Responsable du pôle Administratif et Financier (F/H)

Descriptif de l'emploi

Au sein des services à la Population, le Conservatoire Hector BERLIOZ constitue un des établissements du pôle culturel de la CAPI. Accueillant environs 1 250 élèves, proposant de multiples cursus, le Conservatoire mène de nombreuses actions culturelles sur ses différents sites comme hors ses murs. Il encourage les pratiques amateurs comme les cursus professionnalisants. Il s'appuie sur de nombreux partenariats pour développer des classes CHAM - du CE1 à la 3ème -, et délivrer des DNEM (Diplôme National d'Etudes Musicales). En collaboration avec les conservatoires de l'Arc Alpin, il s'inscrit dans l'organisation des CPES (Cycle Préparatoire à Enseignement Supérieure). Il est aussi un acteur reconnu du PLEAC (Plan Local d'Education Artistique et Culturelle), en particulier au travers de l'action de son équipe de Musiciens et Musiciennes Intervenants. Le Conservatoire déploie sur l'ensemble des communes de la CAPI, une saison artistique diversifiée dans les domaines de la danse, du théâtre et de la musique, s'appuyant sur les compétences artistiques internes et celles d'artistes invités.

Ses activités sont organisées au sein de 3 pôles : le pôle pédagogique et artistique, le pôle action culturelle et le pôle administration et finances dont vous aurez la responsabilité directe. En 2024-2025, le Conservatoire compte 81 enseignants, 19 personnels administratifs et techniques.

Le Conservatoire dispose d'un site principal d'enseignement situé à Bourgoin- et deux sites annexes à Villefontaine et à La Verpillière pour le pôle ouest du territoire. En 2024, le conservatoire s'est installé pour son site principal dans un nouveau bâtiment doté d'un auditorium de 250 places situé en bordure du parc des Lilattes.

Ainsi, au sein de l'équipe de direction et sous l'autorité de la directrice du Conservatoire, vous assurez le pilotage administratif, budgétaire, financier et organisationnel du conservatoire. Vous sécuriserez les procédures et apporterez une expertise permettant d'éclairer les décisions et d'optimiser les moyens de l'établissement.

Missions / conditions d'exercice

Pilotage administratif et financier :

* Préparer et suivre le budget du conservatoire en lien avec la directrice du conservatoire et les services de la collectivité.

* Assurer le suivi et le contrôle des actes budgétaires.

* Développer et mettre en place des outils d'ajustement et de régulation du budget pour favoriser le bon et plein usage des crédits, l'encaissement des recettes et produits de facturation.

* Participer à la programmation pluriannuelle des investissements

* Contribuer à la politique de tarification (simulations, propositions d'orientations)

* Elaborer et suivre les demandes de subvention et rechercher des financements auprès des partenaires du conservatoire (DRAC, Département de l'Isère, Région AURA notamment).

* Assurer la gestion des achats avec l'appui de la comptable de l'établissement.

Administration générale :

* Assurer la rédaction des actes administratifs (contrats, conventions, décisions, délibérations, demandes de subventions) liés à la vie et au fonctionnement du Conservatoire, en lien avec les services ressources de la communauté d'agglomération et avec les partenaires institutionnels ou artistiques et éducatifs ; la préparation du conseil d'établissement, la gestion des conventions de mise à disposition, de partenariat pédagogique...

* Elaborer et mettre en oeuvre de process fluidifiant l'articulation entre les différents pôles du conservatoire

* Superviser le fonctionnement administratif et les procédures internes

* Assurer une veille règlementaire et identifier les risques administratifs et juridiques

* Contribuer à l'amélioration de la qualité du service rendu aux élèves et aux familles.

Management et ressources humaines

* Encadrer et animer l'équipe du pôle administratif et financier

* Organiser et répartir les activités.

* Participer à la définition des besoins en effectifs et compétences.

* Contribuer à la qualité de vie au travail et à la prévention des risques professionnels, dans le cadre de ses attributions

* Assurer le contrôle de gestion RH par le suivi de la masse salariale en lien avec la DRH.

* Assurer le suivi administratif des personnels de l'établissement en lien avec la Direction des Ressources Humaines pour les recrutements ou remplacements, formation, paie et carrière.

* Etablir les contrats et paies des intermittents du spectacle et des vacataires, transmission des déclarations sociales et suivi des déclarations aux organismes sociaux en lien avec la/le chargé(e) de coordination de l'action culturelle détentrice de la licence GUSO.

* Être un relais de proximité et une interface entre la DRH, la direction du Conservatoire et le personnel du Conservatoire ; donner un premier niveau d'information sur le volet statutaire et les éléments accessoires de rémunération, et savoir orienter vers les bons interlocuteurs de la DRH.

Assurer la gestion des bâtiments classés en ERP:

* Coordonner le bon fonctionnement et la maintenance des différents sites du Conservatoire et assurer la gestion du patrimoine immobilier et de l'ensemble du matériel artistique en lien avec le régisseur général.

* Assurer et mettre en oeuvre la réglementation ERP en lien avec les services techniques et le chef d'établissement pour garantir la sécurité et le bon fonctionnement des bâtiments et des sites.

* Coordonner les mesures de prévention de sûreté et de sécurité inhérentes à un ERP de 2ème et 4ème catégorie notamment dans le cadre du plan Vigipirate.

* En lien avec le service bâtiment, gérer le système de contrôle d'accès aux trois sites, ainsi que le paramétrage périodique des systèmes de traitement de l'air.

Coordonner la gestion des ressources

* Réaliser les demandes d'ouverture/fermeture/prolongation de comptes informatiques en fonction des recrutements annuels du conservatoire.

* Définir les besoins informatiques du conservatoire en lien avec la direction des systèmes d'information et la direction

* Veiller à l'application des procédures de sécurité informatique et de protection des données

* Assurer la coordination avec les services centraux supports concernés pour la gestion de la logistique du bâtiment et de son personnel, entretien des sites, gestion de la flotte de véhicules...

Profils recherchés

Savoir et Savoir-faire :

* Connaissance des métiers dans le domaine culturel, dont l'enseignement artistique spécialisé et les productions artistiques qui s'y rapportent.

* Connaissance du cadre légal du spectacle vivant.

* Connaissances approfondies de la comptabilité publique, du contrôle de gestion et des procédures administratives et budgétaires des collectivités territoriales (maîtrise de la M57).

* Connaissances approfondies du statut de la FPT.

* Réglementation applicable aux ERP et principes de prévention des risques.

* Connaissance des règles relatives à la protection des données personnelles et à la confidentialité.

* Connaissance des méthodes d'organisation, de coordination et de suivi de l'activité d'un service.

* Connaissance du fonctionnement administratif, pédagogique et artistique d'un conservatoire.

* Connaissance de l'administration des collectivités territoriales.

* Maitriser les procédures de rédaction des actes administratifs

* Maitriser la conduite des démarches transversales.

* Maitriser la conduite de projet complexe et d'accompagnement au changement

* Maîtriser les techniques rédactionnelles des écrits professionnels

* Maîtriser les outils bureautiques courants : internet, office ; et logiciels métiers : Duonet, Posactes, Ciril ...

* Maîtriser les techniques et outils de reporting, suivi d'activité, performance publique.

* Maitriser les techniques d'animation d'équipes

* Maîtriser les techniques de communication

Savoir être :

* Capacité à travailler en transversalité et en autonomie

* Capacité d'analyse et d'adaptation

* Grandes capacités d'organisation, d'anticipation et de rigueur

* Grandes qualités relationnelles et humaines

* Disponibilité