Responsable du service de la vie institutionnelle et des assemblées

Descriptif de l'emploi

Mission générale :

Accompagner la direction générale des services, la directrice des affaires juridiques et de la vie institutionnelle et les élus dans la gestion des instances, la production et la sécurisation des actes, l’amélioration du fonctionnement institutionnel et la facilitation de l’exercice du mandat des élus communautaires.

3 - CONTEXTE GENERAL DU POSTE

Missions du service

Assurer la continuité, la fluidité et la modernisation de la vie institutionnelle et contribuer à la sécurisation et à la conformité des actes administratifs, depuis leur élaboration jusqu'à leur publication, dans une approche d’accompagnement des directions, d’anticipation et de maîtrise des risques.

Apporter un appui stratégique à la Directrice des Affaires juridiques et de la vie institutionnelle dans la mise en œuvre du projet de direction et dans la structuration et la sécurisation des activités du service et l’amélioration des outils de pilotage en développant une politique de maîtrise des risques et en accompagnant les directions dans la prévention des risques et l'amélioration continue des pratiques.

Relations avec les interlocuteurs internes

• Direction générale des services.

• Ensemble des directions et services de la collectivité.

• Cabinet et élus sur les sujets relevant de l’exercice du mandat

• Interlocuteurs administratifs des communes membres

Relations avec les interlocuteurs externes

• Conseils juridiques et avocats de la collectivité.

• Juridictions administratives et partenaires institutionnels.

• Services de l'État et autorités compétentes selon les dossiers.

• Représentation de la collectivité au sein des réseaux professionnels spécialisés dans les domaines juridiques.

4 - DOMAINES DE CONTRIBUTION

Maîtrise des risques juridiques et conformité.

Sécurisation de l'action publique.

Prévention et suivi des contentieux.

Missions / conditions d'exercice

5 - ACTIVITES DU TITULAIRE

PILOTER l’activité du service :

• Formaliser les procédures internes et déployer les outils associés,

• Conduire des actions de sensibilisation auprès des directions opérationnelles afin de diffuser la culture juridique au sein des services,

• Mettre en place et coordonner un réseau des référents de la vie institutionnelle,

• Construire, suivre et faire évoluer les tableaux de bord d’activité,

• Contribuer à la modernisation des outils et du logiciel de gestion des assemblées et des actes,

• Encadrer et organiser le travail du personnel,

• Assurer le suivi de la gestion des ressources humaines, des moyens matériels, de l’exécution administrative et budgétaire,

• Contribuer à déterminer les orientations stratégiques et proposer les moyens nécessaires à leur mise en œuvre.

GERER les assemblées :

• Accompagner l’équipe de direction dans la poursuite de la modernisation de l’organisation de la vie institutionnelle,

• Consolider les process et outils de la vie institutionnelle (calendrier des instances, ordre du jour des instances, organisation et tenue des séances),

• Produire et / ou valider les actes de la collectivité,

• Organiser et participer aux instances de la collectivité (Conseil communautaire, Bureau communautaire, commissions thématiques, CCSPL).

FORMALISER la gouvernance de l’agglomération

• Mettre en place et suivre le régime des délégations,

• Suivre les statuts de l’EPCI et mettre en œuvre les modifications statutaires,

• Accompagner la direction générale dans la mise en place et le suivi des documents institutionnels de la CACP (règlement du conseil communautaire, pacte de gouvernance, pacte financier et fiscal, etc…).

ACCOMPAGNER les élus dans l’exercice de leur mandat :

• Piloter le dispositif déontologue des élus,

• Assurer le bon fonctionnement des outils informatiques mis à disposition des élus pour l’exercice de leur mandat en lien avec la Direction mutualisée des systèmes d’information.

ASSURER l’Intérim de la directrice des affaires juridiques et de la vie institutionnelle

6 - CONTRAINTES DU POSTE

- Management

- Animation de démarches transversales et coordination d'acteurs sans autorité hiérarchique directe

- Relations régulières avec la Direction générale, les élus et les directions

- Participation aux instances de la collectivité

- Intérim de la direction

Profils recherchés

7 - COMPETENCES REQUISES

Compétences techniques attendues :

- Maîtrise du droit des collectivités territoriales (CGCT, code général de la fonction publique, code de la commande publique) et connaissance juridiques approfondies en droit public avec expertise significative dans le domaine du droit des collectivités territoriales, droit de la commande publique, droit domanial, droit de l’urbanisme et de l’environnement, droit de la fonction publique territoriale,

- Capacités rédactionnelles spécifiques au secteur juridique,

- Maîtrise de l’environnement institutionnel des collectivités territoriales,

- Maîtrise des règles et procédures contentieuses devant les juridictions administratives et judiciaires, au fond, en référé, exécution forcée des décisions de justice,

- Rédaction de procédures et référentiels.

Compétences managériales attendues :

- Capacité à vulgariser des concepts juridiques complexes pour des non-spécialistes (élus, agents).

- Management d'équipe et pilotage de prestataires ou de partenaires externes.

- Conduite de projets transversaux.

- Animation de réunions et formations.

- Aptitude à accompagner le changement et à développer une culture juridique et administrative au sein de la collectivité.

8 - MOYENS TECHNIQUES

9 - NIVEAU DE FORMATION REQUIS

Formations et qualifications nécessaires :

Diplôme de niveau I (master ou équivalent) avec spécialité en :

- Droit public (droit administratif, droit des collectivités territoriales).