RESPONSABLE DU SECRETARIAT GENERAL ETAT CIVIL ELECTIONS

Descriptif de l'emploi

Sous l’autorité de Monsieur le Maire, de l’Adjointe en charge des Affaires Générales et du Directeur Général des Services, pour l'encadrement du service Secrétariat général Accueil Affaires générales Etat-civil Elections

Missions / conditions d'exercice

- Accueil physique des usagers du service public ;

- Relais avec les autres services administratifs et techniques par le standard téléphonique ou la prise de notes internes ;

- Préparation à l’organisation et au bon déroulement des scrutins électoraux et des recensements ;

- Inscriptions et mises à jour de la liste électorale ;

- Traitement des actes dématérialisés par COMEDEC ;

- Conseil auprès des officiers d’état civil pour garantir le respect des textes et la qualité de traitement des demandes des usagers ;

- Gestion administrative des locations de salles communales ;

- Optimiser au quotidien la qualité du service rendu ;

- Communiquer les informations (calendrier des collectes de tri sélectif, permanence du Conciliateur de Justice..) ;

- Délivrer tous documents liés aux formalités administratives (extraits de naissance ou décès) ;

- Préparation et célébration des mariages, des baptêmes civils, des PACS et Noces d’Or ;

- Préparation de la liste annuelle des jurés d’assise ;

- Gestion des deux cimetières ;

- Mises à jour des livrets de famille, des mentions ;

- Référent auprès du délégué RGPD du Centre de Gestion du Pas de Calais ;

- Participation ponctuelle aux élections professionnelles.

- Régisseur suppléant de la régie « Petits Produits » (locations salle Les Coquelicots) ;

- Délivrance des formulaires Mairie (demande de prêt de matériel, demande d’intervention Services Techniques).

Profils recherchés

SAVOIRS – SAVOIRS-FAIRE

- Cadre réglementaire des politiques publiques du domaine population-état-civil-cimetière

Connaître les compétences de la collectivité et connaître également celles des institutions externes et des partenaires

- Travail en équipe

- Sens de l’organisation, réactivité, rigueur

- Qualités rédactionnelles

- Maîtrise de l’outil informatique : Word, Excel, Power Point, internet (Outlook, ...)

- Veiller au respect des délais et procédures (connaître les règles administratives)

- Discrétion

- Confidentialité

- Disponibilité

SAVOIR ETRE

- Qualités relationnelles

- Faire preuve d'initiatives

- Motivation

- Savoir écouter et communiquer.