Responsable du Pôle ressources & bâtiments

Descriptif de l'emploi

Rattachement hiérarchique : sous l’autorité directe du Directeur général des services.

Participation aux réunions de travail avec les élus, la direction générale et les partenaires techniques

Présence régulière auprès des équipes et sur les différents sites communaux

Disponibilité ponctuelle en dehors des horaires habituels en cas d’urgence ou de nécessité de service

Organisation et participation aux astreintes techniques selon les modalités définies par la collectivité

Mise à disposition d’un ordinateur portable et d’un téléphone professionnels

Véhicule de service pour les déplacements professionnels

Déplacements réguliers sur le territoire communal et ponctuellement auprès des partenaires extérieurs

Missions / conditions d'exercice

Management et organisation du pôle

Encadrer, animer et accompagner les agents placés sous sa responsabilité

Organiser l’activité du pôle et définir une répartition claire des missions et responsabilités

S’appuyer sur le responsable adjoint pour assurer la coordination opérationnelle quotidienne des équipes et favoriser sa pleine autonomie dans l’exercice de ses fonctions

Fixer les priorités, planifier les interventions et garantir leur bonne compréhension par les agents

Développer un management de proximité fondé sur l’écoute, l’explication, la responsabilisation et la confiance

Organiser des temps réguliers d’équipe et assurer une circulation fluide de l’information

Accompagner la montée en compétence et l’autonomie des agents

Anticiper les besoins en compétences, en formation et en évolution des métiers

Veiller au respect des règles de fonctionnement, des obligations professionnelles et des conditions de travail des agents

Organiser les astreintes techniques et garantir la continuité du service

Structuration, pilotage et suivi de l’activité

Structurer le fonctionnement du pôle autour de procédures, d’outils de suivi et de circuits d’information simples et partagés

Centraliser et assurer la traçabilité des demandes adressées au pôle

Proposer une hiérarchisation des demandes au regard de leur urgence, de leur intérêt, de leur faisabilité et des moyens disponibles

Traduire les priorités arrêtées par la collectivité en programmation opérationnelle

Garantir le suivi des demandes jusqu’à leur réalisation ou leur clôture

Mettre en place des tableaux de bord permettant de suivre l’activité, les interventions, les délais et les difficultés rencontrées

Assurer un reporting régulier auprès de la direction générale et des élus référents

Veiller à l’organisation, au classement et au partage des documents du pôle

Développer une culture d’anticipation et limiter le fonctionnement reposant sur l’urgence

Interface avec les élus et la direction générale

Constituer l’interlocuteur principal de la direction générale pour l’ensemble des activités du pôle

Assurer une interface régulière et structurée avec la Maire et les adjoints concernés

Centraliser les demandes relevant du pôle et veiller au respect des circuits de décision et de validation définis par la collectivité

Préparer les arbitrages nécessaires en apportant des éléments techniques, financiers et calendaires

Alerter la direction générale et les élus sur les difficultés, risques, contraintes ou impossibilités techniques identifiés

Exercer pleinement un rôle de conseil et proposer des solutions alternatives lorsque les demandes ne peuvent être mises en œuvre dans des conditions satisfaisantes

Garantir une information fiable, homogène et partagée entre les différents niveaux de décision

Pilotage budgétaire et optimisation des ressources

Participer à l’élaboration du budget du pôle en lien avec la direction générale et l’unité finances

Assurer le suivi régulier de l’exécution budgétaire et anticiper les besoins

Garantir la maîtrise des dépenses et la bonne utilisation des crédits alloués

Développer une approche prospective des besoins en fonctionnement et en investissement

Optimiser l’utilisation des moyens humains, matériels et financiers du pôle

Structurer les pratiques d’achat en lien avec les services compétents

Identifier les besoins pouvant faire l’objet de consultations, de marchés ou de regroupements d’achats

Veiller au respect des règles de la commande publique et à une mise en concurrence adaptée

Rechercher des solutions permettant de rationaliser les coûts et de développer les économies d’échelle

Participer à l’élaboration et au suivi d’une programmation pluriannuelle des investissements et des travaux

Pilotage des projets et opérations techniques

Piloter les projets techniques et patrimoniaux confiés au pôle

Assurer le suivi des opérations depuis la définition du besoin jusqu’à leur réception

Élaborer les calendriers, identifier les étapes clés et anticiper les risques de retard ou de dépassement

Veiller au respect des objectifs, des délais, des budgets et des engagements contractuels

Préparer les réunions et disposer d’une connaissance approfondie des dossiers suivis

Produire les éléments techniques nécessaires à l’aide à la décision

Coordonner les entreprises, maîtres d’œuvre, assistants à maîtrise d’ouvrage et autres intervenants

Assurer un reporting régulier sur l’avancement des projets et alerter sans délai en cas de difficulté

Participer au suivi des projets structurants du mandat en lien étroit avec la direction générale

Gestion du patrimoine communal et des moyens techniques

Organiser l’entretien, la maintenance et l’amélioration du patrimoine bâti communal

Programmer les travaux d’entretien courant et les interventions nécessaires à la conservation des équipements

Superviser la gestion des espaces publics, de la voirie et des espaces verts relevant du pôle

Assurer le suivi des véhicules, matériels et équipements techniques

Développer une approche préventive de la maintenance afin de limiter les interventions en urgence

Participer à la programmation pluriannuelle des besoins patrimoniaux

Superviser l’organisation et le fonctionnement du centre technique municipal

Superviser l’agente chargée du fonctionnement et de l’entretien de la salle « La Ruche » et garantir la coordination de ses missions avec les besoins de l’équipement et des utilisateurs

Relations avec les partenaires et opérateurs extérieurs

Représenter la collectivité, dans son domaine de compétence, auprès des partenaires techniques et institutionnels

Assurer l’interface avec le Département, la Communauté de communes de Montesquieu, les services de l’État et les autres collectivités partenaires

Coordonner les relations avec les assistants à maîtrise d’ouvrage, maîtres d’œuvre, bureaux d’études, délégataires, concessionnaires et entreprises

Préparer les réunions techniques et assurer le suivi des décisions prises

Garantir la continuité de l’information entre les partenaires extérieurs, les élus et la direction générale

Défendre les intérêts techniques, financiers et patrimoniaux de la commune dans les échanges avec les opérateurs

Prévention des risques et sécurité des agents

Travailler en lien étroit avec le conseiller technique auprès de la direction générale chargé notamment de la prévention des risques professionnels

Participer à la mise en œuvre opérationnelle, au sein du pôle, des actions issues du DUERP et des préconisations de prévention

Organiser les conditions de travail des agents dans le respect des règles d’hygiène et de sécurité

Veiller à la mise à disposition et à l’utilisation effective des équipements de protection

Mettre en œuvre les actions correctives relevant du pôle et rendre compte de leur réalisation

Participer aux démarches de sensibilisation et de formation des équipes

Signaler toute situation susceptible de présenter un risque pour les agents ou les usagers

Contribuer, dans son champ de compétences, aux démarches de gestion de crise et de continuité d’activité

Transversalité et coopération interne

Travailler en lien étroit avec l’ensemble des responsables de pôle et des services municipaux

Organiser des temps réguliers de coordination avec les services finances et ressources humaines

Anticiper les incidences humaines, financières, administratives et organisationnelles des projets techniques

Participer activement au collectif de direction et aux démarches transversales de la collectivité

Développer une culture de coopération et de service aux autres pôles

Veiller à ce que le PRB s’inscrive pleinement dans le fonctionnement global de l’administration communale

Profils recherchés

Savoirs

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales

Maîtrise de l’organisation et du fonctionnement des services techniques

Connaissances solides en gestion du patrimoine bâti, maintenance, voirie et espaces publics

Bonne connaissance des règles budgétaires et de la commande publique

Maîtrise des principes de conduite d’opérations et de gestion de projet

Connaissance des règles relatives à l’hygiène, à la sécurité et à la prévention des risques professionnels

Connaissance des relations avec les concessionnaires, opérateurs publics et partenaires institutionnels

Savoir-faire

Capacité à manager, fédérer et responsabiliser une équipe

Capacité à organiser, prioriser et planifier une activité importante et diversifiée

Capacité à déléguer et à accompagner la montée en autonomie des collaborateurs

Maîtrise de la conduite de projet et du suivi d’opérations complexes

Capacité à élaborer et suivre un budget

Capacité à analyser une situation et à proposer des solutions argumentées

Aptitude à conseiller les élus et à alerter sur les risques et contraintes

Capacité à négocier et à coordonner des partenaires multiples

Maîtrise des outils de suivi, de reporting et de pilotage

Qualités rédactionnelles et capacité à produire des notes d’aide à la décision

Savoir-être

Leadership fondé sur l’écoute, l’exigence et la confiance

Sens du collectif et du travail transversal

Capacité à prendre du recul et à se positionner en responsable

Aptitude à décider, arbitrer et assumer les priorités définies

Qualités relationnelles et capacité à adapter sa communication à des interlocuteurs variés

Loyauté institutionnelle et sens du service public

Rigueur, réactivité et capacité d’anticipation

Disponibilité et sens des responsabilités