Responsable Economat

Vos missions en quelques mots

II - Description du poste

En matière de management, cet agent est chargé de l’encadrement d’un adjoint administratif.

Il est chargé du suivi de la commande publique dans le cadre de la pleine opérationnalité de la plateforme de Toulouse.

L’économat saisit les demandes d’achat et le service fait dans CHORUS Formulaire.

Il effectue le contrôle du strict respect du recours aux marchés DAP.

Il diffuse en interne des informations concernant les nouveaux marchés aux acteurs concernés.

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Les tâches suivantes sont effectuées par le service Economat :

• Tenue d’un tableau EXCEL de suivi des dépenses, contrôle des paiements effectués par le SFACT

• Suivi du rapport mensuel d’activité

• Suivi du dossier d’améliorations des conditions de travail

• Suivi des inventaires (tableau des achats de matelas et des oreillers au vu des factures)

• Saisie des commandes des effets d’uniformes sur UNINET • Retour des effets d’uniformes non conformes à la RIEP • Relation avec les fournisseurs, supervision des livraisons avec préparation des documents nécessaires à l’autorisation d’accès à l’établissement • Animation du dispositif du contrôle interne comptable au sein du service économat, mise en place d’auto-contrôle et de supervision • Saisie des demandes d’achats sur CHORUS • Saisie des certifications de service fait après s’être assuré de la bonne exécution de la commande dans les services concernés • Pointage des paiements • Suivi et contrôle des commandes • Relation avec les fournisseurs et le Département des Affaires Economiques et Budgétaires Centrales (DAEBC) • Envoi de documents en direction interrégionale (tableaux de suivi, suivi munitions…) • Création d’engagements juridiques provisionnels avec le DAEBC • Saisie des fiches de communication avec le SFACT • Suivi des stocks • Suivi des factures de la gestion déléguée • Création des baux et suivi des loyers logement NAS/COPA • Restitutions CHORUS • Transport des effets des détenus vers d’autres établissements • Dossier GEODIS, suivi et expédition des sujets de concours • Plan canicule pour les agents de détention, pour les personnes vulnérables et les personnes détenues reconnues indigentes • Suivi de la prise en charge des repas pour les personnels de l’établissement assurant les extractions médicales • Commande de billets de trains des personnes détenues reconnues indigentes • Organisation des manifestations (arbre de noël, goûters enfants, visite établissement, conseil évaluation…) • Suivi du marché abonnement Canal+, frigos et TV • Suivi et réalisation des contrats d’engagement juridique techniques (photocopieurs, poste…) • Prise en charge location de fauteuil et lit médicalisé pour les personnes détenues

Profil recherché

Offres de formation associées à votre prise de poste :

En fonction des besoins

Organisation de travail : lundi au vendredi (horaires de bureau)

Restauration : : oui

Accessibilité en transport / Parking : oui

Groupe IFSE : 2

III - Compétences requises

• connaissance de l’administration pénitentiaire et de ses partenaires,

• capacité d’autonomie et de dialogue,

• capacité de gestion économique

• gestion budgétaire

IV – Suppléance

Suppléance des Ressources Humaines

Connaissances :

Environnement professionnel Méthode Administration Traiter l’information

Savoir-être : Capacités relationnelles Capacités de jugement, Capacité d’organisation et à conduire l’action, Capacité à se mobiliser

Savoir-faire :

Fonctionnement et organisation de l’AP

Fonctionnement et organisation de l’établissement

Organisation judiciaire et administrative

Les différents partenaires extérieurs et leur fonctionnement Mettre en œuvre les techniques de communication interne et externe

Mettre en œuvre les techniques et outils de collectes et de traitement des données Utiliser les logiciels et applications spécifiques à l’AP

Utiliser les logiciels et applications bureautiques

Mettre en œuvre le plan de classement relatif au domaine de l’emploi, Analyser, synthétiser, rédiger des notes, rapports, documents Aptitude à l’écoute et au dialogue

Aptitude à assurer l’interface entre les différents intervenants, Sens du travail en équipe, Maîtrise de soi Capacité d’analyse, discernement, sens de l’éthique

Capacité à organiser et à prioriser, rigueur

Esprit d’initiative

Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2027

Responsable budgétaire