Responsable du Pôle Population

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité du Directeur Général des Services, vous pilotez le Pôle Population qui regroupe l’accueil du public, l’Etat-Civil-cimetière, les élections, les relations aux associations, et des missions de secrétariat général tout en étant le référent juridique du service. Le Responsable du Pôle Population travaille en transversalité avec l’équipe des cadres de la commune et fait partie intégrante du Codir.

Missions / conditions d'exercice

ACCUEIL/ETAT-CIVIL

- Garant d’un accueil de qualité avec une réponse adaptée à l’habitant et aux différents interlocuteurs : orientations, renseignements, prises en charge et suivis des réclamations,

- Collabore avec les autres services pour assurer la prise en charge efficace des demandes usagers avec notamment la mise en place d’outils de suivi des demandes dans un souci de sécurisation du process,

- Mise en place et tenue régulière de tableaux bord sur les données du service,

- Interlocuteur privilégié des partenaires institutionnels : Préfecture, TI-TGI, INSEE…

- Vise tous les actes du service: Etat-Civil, attestation d’accueil, recensement citoyen, …

- Veille à la gestion rigoureuse de l’archivage et du classement des dossiers du service,

- Pilote la préparation et l’organisation des scrutins électoraux avec l’agent référent,

- Organise avec l’agent référent du recensement de la population (INSEE) :

- Supervise la gestion du cimetière (règlement, suivi des concessions, collaboration avec le service des espaces verts pour son bon entretien, anticipation des aménagements à prévoir…),

- Développe des procédures dématérialisées,

- Assure la sécurité juridique des actes (formalisme et rédaction),

- Veille au respect de la réglementation et assure une veille juridique pour être à jour des nouvelles réglementations,

- Référent juridique du service,

- Garant de l’affichage légal,

MANAGEMENT

- Management : pilote le service, supervise, coordonne et anime l’équipe, organise les plannings des agents en veillant à la continuité du service public,

ADMINISTRATIF

- Secrétariat général : rédaction de courriers et de comptes rendus ou notes de synthèse, en lien direct avec le DGS, et être le référent (interlocuteur privilégié des services) pour l’archivage de la commune en lien avec la mission archivage du Centre de Gestion 69,

- Participation à la préparation des séances du Conseil Municipal, en collaboration direct avec le DGS , à la mise en place de la salle, à la mise en place des délibérations et à la transmission dématérialisée en Préfecture.

- Aide à la rédaction des procès-verbaux et au suivi des dossiers de séance.

- Veille à la gestion du courrier entrant (électronique et postal) en étant le garant de la confidentialité et en veillant au respect du circuit de validation,

- Mise en ligne des informations institutionnelles (Site Internet, réseaux et panneaux numériques),

- Secrétariat et suivi administratif relatif au fonctionnement du marché de forains de la Ville avec l’élu référent et la police municipale,

Missions secondaires :

En cas d’absence des agents et pour nécessité de service, le Responsable peut être amené à assurer l’accueil du public de manière ponctuelle.

Profils recherchés

Connaissances générales sur le fonctionnement des collectivités territoriales,

- Expérience confirmée,

- Maîtrise des réglementations concernant l’Etat-Civil, les élections, le funéraire, le recensement / Règles communes à la rédaction des actes d’Etat-Civil,

- Bonne connaissance des procédures administratives de délivrance des actes,

- Maîtrise du cadre réglementaire en matière de changement de nom de famille des conjoints, des parents et des enfants, et de changement de sexe,

- Législation sur l’autorité parentale et transmission du nom,

- Tenue des registres,

- Capacités rédactionnelles confirmées,

- Utilisation des logiciels métiers,

- Capacité à assurer la recherche d’informations,

- Sens du service public, disponibilité,

- Neutralité, discrétion et confidentialité,

- Savoir rendre compte,

- Bonne maîtrise de soi,

- Rigoureux et organisé,

- Aptitude à bien communiquer, mise en pratique des techniques d’accueil, et aisance relationnelle,