Responsable du pôle Administration Générale

Descriptif de l'emploi

Les missions du (de la) Responsable du pôle Administration Générale sont :

- Coordination et animation du pôle Administration Générale (accueil/ état civil/élections/cimetière/recensement/affaires économiques/Aînés) avec l'encadrement de 2 agents administratifs de catégorie C

- Sécurisation juridique et comptable des domaines traités par ses services

- Polyvalence à l’intérieur du pôle

Spécificité du poste : Le/La Responsable du pôle Administration Générale travaille le samedi matin en alternance avec les collègues du service

Missions / conditions d'exercice

Les missions principales sont les suivantes :

- GESTION ET ORGANISATION DU POLE ADMINISTRATION GENERALE

• Coordination de l’équipe, élaboration des plannings (continuité du service public et permanences) et suivi du budget du service

• Participation à l’organisation et à la bonne gestion de l’accueil général de la mairie ainsi qu’aux différentes missions du pôle :

◦ Cimetière : reprises des concessions, suivi des inhumations et/ou crémations, tenue du registre des cimetières en lien avec les pompes funèbres et les services techniques

◦ Affaires économiques (marché dominical, braderies, ducasses, cirques)

◦ Recensement de la population et recensement citoyen

◦ Informations, enregistrement des demandes et délivrance de documents administratifs (attestation, signatures…)

◦ Gestion des actions en direction des aînés (organisation du banquet, ateliers thématiques…)

- ELECTIONS

• Tenue, inscriptions, radiations et mises à jour permanentes de la liste électorale (Répertoire Électoral Unique).

• Préparation matérielle et administrative des élections ; coordination des bureaux de vote, des personnels affectés ; gestion des permanences élus, centralisation et transmission des résultats en lien avec la Directrice adjointe aux moyens opérationnels

• Jurés d'assises : gestion du tirage au sort annuel préparatoire de la liste des jurés d'assises

- ETAT CIVIL

• Tenue des registres : enregistrement et rédaction des actes de naissance, reconnaissance, mariage, PACS, décès et changements de nom/prénom. formalités administratives

• Veille juridique et réglementaire : sécurisation juridique des actes

• Préparation et participation à l'organisation des mariages, PACS et parrainages républicains

• Collaboration avec les services funéraires, le Procureur de la République, le greffe du Tribunal

• Relations avec l’INSEE, les notaires et avocats et tout organisme habilité pour l’obtention d’éléments relatifs à l’état civil

• Préparation et transmission des listes et statistiques à destination des élus

Profils recherchés

• Bonne maîtrise du Code civil (droit de la famille, état civil) et du Code électoral

• Maîtrise des logiciels métiers spécifiques à l’état civil/élections

• Aptitude à animer une équipe et assurer la polyvalence au sein du pôle

• Sens du service public et connaissance de l’environnement territorial

• Rigueur et discrétion : confidentialité, respect des délais