Responsable du secrétariat général

Descriptif de l'emploi

Activités régulières :

- Gestion du courrier « Arrivé »

- Tâches administratives de rédaction et de mise en forme de courriers, notes

- Préparation des Conseil Municipaux

- Rédaction des Arrêtés municipaux divers (notamment de portée générale)

- Suivi des projets et activités de la Direction

- Accueil téléphonique et physique de la population

- Traitement divers dossiers

- Gestion de l'agenda du Directeur Général des Services

- Tri journalier du courrier « Arrivé »

- Transmission au DGS puis au Maire

- Contrôle de l'enregistrement du courrier sur CINCOM et enregistrement quand c'est nécessaire

- Suivi et Diffusion dans les différents services pour traitement

Gestion des Conseil Municipaux :

- Mise en forme des projets de délibération provenant des différents services pour la préparation des séances des Conseils Municipaux.

- Rédaction de l'ordre du jour

- Convocation du Conseil municipal

- Préparation des procès-verbaux à l'issue de la séance

- Transmission contrôle de Légalité (via dématérialisation)

Rédaction et gestion des Arrêtés municipaux :

- Notamment Circulation - sur le Territoire et suivi avec les services (Juridique - Techniques et Police)

- Mise à jour de documentation

- Archivage des Registres des Arrêtes et des Délibérations Municipaux

Divers dossiers :

- Jury d'Assises

- Gestion de l'affichage

Management des agents :

- Contrôle et suivi des tâches effectuées par les agents découlant des cellules du service Secrétariat.

Activités occasionnelles :

- Réceptions protocolaires :

- Transmission des invitations

- Commande de denrées diverses pour les manifestations découlant des réceptions protocolaires

- Soutien au Secrétariat du Maire en cas de besoin

Et toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement des services municipaux

Missions / conditions d'exercice

Activités régulières :

- Gestion du courrier « Arrivé »

- Tâches administratives de rédaction et de mise en forme de courriers, notes

- Préparation des Conseil Municipaux

- Rédaction des Arrêtés municipaux divers (notamment de portée générale)

- Suivi des projets et activités de la Direction

- Accueil téléphonique et physique de la population

- Traitement divers dossiers

- Gestion de l'agenda du Directeur Général des Services

- Tri journalier du courrier « Arrivé »

- Transmission au DGS puis au Maire

- Contrôle de l'enregistrement du courrier sur CINCOM et enregistrement quand c'est nécessaire

- Suivi et Diffusion dans les différents services pour traitement

Gestion des Conseil Municipaux :

- Mise en forme des projets de délibération provenant des différents services pour la préparation des séances des Conseils Municipaux.

- Rédaction de l'ordre du jour

- Convocation du Conseil municipal

- Préparation des procès-verbaux à l'issue de la séance

- Transmission contrôle de Légalité (via dématérialisation)

Rédaction et gestion des Arrêtés municipaux :

- Notamment Circulation - sur le Territoire et suivi avec les services (Juridique - Techniques et Police)

- Mise à jour de documentation

- Archivage des Registres des Arrêtes et des Délibérations Municipaux

Divers dossiers :

- Jury d'Assises

- Gestion de l'affichage

Management des agents :

- Contrôle et suivi des tâches effectuées par les agents découlant des cellules du service Secrétariat.

Activités occasionnelles :

- Réceptions protocolaires :

- Transmission des invitations

- Commande de denrées diverses pour les manifestations découlant des réceptions protocolaires

- Soutien au Secrétariat du Maire en cas de besoin

Et toute autre activité nécessaire au bon fonctionnement des services municipaux

Profils recherchés

> Savoirs :

- Connaissances générales pour assurer ce poste et connaissance du Territoire

- Fonctionnement des services de la Collectivité et des autres Collectivités

- Techniques de secrétariat - rédaction de courriers.

- Règles d'orthographe - expression écrite et orale

- Principes rédactionnels de notes - comptes rendus et procès-verbaux

- Organisation et gestion du temps de travail

- Maitrise de la gestion des instances délibérantes

> Savoir-faire :

- Travailler équipe

- Anticiper, gérer les priorités et les urgences

- Comprendre la demande, filtrer et orienter les correspondants

- Prendre des notes

- S'adapter

- Accueillir le public avec amabilité Gérer le stress

- Respect des obligations de discrétion et de confidentialité