicateurs de qualité et de délai

o Encadrer, accompagner et évaluer les agents, identifier les besoins de professionnalisation et assurer la continuité du service

o Définir et organiser les permanences des mairies annexes, répartir les moyens et adapter l’activité du pôle aux besoins du public

o Garantir l’application des procédures, des consignes et des règles de sécurité au sein du pôle

o Préparer, piloter et animer les réunions du pôle, puis assurer le suivi des décisions

o Organiser la veille juridique et informationnelle, analyser les impacts et accompagner leur mise en œuvre

› État civil (pilotage de l’activité et supervision des agents d’accueil) :

o Piloter et contrôler l’instruction, la rédaction et la délivrance des actes d’état civil (naissance, reconnaissance, mariage, adoption, décès, etc.)

o Superviser la délivrance et la mise à jour des livrets de famille

o Garantir la tenue, la conservation, la mise à jour et la sécurisation des registres d’état civil

o Organiser la veille juridique, diffuser les évolutions réglementaires et veiller à leur application par l’équipe

› Collecte, traitement et classement des archives communales :

o Appliquer la réglementation en matière de collecte et de tri des archives publiques

o Organiser les relations avec les services versants

o Élaborer des tableaux de gestion

o Faire réaliser les opérations réglementaires de versement et d’élimination

o Élaborer et appliquer un plan de classement

o Rédiger une description archivistique normalisée

o Réaliser et contrôler l'indexation

› Élections :

o Superviser le traitement des demandes d’inscription, de radiation et de changement d’adresse

o Piloter l’organisation des scrutins, coordonner les agents mobilisés et sécuriser les opérations électorales

o Assurer la révision des listes électorales

o Organiser la veille juridique électorale et garantir la conformité des procédures

› Gestion des conventions relatives aux bâtiments communaux :

o Rédiger et actualiser les conventions annuelles d’utilisation des salles par les associations

o Mettre en place et assurer le suivi de la remise des clés

MISSIONS SECONDAIRES :

› Accueil physique et téléphonique du public à l’hôtel de ville de Mauléon (selon les besoins du service) :

o Recevoir et orienter les demandes

o Répondre aux appels téléphoniques et prendre des messages

o Rechercher et diffuser des informations

o Hiérarchiser les demandes et les informations selon leur degré d’urgence ou de priorité

o Orienter et conseiller le public vers l’interlocuteur ou le service compétent

o Conseiller les usagers et les agents sur les procédures

o Gérer les réservations de salles

o Assurer les opérations de recensement citoyen

o Superviser la gestion des titres sécurisés

o Procéder à l’ensemble des opérations d’attribution des concessions

› Jurés d’assises :

o Organiser le tirage au sort, assurer son suivi et transmettre les résultats à la préfecture

› Gestion et affichage des informations :

o Diffuser les informations et les documents par voie d’affichage

Poste à 39 heures avec RTT.

Profils recherchés

SAVOIR-FAIRE :

o Manager une équipe de proximité, animer le collectif et accompagner le changement

o Planifier, prioriser, déléguer et arbitrer l’activité afin d’assurer la continuité du service public

o Maîtriser le cadre juridique et sécuriser les procédures relatives à l’état civil, aux élections, aux titres sécurisés et aux autres activités du pôle

o Contrôler la qualité et la conformité des actes, procédures et documents administratifs

o Maîtriser les techniques d’accueil, de communication orale et écrite et de gestion des situations sensibles

o Utiliser les logiciels bureautiques et métiers ainsi que les outils de communication et de gestion du standard

o Concevoir et suivre des échéanciers, tableaux de bord, statistiques et indicateurs de performance

o Organiser la transmission, le classement, la conservation et l’archivage des documents et dossiers administratifs

SAVOIR-ETRE :

o Leadership, sens du collectif et capacité à fédérer et accompagner l’équipe

o Sens du service public et exigence de qualité dans la relation aux usagers

o Écoute, diplomatie, pédagogie et maîtrise de soi dans les situations sensibles

o Capacité d’analyse, discernement, réactivité et aptitude à la décision

o Rigueur, sens de l’organisation, des priorités et des responsabilités

o Disponibilité, coopération transversale, neutralité, discrétion professionnelle et respect de la confidentialité

Conditions générales :

o Travail en bureau et au guichet d’accueil

o Horaires variables et pics d’activité en fonction des obligations du service

o Disponibilité adaptée aux nécessités de service et aux échéances électorales

o Rigueur, autonomie, sens de l’organisation, aptitude à la décision et capacité à rendre compte

o Respect des obligations de discrétion et de confidentialité

Relations fonctionnelles :

o Relation directe avec la Direction générale des services

o Relations fréquentes avec l’ensemble des services

o Contacts directs avec le public

Facteurs de pénibilité :

Risques de tensions dans la relation avec le public