Responsable gestion administrative RH

Descriptif de l'emploi

Sous la responsabilité de la directrice des Ressources Humaines, vous assurez la coordination, la gestion et la sécurisation de l’ensemble des procédures de gestion administrative du personnel

Missions / conditions d'exercice

Vos missions principales sont les suivantes :

Gestion administrative des dossiers du personnel :

- Instruire et saisir les éléments individuels des agents dans le SIRH

- Elaborer, contrôler et sécuriser les actes liés à la carrière (arrêtés, contrats, …),

- Mettre en œuvre les procédures individuelles liées à la carrière, à la maladie, aux congés, …

- Instruire les dossiers de retraite,

- Assurer la diffusion des annonces auprès des différents supports

- Organiser les entretiens de recrutement (planification et convocation)

- Gérer la tenue à jour des dossiers individuels ainsi que leur archivage et leur consultation

- Mettre à jour les données administratives sur la plateforme e-service CNRACL (cohortes, affiliation, correction anomalies, …)

- Assurer un rôle de conseil auprès des services

Gestion et contrôle de la paie Ville et CCAS :

- Elaborer les échéanciers de paie, et coordonner le travail de l’équipe sur les variables mensuelles,

- Préparer, saisir les éléments de paie, les contrôler et sécuriser la paie en garantissant l’exactitude des éléments et le respect des délais,

- Assurer le suivi du régime indemnitaire, des avantages en nature, des indemnités accessoires, IJJ, subrogation, etc…,

- Gérer les déclarations sociales (DNS mensuelle, charges sociales, attestations),

- Mettre à jour les tableaux de suivi des coûts des remplacements, régime indemnitaire, animateurs, …

- Instruire et suivre les demandes de garantie maintien de salaire,

- Gérer les dispositifs spécifiques (Sylaé, Métropole, participation mutuelle, …)

Gestion des absences et santé

- Créer les plannings horaires sur le SIRH et les affecter aux agents

- Assurer la transmission des plannings d’annualisation et le contrôle auprès des services concernés

- Gérer les dossiers médicaux (conseil médical, expertise, reclassement)

- Rédiger les actes administratifs afférents et assurer la bonne information des agents

- Établir les demandes de remboursement pour les congés paternité

Organisation et suivi administratif des formations externes (Ville, CCAS)

- Assurer le suivi des formations obligatoires des agents de la police municipale

- Organiser la logistique des sessions (contact avec les prestataires, réservation salle, matériel, ..)

- Transmettre les convocations aux agents

- Engager les bons de commande et suivre le budget

- Mettre à jour le tableau de suivi des actions de formation

- Saisir les congés formation et classement des attestations de formation,

- Accompagner les agents lors des formations à distance

Gestion de la masse salariale

- Participe à l’élaboration du budget de la Ville et du CCAS

- Assurer le suivi de la masse salariale du CCAS

Gestion des dossiers de médailles (annuellement)

- Procéder à l’étude individuelle et à la constitution des dossiers et transmettre en Préfecture

- Informer le Maire du nombre de dossiers de médaillés et les agents concernés

- Contrôler la réception des diplômes

- Procéder à la mise à jour de la base annuelle des médaillés

Mission de conseil et appui RH

- Contribuer aux projets RH et apporter son expertise juridique

- Participer à l’élaboration du Rapport Social Unique (RSU)

- Rédiger ou actualiser les procédures internes (carrière, paie, …)

- Assurer une veille réglementaire et échanger régulièrement avec la Drh et l’équipe

Activités complémentaires ou de polyvalence

- Informer et accompagner les agents et retraités sur les diverses prestations proposées (aides, vacances, prêts, etc…) du CNAS

- Accueillir et orienter le public ou les agents (téléphone ou physique)

- Etre l’interlocuteur auprès de la hiérarchie et le Maire en cas d’absence de la Directrice

Conditions d’exercice

- Horaires réguliers – 37h par semaine avec RTT.

- Du lundi au jeudi : 8h30 à 12h30 – 13h30 à 17h00

- Vendredi : 8h30 à 12h30 – 13h30 à 16h30

- Disponibilité en cas de nécessité dans le service

Profils recherchés

Profil

- Titulaire d’un bac + 3 minimum spécialité Ressources humaines

- Expérience appréciée sur un poste similaire

- Expérience en collectivité territoriale appréciée

Compétences et qualités requises :

- Le statut de la Fonction Publique Territoriale et droit du travail

- Règles relatives à l’accès aux documents administratifs et à la tenue des dossiers individuels

- Le code du travail

- Règle relative à la publicité d’offres d’emploi

- Réglementation relative aux Commissions Administratives et Paritaires et Comité social territorial

- Cadre réglementaire des retraites et organismes intervenants (CNRACL, régime général, IRCANTEC)

- Connaissances de la réglementation relative à l’hygiène et à la sécurité au travail

- Réglementation relative au conseil médical

- Fonctionnement du contrôle de légalité

- Règles de rémunération appliquées à la Fonction Publique Territoriale

- Le statut de l’élu (indemnité et imposition)

- Outils de la gestion du personnel (tableaux de bord)

- Maitrise des outils bureautique (Word et Excel) et connaissance du progiciel JVS confirmée

- Rigueur, discrétion et réserve

- Capacité d’écoute et de communication

- Capacité à travailler en équipe

- Qualité d’écoute

- Capacité à gérer les conflits

- Capacité à déléguer