Responsable du service population

Descriptif de l'emploi

Vous avez le sens du service public, des responsabilités, le goût du contact avec les administrés et une première expérience d'encadrement ? La ville de Grézieu-la-Varenne (6 472 habitants), située à l'ouest de la Métropole de Lyon, poursuit son développement urbain et adapte ses équipements et services aux habitants. Dans le cadre du départ à la retraite d’un agent et dans un objectif de structuration du service, elle recrute un(e) responsable du service population

Missions / conditions d'exercice

Sous l’autorité hiérarchique du responsable du pôle Administration générale et ressources, vous êtes principalement chargé de coordonner l'ensemble des missions réglementaires essentielles (état civil, élections, recensement, affaires funéraires) afin de garantir la fiabilité, la qualité et la continuité du service. Vous devrez impulser une dynamique collective de travail dans le cadre de la nouvelle organisation.

Pilotage et encadrement du service :

● Organiser, coordonner et superviser l’activité du service Population

● Encadrer, animer et accompagner l’équipe

● Répartir et contrôler les missions confiées aux agents

● Assurer une veille réglementaire et mettre à jour les procédures

● Piloter les projets d'évolution et de modernisation du service

● Assurer le suivi budgétaire et administratif du service

Accueil :

● Superviser, coordonner et participer à l’accueil général de la mairie et de l’agence postale communale

● Superviser et participer à l’information, l’orientation et l’accompagnement des administrés

● Identifier et gérer les demandes selon leur degré d'urgence

● Accompagner les agents dans la gestion des situations particulières et des demandes complexes

● Légaliser les signatures, établir des certificats de vie, superviser le recensement citoyen

● Veiller à la continuité et la qualité du service public ainsi qu’à l’image de la collectivité auprès des administrés

État civil :

● Recevoir les déclarations et établir les actes d'état civil (naissance, reconnaissance, mariage, décès, ...)

● Constituer les dossiers de mariage et de PACS et en assurer le suivi administratif

● Instruire et suivre les procédures de changement de nom et de prénom,

● Tenir et contrôler les registres d'état civil, rédiger mentions et courriers

● Accompagner les élus dans l’exercice de leurs fonctions d’officier d’état civil

● Renseigner le public sur les modalités et procédures d'état civil

● Assurer la veille juridique et la sécurisation des actes

Gestion du cimetière :

● Délivrer et contrôler les titres de concession, appliquer le tarif et le règlement du cimetière

● Tenir à jour le registre du cimetière et gérer les opérations liées aux concessions (attribution, renouvellement, reprise, ...)

● Suivre les travaux des entreprises de marbrerie et les projets d'extension du cimetière

Élections :

● Tenir à jour les listes électorales et préparer les commissions administratives

● Planifier et organiser les scrutins politiques, en coordonnant les services associés et en assurant l'établissement des procès-verbaux

● Assurer les relations avec les institutions partenaires (préfecture, tribunal, INSEE, ...)

Recensement de la population :

● Organiser et encadrer les étapes du recensement de la population (préparation, agents recenseurs, collecte et restitution des données)

● Assurer le suivi informatique de la collecte et être l'interlocuteur/interlocutrice référent(e) auprès de l'INSEE

Vie économique locale :

● Assurer le secrétariat de la commission vie économique locale, participer aux réunions et suivre les projets

● Assurer le lien avec la CCVL sur les dossiers de la vie économique

● Superviser la gestion administrative des marchés hebdomadaires (demandes d’emplacements, conventions d’occupation du domaine public, …)

● Participer à l’organisation de manifestations (marché de producteurs, …)

Conditions du poste :

- Poste à temps complet avec RTT (36 ou 37h hebdomadaires)

- Un samedi matin travaillé sur deux

- Participation aux réunions de la commission vie économique locale

- Présence lors des scrutions électoraux

Rémunération statutaire, régime indemnitaire, prime annuelle, tickets restaurant, CNAS (via l'amicale du personnel), participation employeur complémentaire santé et prévoyance.

Profils recherchés

● Formation administrative ou juridique souhaitée

● Expérience confirmée en accueil, état civil, cimetière et élections

● Expérience en management d'équipe appréciée

Compétences :

● Maîtrise de la réglementation relative à l'état civil, aux élections, au funéraire et au fonctionnement des collectivités territoriales.

● Connaissance des procédures administratives et du RGPD

Aptitudes personnelles et professionnelles :

● Sens des responsabilités et de la qualité du service au public,

● Respect de la hiérarchie et des élus, facilité à rendre compte

● Capacité à animer, encadrer, structurer l'activité d'une petite équipe et à évaluer un service

● Aptitude à piloter des projets et à conduire le changement

● Qualités rédactionnelles, sens de l'organisation et rigueur

● Sens du service public, discrétion professionnelle et qualités relationnelles

● Réactivité, autonomie et disponibilité, notamment lors des périodes électorales