Responsable du service électoral (H/F)

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la Directrice des Assemblées et des Elections, le/la Responsable du service Élections et affaires

militaires encadre, supervise et coordonne administrativement les activités du service élection et affaire militaire. II/elle organise

et contrôle la réalisation des activités du service, dans le cadre règlementaire et en lien avec les autorités compétentes.

Temps complet : 35 heures - Recrutement par voie statutaire (mutation, détachement, inscription sur liste d'aptitude) ou

contractuel (article L332-8 du code général de la fonction publique).

Missions / conditions d'exercice

-Coordination des activités du service

- Déterminer le plan de charge du service

-Organiser et planifier la prise en charge des activités par les agents Veiller à l'application des lois/règlements, des procédures

Mairie et spécifiques à l'activité

-Définir, faire valider et développer des procédures d'optimisation du fonctionnement du service

-Contrôler la réalisation des activités et leur qualité

-Définir les objectifs annuels ou pluriannuels pour la direction

-Alimenter les tableaux de bord ou statistique d'activité du service

-Présenter un rapport annuel d'activité et les indicateurs de réalisation

-Suivre les évolutions

-Participer au montage de la consultation dans le cadre du budget participatif

-Gérer les relations avec les partenaires externes

-Garantir la confidentialité des données individuelles

-Rendre compte à la hiérarchie

-Gestion des listes électorales

-Superviser et participer à l'actualisation des listes (inscriptions, radiations, changements d'adresse)

-Établir les tableaux rectificatifs

-Contrôler la délivrance des cartes électorales

-Déterminer les dates de réunion des commissions administratives pendant la période de révision, transmettre les convocations

-Assurer la transmission et le suivi du résultat de la commission par l'envol à l'INSEE des documents

-Encadrement et gestion des équipes

-Animer les réunions de coordination et de planification des activités du service

-Apporter conseil ou assistance dans la réalisation des activités

-Réguler les relations au sein de l'équipe

-Vérifier les états de présence, planifier les absences (congés, formation, maternité...)

-Planifier les astreintes ou permanences

-Conduire l'évaluation annuelle des agents

-Spécifier et faire remonter les besoins en postes effectifs

-Spécifier et faire remonter les besoins de formation du service et des agents

-Préparer et assurer les formations nécessaires

-Gestion administrative et supervision des scrutins électoraux

-Superviser l'agencement matériel des bureaux de vote Vérifier la conformité de la composition des bureaux de vote.

-Suivre le déroulement du scrutin et le dépouillement des résultats

-Superviser la centralisation des résultats

-Définir les moyens humains et matériels et superviser la chaine de services

-Collaborer avec les autres services internes

-Veiller à l'application des modalités de transmission des résultats à la préfecture

-Gestion des affaires militaires et recensement des jeunes de 16 à 25ans

-Rechercher les coordonnées des personnes et établir les convocations

-Réaliser les notices individuelles

-Établir les attestations de recensement

-Vérifier l'actualisation des listes de recensement

-Préparation et suivi du budget du service

-Recenser les besoins

-Élaborer le chiffrage budgétaire

-Suivre les engagements et les dépenses du service aux niveaux juridique et comptable

-Viser les commandes et les factures

-Gestion administrative du service

-Réceptionner et analyser le courrier reçu et des e-mails

-Trier et ventiler le courrier

-Gérer les correspondances

-Information-communication

-S'assurer du traitement des appels téléphoniques internes ou externes

-Participer à des réunions internes relatives à des projets impliquant le service

-Veiller à la qualité de l'accueil et de l'information vis-à-vis des agents et usagers

-Suivre les réclamations internes ou externes

Activités spécifiques

-Mobilisation dans le cadre du dispositif de sécurité civile et de l'organisation des scrutins des élections

-Hors plage horaire quotidienne, intervention en cas d'urgence ou d'impérieuse nécessité liée aux missions confiées

-Exigences requises

-Formations et qualifications obligatoires

Profils recherchés

* Connaissance approfondie du code électoral

* Connaissance en matière de réglementation des affaires militaires

* Connaissances des techniques de management de service et d'encadrement d'équipe

* Connaissance des dispositions relatives à la commande publique

* Maîtriser les règles de rédaction administrative

* Être capable de mettre en application les dispositions légales et réglementaires

* Être capable de rédiger et de superviser les actes relatifs aux procédures électorales

* Maîtriser les modes de fonctionnement, procédures des administrations d'État pour les questions relevant des élections et du

recensement militaire

* Maîtriser les procédures d'organisation des élections

* Être capable d'assurer la veille en matière d'évolution légale et réglementaire, d'en informer les élus et agents

* Être capable de former les agents que les nouvelles dispositions ou procédures à mettre en application

* Maîtriser l'utilisation des outils bureautiques

* Être capable d'utiliser le logiciel pour le suivi des listes électorales et des affaires militaires

* Être capable d'encadrer et d'animer une équipe

* Être capable de concevoir et d'alimenter des indicateurs de suivi d'activité et de présenter des statistiques

* Rigueur

* Discrétion

* Méthodique

* Savoir négocier

* Diplomatie

* Être respectueux et attentif vis-à-vis de la population

* Être attentif à l'image de la collectivité, aux comportements professionnels de l'équipe

* Veiller auprès des agents à l'application des principes de non-discrimination et de neutralité

* Capacité à réguler des relations interindividuelles

* Être réactif face à des situations de risque individuel ou pour la collectivité

* Avoir le sens de la pédagogie

* Sens du travail d'équipe

* Savoir faire preuve de fermeté sur l'application des modalités d'accueil de la population et l'application des procédures

* Être à l'écoute des élus, agents, usagers