Responsable Pôle Administratif et Secrétariat Judiciaire

Vos missions en quelques mots

Les SPIP 31/09 exercent leur activité sur 2 départements : l’Ariège et la Haute Garonne.

Le/la responsable du pôle secrétariat judiciaire et administratif est placé(e) sous l’autorité hiérarchique du chef de l’antenne mixte Toulouse/Seysses.

Le pôle administratif et judiciaire est composé : d’une secrétaire administrative et de 5 adjoints administratifs.

Les missions principales du pôle consistent à la prise en charge, le suivi administratif et l’archivage des dossiers en lien avec les différents services de la juridiction du ressort dans lequel il est situé (SAP, BEX...).

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Il est en outre chargé de l'accueil physique et téléphonique des personnes placées sous-main de justice et contribue à la collecte et la compilation des statistiques de l’antenne. Enfin, il supervise l’agent en charge de la logistique et du suivi administratif de l’antenne.

En matière de management, cet agent est chargé de :

- Animer l’équipe de personnels administratifs placés sous son autorité : Accueillir, informer les agents nouvellement nommés et accompagner leur formation ; Encadrer, animer et assurer le suivi de l’activité de l’équipe ; Observer et suivre les pratiques professionnelles des agents et le cas échéant les conseiller ; Conduire et piloter les projets transversaux ; Initier et développer des démarches innovantes

- Organiser et planifier le service : Être en relation avec les autorités et les partenaires internes et externes ; Assurer l’interface avec les différents services et la hiérarchie ; Organiser, participer et assurer le suivi des réunions ; Procéder à l’évaluation et à la notation des agents ; Organiser les plannings de permanence et les congés ; veiller à la logistique de l’antenne

Connaissances : Maitrise des outils informatiques (Word, Excel) CHORUS) Connaitre les techniques de classement Maitrise des outils métiers (GENESIS, APPI) souhaité

Savoir-être : Etre rigoureux et réactif Sens des relations humaines

Savoir-faire : Savoir rendre compte Sens du travail en équipe Etre organisé et méthodique Polyvalence

Sens du service public

Organisation du travail : Horaires variables – plages fixes 10h-12h / 14h-16h

Restauration : Salle de convivialité à disposition et portage de repas avec convention DRHAS

Accessibilité en transport / Parking : oui

Groupe IFSE : 2

Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2027

Chargée / Chargé de la gestion des RH de proximité