Responsable du Pôle Ressources et Coordination (F/H)

Descriptif de l'emploi

Votre mission : accompagner les équipes et coordonner les ressources !

Au sein de la Direction des Services Techniques, sous l'autorité de la Directrice des Services Techniques, vous pilotez le Pôle Ressources et Coordination. Vous encadrez une petite équipe composée de deux agents et assurez le suivi global des opérations, en lien avec les services, les entreprises et les partenaires institutionnels.

Le Pôle Ressources et Coordination assure un appui administratif, juridique et financier à l'ensemble des services de la Direction. En lien étroit avec les services ressources de la collectivité (Ressources humaines, Finances, DSI, Commande publique...), il contribue au bon fonctionnement de la Direction et à la conduite de ses projets.

Vos domaines d'intervention clés :

Pilotage et coordination des ressources :

· Coordonner les missions des agents placés sous votre responsabilité

· Assurer le suivi des ressources humaines de la Direction : congés, télétravail, organigramme, profils de poste, renouvellements de contrats, heures supplémentaires et astreintes

· Accompagner les responsables de services dans leurs besoins administratifs et organisationnels

· Être force de proposition pour améliorer la gestion administrative et financière de la Direction

Préparation et exécution budgétaire :

· Accompagner les directeurs dans la préparation de leur budget

· Superviser l'exécution des budgets de fonctionnement et d'investissement, en lien avec les responsables de services

· Harmoniser les procédures budgétaires au sein de la Direction

· Assurer un reporting budgétaire global, anticiper les écarts et faire remonter les alertes

· Contribuer à la prévision des dépenses et des recettes et participer aux réunions d'arbitrage budgétaire

Gestion de la commande publique :

· Assister et conseiller les chefs de service dans la passation et l'exécution des marchés publics

· Apporter un appui juridique à la rédaction des pièces et assurer le suivi administratif, budgétaire et juridique des marchés

· Veiller à la conformité réglementaire et au respect des procédures internes

· Anticiper les renouvellements de marchés et identifier les nouveaux besoins avec les responsables de services

Gestion et suivi des subventions :

· Rechercher les dispositifs de financement auprès des partenaires institutionnels.

· Préparer et suivre les dossiers de demande de subvention, en lien avec les responsables des services techniques

· Rédiger et assurer le suivi des conventions

· Veiller à la complétude des dossiers, au respect des échéances et à leur clôture afin de garantir le versement des financements

Gestion administrative et accompagnement des projets :

· Mettre en place des procédures visant à optimiser le fonctionnement des services

· Participer à la rédaction et assurer la relecture des documents administratifs : délibérations, ordres de service, arrêtés, courriers aux partenaires, prestataires et usagers

· Assurer le suivi du courrier et contribuer au traitement des demandes transmises aux services techniques

· Réaliser les plannings d'astreinte de la Direction

· Accompagner la Directrice des Services Techniques dans le suivi des dossiers et des projets, et contribuer à leur communication auprès des usagers en lien avec le service Communication

Missions / conditions d'exercice

Votre mission : accompagner les équipes et coordonner les ressources !

Au sein de la Direction des Services Techniques, sous l'autorité de la Directrice des Services Techniques, vous pilotez le Pôle Ressources et Coordination. Vous encadrez une petite équipe composée de deux agents et assurez le suivi global des opérations, en lien avec les services, les entreprises et les partenaires institutionnels.

Le Pôle Ressources et Coordination assure un appui administratif, juridique et financier à l'ensemble des services de la Direction. En lien étroit avec les services ressources de la collectivité (Ressources humaines, Finances, DSI, Commande publique...), il contribue au bon fonctionnement de la Direction et à la conduite de ses projets.

Vos domaines d'intervention clés :

Pilotage et coordination des ressources :

· Coordonner les missions des agents placés sous votre responsabilité

· Assurer le suivi des ressources humaines de la Direction : congés, télétravail, organigramme, profils de poste, renouvellements de contrats, heures supplémentaires et astreintes

· Accompagner les responsables de services dans leurs besoins administratifs et organisationnels

· Être force de proposition pour améliorer la gestion administrative et financière de la Direction

Préparation et exécution budgétaire :

· Accompagner les directeurs dans la préparation de leur budget

· Superviser l'exécution des budgets de fonctionnement et d'investissement, en lien avec les responsables de services

· Harmoniser les procédures budgétaires au sein de la Direction

· Assurer un reporting budgétaire global, anticiper les écarts et faire remonter les alertes

· Contribuer à la prévision des dépenses et des recettes et participer aux réunions d'arbitrage budgétaire

Gestion de la commande publique :

· Assister et conseiller les chefs de service dans la passation et l'exécution des marchés publics

· Apporter un appui juridique à la rédaction des pièces et assurer le suivi administratif, budgétaire et juridique des marchés

· Veiller à la conformité réglementaire et au respect des procédures internes

· Anticiper les renouvellements de marchés et identifier les nouveaux besoins avec les responsables de services

Gestion et suivi des subventions :

· Rechercher les dispositifs de financement auprès des partenaires institutionnels.

· Préparer et suivre les dossiers de demande de subvention, en lien avec les responsables des services techniques

· Rédiger et assurer le suivi des conventions

· Veiller à la complétude des dossiers, au respect des échéances et à leur clôture afin de garantir le versement des financements

Gestion administrative et accompagnement des projets :

· Mettre en place des procédures visant à optimiser le fonctionnement des services

· Participer à la rédaction et assurer la relecture des documents administratifs : délibérations, ordres de service, arrêtés, courriers aux partenaires, prestataires et usagers

· Assurer le suivi du courrier et contribuer au traitement des demandes transmises aux services techniques

· Réaliser les plannings d'astreinte de la Direction

· Accompagner la Directrice des Services Techniques dans le suivi des dossiers et des projets, et contribuer à leur communication auprès des usagers en lien avec le service Communication

Profils recherchés

Profil recherché : un professionnel organisé, rigoureux et doté d'un solide sens de la coordination

· Savoirs :

o Titulaire d'un diplôme de niveau Bac+3

o Expérience dans un poste de direction et d'encadrement similaire

o Maîtrise des règles budgétaires, des finances et de la commande publiques

o Connaissance de l'environnement territorial, notamment juridique

o Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel...)

· Savoir-faire :

o Capacité à encadrer une équipe et à coordonner des activités transversales

o Aptitudes rédactionnelles et maîtrise de la rédaction de documents administratifs

o Sens de l'organisation, de la planification et de la gestion des priorités

o Aptitude à travailler en transversalité et en mode projet

· Savoir-être :

o Force de proposition, esprit d'analyse et de synthèse

o Rigueur, méthode et sens des responsabilités

o Qualités relationnelles et sens de la communication

o Capacité d'adaptation et réactivité

Les conditions du poste :

· Poste permanent à temps complet à pourvoir dès que possible par voie statutaire ou, à défaut, contractuelle dans le cadre d'emploi des Attachés territoriaux

· 25 jours de congés annuels pour 38 heures hebdomadaires de travail, et 18 jours de RTT ou 39 heures et 23 jours de RTT.

· Large autonomie dans l'organisation du travail

· Lien fonctionnel avec l'ensemble des services de la Direction

· Relations fréquentes avec les entreprises, les institutions, les usagers et les services internes

· Rémunération statutaire, RIFSEEP (IFSE et CIA), prime annuelle versée en deux fois et forfait mobilités durables

· Politique active en matière de prévention et de formation (accès à un plan de formation personnalisé, complet et continu)

· Accès à un système de restauration collective à l'Hôtel de Ville.

· Adhésion au CNAS et conventions de participation sur les risques santé et prévoyance (participation employeur : 15 €/mois pour la mutuelle ; 24 €/mois pour la prévoyance, dans la limite du montant de la cotisation)

· Lieu d'exercice des fonctions : Mairie de Joinville-le-Pont : 23 rue de Paris - 4 ème étage

Envie de contribuer au bon fonctionnement des services et à la réalisation des projets de la collectivité ? Rejoignez la Direction des Services Techniques et mettez vos compétences en pilotage et en coordination au service de l'action publique !