Responsable événementiel

Descriptif de l'emploi

Ce que nous recherchons

Sous la direction du DGA Rayonnement, le/la Responsable événementiel a pour missions d’ assurer l’organisation et la coordination des évènements organisés par la commune, vient en appui des porteurs de projets événementiels de la collectivité et du milieu associatif. Il a le souci de la visibilité et de la valorisation des projets. Ces événements s’inscrivent dans les domaines artistiques, festifs, sportifs, intergénérationnels, protocolaires, culturels….

Missions / conditions d'exercice

Activités

* Piloter et coordonner les manifestations portées en direct par la direction :

• Préparer, organiser, et mettre en œuvre les grands événements (festivités d’hiver, estivales, 8 mars, guinguettes, fête de la musique…) et être garant du bon déroulement de ces manifestations. Faire le lien avec tous les services nécessaires à la bonne réalisation des événements (sécurité, tranquillité, techniques, …)

• Rechercher des partenaires et des financements

• Conseiller et aider à la décision sur le développement de nouveaux projets événementiels

• Définir la programmation annuelle des manifestations

• Assurer un suivi qualitatif et quantitatif et la tenue des tableaux de bord

• Construire en lien avec la direction de la communication le plan de communication des événements portés par la direction, valider les supports et piloter leur diffusion

• Programmation et coordination du programme d’animations à la Fabrique. (café des associations, temps pour les agents,)

• Création de la newsletter La marque de Fabrique

• Aide à la coordination des activités annexes de la Fabrique

* Assurer le soutien, le suivi et l’accompagnement des services et du monde associatif dans l’organisation de leurs projets événementiels :

• Étudier, accompagner, soutenir en apportant expertise et expérience

• Participer activement à la préparation de l’événement avec les organisateurs selon le degré d’implication défini ou le partenariat établi

• Vérifier et contrôler le respect de la réglementation relative à l’organisation de manifestations

• Piloter, participer et suivre la commission événementielle (elle n’existe plus). Je mettrai informer les services et les élus concernés sur les événements inscrit au calendrier

* Assurer la gestion du service logistique :

• Encadrer l’équipe logistique (4 agents), assurer la bonne articulation entre les besoins, les demandes et les moyens humains et logistiques disponibles.

• Gérer les plannings, congés, formations, recrutements et entretiens annuels des agents

• Organiser les activités du secteur, les suivre et les contrôler

• Veiller à rendre efficient le service dans son fonctionnement et favoriser la mutualisation des moyens et des ressources de la commune

• Evaluer et commander ou remplacer le cas échéant le matériel nécessaire

*Organiser le protocole de la commune en lien avec le cabinet du Maire et le service communication

• Assurer l'organisation des cérémonies officielles en coordonnant les intervenants internes et externes et le pilotage logistique selon le calendrier local

*Activités complémentaires :

• Concrétiser les objectifs de développement durable et d'éco-responsabilité dans les projets

• Assurer une veille juridique sur l’évolution de la réglementation

• Gérer l’exécution du budget du secteur événementiel

Ce que nous vous offrons

- Poste ouvert aux titulaires sur le cadre d’emploi de rédacteur et d’adjoint administratif. Également proposé dans le cadre d’un CDD d’un an renouvelable.

- 25 jours de congés annuels et 18 RTT (temps de travail de 38h/semaine)

- Rémunération mensuelle 2150€ bruts et 2400€ bruts + prime annuelle de 1826.35€ bruts + versement annuel du CIA (Complément Indemnitaire Annuel) jusqu’à 1260€ bruts sur le cadre d’emploi d’adjoint administratif et jusqu’à 2200€ bruts sur le cadre d’emploi de rédacteur.

- Avantages :

Carte titres restaurant avec participation employeur à hauteur de 50%,

Participation employeur à hauteur de 75% aux abonnements transports en commun

Participation employeur pour l’adhésion à une prévoyance maintien de salaire

Forfait mobilités durables jusqu'à 300€ bruts

Comité des Œuvres Sociales (Cartes cadeaux/sorties/billetterie/chèques vacances/parfums…)

Carte d’accès gratuite à la Médiathèque de la Ville

- Particularités : Présence ponctuelle en soirée, jours fériés, les week-ends de manifestations

Profils recherchés

Savoirs :

- Connaissance de l’environnement territorial et du fonctionnement du monde associatif

- Connaissances budgétaires et en matière de financement institutionnel

- Maîtrise de la réglementation en matière d’hygiène et sécurité, ERP et d’occupation du domaine publique

- Connaissance et intérêt pour le secteur de l’animation et de l’évènementiel en collectivités

Savoir-faire recherchés :

- Expérience de la conduite de projets et de réunions

- Capacité à travailler en équipe et en transversalité

- Expérience managériale, capacité d’organisation et de gestion des conflits

- Capacité à prioriser et gérer les urgences

- Maîtrise de l’outil informatique

Savoir-être appréciés :

Force de proposition, esprit de synthèse, réactivité, disponibilité, autonomie, rigueur

Sens du service public, discrétion et aisance relationnelle