RESPONSABLE DU SECRETARIAT GENERAL

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la Directrice Générale des Services,

Assure le suivi des projets et dossiers de la Direction Générale

Assure les fonctions d'interface entre les différents services internes et externes

Gere et suit le courrier

Assure le suivi des commissions, bureaux et conseils municipaux ainsi que la transmission des actes de façon dématérialisée au contrôle de légalité

Assure le récolement des actes administratifs

Gère les tâches de secrétariats

assure la veille juridique

Missions / conditions d'exercice

Assurer le suivi des projets et dossiers de la Direction générale :

Suivre les dossiers confiés par la Directrice générale des services

Elaborer des tableaux de bord de suivi

Aider à l’instruction des dossiers de demandes de subventions

Assurer la fonction d’interface entre les différentes directions, services internes et externes :

Organiser le traitement et la diffusion des informations

Organiser les réunions, rédaction des comptes-rendus et tenue de l’agenda-

Assurer l’accueil physique et téléphonique

Effectuer l’enregistrement et la gestion du courrier « Arrivé » et « départ » du service. Coordonner et sécuriser le circuit des parapheurs soumis à la signature de l’autorité territoriale

Assurer avec la Direction Générale :

Le suivi des commissions, bureaux et conseils municipaux

La préparation, la gestion, le suivi des conseils municipaux jusqu’à la transmission des actes de façon dématérialisée au contrôle de la légalité

Assurer le suivi de la tenue des registres des délibérations et arrêtés

Assurer le récolement des actes administratifs (arrêtés, délibérations)

Produire et assurer les tâches de secrétariat

Effectuer des recherches de documents pour assurer la veille juridique

Classer et archiver les documents

Profils recherchés

Bonne connaissance des logiciels bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)

Bonne connaissance des techniques et outils de secrétariat

Maîtrise de l’environnement des collectivités territoriales

Bonne connaissance des règles d’élaboration des actes administratifs

Grand sens de l’organisation

- Elaborer des tableaux de bord, outils de planification

- Maîtrise des principes rédactionnels de la note de synthèse et du compte-rendu

Avoir de bonnes qualités de rédaction

Être capable de distinguer et de prioriser les urgences

Discrétion professionnelle

Rigueur

Capacité à travailler en équipe

Faire preuve d’initiative dans le cadre de ses missions

Faire preuve de réactivité

Faire preuve de disponibilité