Responsable du service des projets

Descriptif de l'emploi

Placée sous l’autorité du directeur/de la directrice de la Modernisation et de la Performance de l’Administration, le/la responsable du service des projets coordonne et anime les projets transversaux de la collectivité, en accompagnant les directions et services dans leur mise en œuvre. Il/elle structure les démarches, facilite la mobilisation des acteurs et assure le suivi des projets, dans le respect des orientations, des délais et des objectifs de la collectivité.

Missions / conditions d'exercice

Pilote et coordonne les projets transversaux de la collectivité

Identifie les enjeux, objectifs, acteurs et contraintes associés aux projets qui lui sont confiés.

Structure les démarches projet en définissant les étapes, le calendrier, les livrables et les modalités de suivi.

Coordonne les différentes directions et services mobilisés autour des projets transversaux.

Suit l'avancement des projets et alerte le Directeur sur les difficultés, risques ou écarts constatés.

Propose les arbitrages, actions correctives ou adaptations nécessaires à la bonne réalisation des projets.

Anime les démarches collaboratives et les équipes projet

Constitue les équipes projet en mobilisant les compétences nécessaires au regard des objectifs poursuivis.

Anime les réunions, ateliers, groupes de travail et instances de pilotage des projets.

Facilite la coopération entre les directions, services et partenaires impliqués.

Organise la circulation de l'information et veille au partage des décisions, échéances et responsabilités.

Mobilise les acteurs autour des objectifs communs et accompagne la résolution des difficultés rencontrées.

Accompagne la mise en œuvre et le suivi opérationnel des projets

Analyse les besoins exprimés par les directions et services et traduit les orientations en plans d'action opérationnels.

Planifie les actions et coordonne leur mise en œuvre avec les services concernés.

Suit les ressources, les échéances, les résultats et les livrables associés aux projets.

Élabore les outils de suivi, tableaux de bord et documents nécessaires au pilotage des projets.

Rend compte régulièrement au Directeur de l'état d'avancement des projets et formalise les points d'alerte et de décision.

Assure le pilotage budgétaire et contribue à la mobilisation des ressources des projets

Identifie les moyens humains, techniques et financiers nécessaires à la réalisation des projets.

Évalue les incidences budgétaires des projets et suit les crédits mobilisés en lien avec les services compétents.

Recense les dispositifs de financement et identifie les opportunités de subventions ou de partenariats.

Coordonne la préparation des dossiers de financement avec les directions et services concernés.

Suit les engagements et les financements des projets et alerte le Directeur en cas d'écart ou de difficulté.

Développe la culture projet et contribue à l'innovation organisationnelle

Développe des méthodes et outils communs favorisant une gestion structurée et efficace des projets.

Accompagne les directions et services dans l'appropriation des méthodes de conduite de projet.

Identifie les pratiques innovantes, les retours d'expérience et les dispositifs susceptibles d'améliorer la conduite des projets.

Propose des démarches visant à renforcer la transversalité, la coopération entre services et l'efficience de l'action publique.

Capitalise les expériences et résultats des projets afin de diffuser les bonnes pratiques au sein de la collectivité.

Profils recherchés

Formation

Formation supérieure dans le domaine du management et de la conduite de projets, de la gestion des organisations, du développement territorial ou expérience professionnelle équivalente

Aptitudes techniques

Maîtrise des méthodes et outils de conduite de projet.

Maîtrise des techniques de planification, coordination et suivi de projets.

Bonne connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales.

Capacité à construire des tableaux de bord et outils de pilotage.

Capacité à analyser des problématiques complexes et à formaliser des plans d'action.

Maîtrise des techniques d'animation de réunions, groupes de travail et équipes projet.

Capacité à assurer un suivi budgétaire et financier des projets.

Capacité à élaborer des dossiers de financement et à identifier les dispositifs mobilisables.

Maîtrise des outils bureautiques et collaboratifs.

Capacité à réaliser une veille et à intégrer les pratiques innovantes dans les démarches projet.

Qualités principales

Sens du service public

Grande capacité d’analyse

Sens de l’organisation et de la rigueur (sachant prioriser et décider)

Sens important de la communication (travail en équipe, écoute active, assertivité…)

Capacité à présenter des sujets complexe de manière pédagogique et à animer un groupe

Capacité à travailler en transversalité

Qualités rédactionnelles et de synthèse

Réactivité et adaptabilité

Sens de l’initiative et de l’innovation