Responsable du service des technologies

Descriptif de l'emploi

DESCRIPTION DE LA (OU DES) MISSION(S) ET DU CONTEXTE

Sous l’autorité du responsable de pôle, vous assurez le management des agents et la conduite du service chargé de la gestion de l’ensemble des moyens informatiques dans toutes les dimensions déployées au sein des Archives, tant à usage interne qu’externe (applications métier, système d’archivage électronique, numérisation en interne ou externalisée, site internet des Archives, gestion des données numériques…) ainsi que du bâtiment dans sa dimension technologique, notamment spécifique à la conservation (installations et équipements spécifiques aux Archives).

Vous contribuez ainsi, en appui aux autres services des Archives départementales, à la mise en œuvre de l’ensemble des grands axes de travail des prochaines années : maîtrise des fonds constitués et à venir, mise en œuvre de l’archivage électronique, consolidation et développement du lien des Archives avec la société.

Avec les autres responsables de services, vous apportez un appui au responsable de l’établissement et contribuez aux actions transversales des Archives départementales.

Relations professionnelles :

Internes : les autres responsables des services / équipe / mission et l’ensemble des agents des Archives ; les services départementaux notamment la DSIN et la Direction des bâtiments.

Externes : les prestataires, les partenaires et les usagers.

Présentation des Archives départementales

Les Archives départementales assurent les missions obligatoires, fixées par le Code du patrimoine, de contrôle des archives publiques, collecte, traitement, conservation, communication au public et valorisation des archives publiques et privées d'intérêt historique. A ce titre, elles assurent la gestion de 77 km d'archives remontant à 12 siècles et en accroissement d'1 km à 1,5 km chaque année, entretiennent des relations avec l'ensemble des services publics situés dans le Nord, assurent le service au public sous différentes formes (sur place en salle de lecture, par correspondance et par internet), mettent en œuvre des programmes de numérisation et de mise en ligne d'archives, développent une offre éducative et culturelle diversifiée destinée à tous publics et à l'ensemble du territoire.

CONDITIONS D’EXERCICE

Obligations du poste :

Permis B souhaitable

Conditions particulières :

Pics d’activité en fonction du programme de travail des Archives départementales dans leurs différentes missions

Occasionnellement :

- Manipulation d’archives, exposition à la poussière ou aux moisissures, station debout prolongée

- Travail le soir et le week-end à l’occasion de manifestations culturelles

Eléments complémentaires de rémunération :

NBI encadrement : 25 points

Régime indemnitaire de fonction : responsable de service

Missions / conditions d'exercice

Savoir faire

Pilotage des projets techniques et d’informatisation

• Réaliser des études d’opportunité et de faisabilité

• Evaluer les enjeux et les risques (techniques, financiers, organisationnels) d’un projet informatique

• Participer aux comités de pilotage

• Définir les spécifications techniques détaillées

• Elaborer le cahier des charges et le calendrier de réalisation

• Définir les ressources nécessaires

• Opérer des choix techniques en matière de logiciels

• Organiser le déroulement du projet et planifier les travaux de développement

• Evaluer les projets

Participation à la mise en œuvre de la sécurité et de l’intégrité du SI

• Participer à la mise en œuvre la sécurité et l’intégrité du SI

• Garantir la prise en compte de la sécurité dans les projets fonctionnels et techniques

Conduite d’opération dans la mise en œuvre des projets informatiques

• Mobiliser les compétences autour de projets

• Mettre en œuvre et effectuer une coordination opérationnelle des projets informatiques des services

• Etudier les dossiers d’internalisation et d’externalisation

• Elaborer et suivre les contrats de service

• Elaborer et tenir des tableaux de bord d’activité

Conception et intégration d’applications

• Réaliser les spécifications fonctionnelles et techniques

• Mettre en œuvre des progiciels (paramétrage, reprise de données, interfaces, développements spécifiques, etc.)

• Réaliser des tests des programmes et des prototypes

• Rédiger la documentation (guides, modes opératoires, etc.)

• Elaborer un cahier des charges

• Opérer des choix techniques en matière de logiciels

• Maîtrise des principes et mise en œuvre de l’informatique appliquée aux archives (bureautique, progiciels de gestion et description, numérisation, mise en ligne, gestion de site internet)

• Maîtrise des principes de gestion de plate-forme d’archivage électronique et capacité à expérimenter leur mise en œuvre

• Maîtrise des principes et mise en œuvre de la gestion technique de bâtiment d’archives et de la climatique appliquée aux archives

• Compréhension du fonctionnement des équipements techniques ; aptitude à recenser les dysfonctionnements, contrôler les travaux et à participer aux réunions techniques

Savoirs

• Architecture et fonctionnalités des SI

• Techniques et outils de la production et du développement informatique

• Méthodes et techniques d’intégration de matériels, logiciels et systèmes

• Compétences de développement, langages de programmation (Java Script, Python, SQL…)

• Marchés, standards, technologies actuelles, etc.

• Normes et procédures de sécurité

• Administration de bases de données

• Réglementation informatique

• Ingénierie de projet

• Techniques et fonctionnalités des applications

• Aspects juridiques liés à l’exploitation des données (RGPD-CNIL, déontologie, etc.) et aux archives publiques (Code du patrimoine)

• Culture générale informatique et réseaux

• Connaissance des spécificités des bâtiments d’archives

• Conditions sanitaires et climatologiques de conservation

• Notions des principes et méthodes de gestion des archives

• Sensibilité au domaine d’activité des Archives départementales

Savoir faire

Définition et pilotage d'un projet de service

• Mobiliser les agents autour d'un projet de service

• Définir avec la ligne hiérarchique les missions, objectifs et résultats attendus par un ou des services

•

Encadrement de service

• Répartir et planifier les activités en fonction des contraintes du service

• Piloter, suivre et contrôler les activités des agents

• Mettre en œuvre des délégations de responsabilité

• Harmoniser les méthodes de travail et apporter une aide technique et méthodologique aux agents

• Animer des réunions de services

• Favoriser la participation et l’expression des agents

• Veiller à la réactivité et à la qualité des services

• Accompagner les changements induits par une nouvelle organisation

• Organiser la diffusion de l'information au sein du/des services

Participation à la gestion des ressources humaines

• Participer à l’élaboration des fiches de poste

• Recenser les besoins en compétences

• Evaluer les agents

• Accueillir et accompagner un agent sur un dispositif d'intégration ou d'apprentissage

• Participer aux procédures de recrutement

• Recenser les demandes et les besoins de formation des agents

• Gérer les plannings, congés et absences du personnel

Conduite de projet

• Identifier les finalités, objectifs, enjeux et les contraintes d'un projet

• Définir les modalités de pilotage du projet

• Planifier les étapes du projet et la mobilisation des ressources

• Conduire l'évaluation du projet

• Mettre en œuvre les techniques d'analyse et de résolution de problèmes

Savoirs

• Organisation des services de la collectivité

• Notions d’organisation, de conduite de réunion et de planification des tâches

• Principes de la commande publique

• Principes de la fonction publique

• Principes et techniques de médiation et de résolution des conflits

• Technique d’entretien et d’évaluation des agents

• Tableaux de bord et indicateurs

• Réglementation en matière de SST

Profils recherchés

Savoirs

• Architecture et fonctionnalités des SI

• Techniques et outils de la production et du développement informatique

• Méthodes et techniques d’intégration de matériels, logiciels et systèmes

• Compétences de développement, langages de programmation (Java Script, Python, SQL…)

• Marchés, standards, technologies actuelles, etc.

• Normes et procédures de sécurité

• Administration de bases de données

• Réglementation informatique

• Ingénierie de projet

• Techniques et fonctionnalités des applications

• Aspects juridiques liés à l’exploitation des données (RGPD-CNIL, déontologie, etc.) et aux archives publiques (Code du patrimoine)

• Culture générale informatique et réseaux

• Connaissance des spécificités des bâtiments d’archives

• Conditions sanitaires et climatologiques de conservation

• Notions des principes et méthodes de gestion des archives

• Sensibilité au domaine d’activité des Archives départementales

Savoir - être

• Savoir gérer son temps et organiser ses priorités

• Savoir faire preuve de réactivité

• Savoir travailler en transversalité

• Savoir travailler dans l'urgence

• Mettre en œuvre les techniques d'analyse et de résolution de problèmes

• Etre force de proposition

• Faire preuve d’innovation

• Accompagner le changement

• Savoir prendre du recul et se remettre en question

• Disposer de bonnes capacités d'analyse et de synthèse

• Savoir gérer son stress

• Maîtrise des techniques de la communication écrite et orale

• Disposer d’une bonne aisance relationnelle

• Avoir de bonnes capacités d'écoute

• Faire preuve d'esprit d'équipe, de capacité à coopérer

• Faire preuve d'adaptabilité

• Animer et entrainer l’adhésion

• Faire preuve de diplomatie

• Avoir de bonnes aptitudes pédagogiques