Responsable planification et portage repas

Descriptif de l'emploi

Sous la supervision du Responsable de Pôle Autonomie, le responsable de planification et du portage de repas veille à l’organisation, la mise en place et la continuité des prestations auprès des bénéficiaires. Il assure la gestion d’équipe du Portage de repas, notamment par la tenue de leur planning.

Missions / conditions d'exercice

Encadrement des agents plannings et du portage de repas:

Encadrer les agents du portage de repas et des agents planificateurs : veiller aux missions de chacun dans le respect des procédures et protocoles mis en place

Suivre les absences des agents du portage et des AD (Titulaires, en contrat permanent et remplaçant.es)

Suivi des absences injustifiées

Suivi des demandes de congés

Réaliser les entretiens professionnels annuels des agents plannings et du Portage de repas

Réalisation des plannings:

Veiller à la réalisation des plannings du SAD :

Veiller à ce que les plannings soient réalisés au mois

Suivre la modulation des heures de travail des aides à domicile en fonction de leur contrat

Vérifier les plannings hebdomadaires avec les cycles, week-end compris, et le quota d’heures mensuelles

Vérifier la fin de prise en charge des bénéficiaires

Gérer l’organisation des planning du service de portage de repas et de l’entretien des structures

Mises en place des plans d’aides

Créer les cycles sur les plannings AD, en étant vigilant au quota horaire hebdomadaire prévisionnel

Recrutement:

Evaluer les besoins en recrutement et les faire remonter à la Responsable de Pôle

Participer aux recrutements au besoin

Participation aux astreintes SAD

Astreinte en semaine complète

Réaliser un rapport d’astreinte par mail pour chaque astreinte

Rend compte à la direction du travail réalisé

Pour les différentes missions, le planificateur se réfère aux protocoles.

RELATIONS INTERNES DE TRAVAIL

Sous la responsabilité hiérarchique :

Directeur du CCAS

Responsable du Pôle Autonomie

Liaisons fonctionnelles :

Personnel du SAAD : planificateurs, travailleurs sociaux, aides à domicile

Pôle Accueil du CCAS

Pôle RH du CCAS

Pôle Finances du CCAS

Personnel du CCAS

Président et Vice-Président du CCAS

ENVIRONNEMENT DE TRAVAIL

Bureau situé au CCAS

Ordinateur avec logiciels bureautique

Téléphone fixe + Portable

Téléphone et ordinateur portable pour l’astreinte

Conditions d’exercice :

Travail en journée du lundi au vendredi aux horaires d’ouverture du SAAD (8H-12H30 / 13H30-17H30) en roulement

Horaires obligatoires au minimum (9h-11h45 et 14h-16h30), avec au minimum 45 minutes de pause le midi

Astreinte à réaliser (1 semaine par mois et en fonction des besoins du service)

Télétravail (droit à 1J par semaine, à convenir avec l’organisation du SAD)

Profils recherchés

SAVOIRS :

Connaissance en gestion d’équipe

Connaissance de l’environnement des personnes en perte d’autonomie

Maîtrise de l’outil informatique

Connaissance du logiciel de plannings

Connaissance du cadre réglementaire régissant l’activité de l’aide à domicile

Connaissance des règles d’hygiène et de sécurité

Connaissance de la législation du temps de travail

SAVOIR-FAIRE :

Bonne approche du public des personnes âgées et handicapées, et de leurs aidants

Repérer, organiser et synthétiser un volume important d’informations

Discerner les informations utiles et les communiquer aux interlocuteurs appropriés

Faire face à l’urgence et à l’imprévu et tenir informé la Direction et le Responsable de Pôle référent

Faire preuve de rigueur et de précision

Proposer une réponse adaptée aux besoins des demandeurs

SAVOIR-ETRE :

Maîtrise de soi

Capacité d’écoute, d’observation, d’analyse et d’évaluation

Capacité de négociation et de médiation

Capacité de gestion de conflits

Etre autonome, réactif et savoir organiser son travail

Savoir faire face aux situations d’urgence et d’imprévu

Sens du service publique et de l’aide aux personnes

Respect du devoir de réserve et du principe de discrétion professionnelle

Savoir rendre compte

Travailler en équipe

Organisation, rigueur, implication

Autonomie et Responsabilités

Devoir de confidentialité

Disponibilité

Polyvalence

FORMATIONS/QUALIFICATIONS REQUISES

Expérience requise dans l’utilisation de logiciels de planification, et dans la réalisation de plannings

Expérience requise en gestion d’équipe

Expérience requise auprès de la personne âgée