Responsable Service Organisation du Processus décisionnel et Démocratique

Descriptif de l'emploi

• Assure la préparation et la gestion du Bureau Municipal et du Conseil Municipal

• Assure la rédaction, la gestion des différents actes administratifs et l’archivage

• Assure la gestion des listes électorales et l’organisation de la révision électorale

• Assure la gestion et l’organisation des élections politiques et professionnelles

• Assure l’organisation et la gestion du Service

• Conçoit et impulse les projets du Service

• Assure l’animation et l’encadrement du Service

• Assure l’interface avec l’ensemble des partenaires et des Services en lien avec les missions du Service

• Assure la représentation de la collectivité dans le domaine d’expertise du Service

• Assure la conception et le suivi des documents administratifs

Missions / conditions d'exercice

1 -ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE :

- Rechercher l’efficacité dans l’organisation des missions du Service.

- Faire appliquer les décisions prises par la hiérarchie.

- Elaborer et actualiser le guide de procédures du Service.

- Communiquer sur les actions du Service.

- Etablir un bilan d’activités du Service.

- Contribuer à l’amélioration de l’image du Service et de la Collectivité.

- Suivre l’exécution budgétaire du service

- Contrôler la gestion et les engagements de dépenses

- Contrôler la passation et l’exécution des marchés publics

2-ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE :

-- Contribuer à l’application de la réglementation et à la prévention des risques juridiques.

- Assurer une veille juridique et technique sur les questions afférentes à l’activité du Service.

- Faire des propositions d’adaptation du Service en fonction de l’évolution des textes.

- Rédiger tout document d’aide à la décision.

- Alerter la hiérarchie sur les questions importantes, urgentes ou sensibles.

3 : IMPULSION DES PROJETS DU SERVICE

- Mettre en place des réunions de coordination et de validation des objectifs.

- Prendre contact avec les prestataires et les autres collectivités ayant développé des méthodes similaires.

- Identifier et mettre en œuvre le processus de développement et de réalisation des projets.

- Assurer la coordination avec les Services et personnes ressources intervenant sur le projet.

- Rédiger des rapports ou des documents d’aide à la décision.

- Soumettre les différentes phases des projets à validation de la hiérarchie et du Maire.

- Communiquer avec les agents sur la mise en œuvre des projets.

- Veiller à leur formation (le cas échéant).

- Mettre en œuvre le plan de communication sur le projet auprès des élus et des Services.

- Superviser les projets pilotés par les agents du Service.

4 : ANIMATION ET ENCADREMENT DU SERVICE

- Veiller à la bonne adéquation de l’activité des deux secteurs du Service (Assemblées, Elections).

- Rechercher l’organisation la plus pertinente au quotidien en fonction des impératifs du Service.

- S’assurer de la bonne ambiance de travail et de l’esprit d’équipe.

- Repérer et réguler les conflits.

Pour la partie assemblées :

ORGANISATION DES SEANCES DU BUREAU MUNICIPAL

ET DU CONSEIL MUNICIPAL :

- Etablir en lien avec la DGA SSP le calendrier des séances du Bureau municipal et du Conseil municipal.

- Soumettre au Directeur Général des Services pour validation les propositions de programmations.

- Assurer la vérification formelle des dossiers (pièces jointes, fonds de dossiers assortis de la signature des Présidents de Commission..).

- Récupérer les pièces complémentaires (le cas échéant).

- Transmettre les dossiers au Directeur Général des Services adjoint pour visa et accord sur l’inscription au BM/CM

- S’assurer de la convocation des membres de la Direction de l’Administration communale (DAC) élargie à partir du portail FAST.

- Assister à la séance de travail de la DAC élargie.

- Récupérer les dossiers inscrits à l’ordre du jour du Conseil municipal.

- Inscrire en priorité les dossiers de l’ordre du jour du Conseil municipal.

- Classer et inscrire les dossiers à l’étude du seul Bureau municipal (rapports, comptes rendus de Commissions, documents d’information…).

- En assurer la numérotation.

- Faire réaliser le dossier témoin.

- Préparer l’ordre du jour du Conseil municipal en respectant les mêmes étapes.

- Veiller à la qualité de la transmission des dossiers via le portail FAST et de la reproduction des documents.

- Veiller à la transmission dans les délais requis aux élus.

- S’assurer de la convocation écrite des élus à la séance du Bureau municipal et du Conseil municipal.

- Préparer le jour même le dossier complémentaire pour le Bureau municipal.

- Assurer la prise de notes pour le Bureau municipal et externaliser celle du Conseil municipal.

- Veiller à la formulation précise par les élus des avis et décisions.

- Veiller au remplissage et à la signature par les Présidents des Relevé des Avis de Commissions et au visa des DGSA pour le Bureau municipal.

ORGANISATION DES SEANCES DU BUREAU MUNICIPAL ET DU CONSEIL MUNICIPAL :

- Rédiger le compte rendu et les fiches de décision pour le Bureau municipal.

- Transmettre à la signature de Monsieur le Maire

- Communiquer extraits aux Services concernés

- Finaliser le compte rendu et le procès-verbal pour le Conseil municipal

- Rédiger les extraits de délibérations

- Transmettre les projets de délibérations aux Services pour avis.

- Assurer le suivi dématérialisé des délibérations via le portail FAST (signature par le Maire et transmission à la Préfecture, retour de l’accusé de réception, clôture du dossier).

- Communiquer extrait des délibérations aux Services concernés

- Recueillir la signature du Maire et des secrétaires sur le procès-verbal à transmettre au contrôle de légalité

- Veiller à la publication des actes sur le site de la Ville

- Vérifier la bonne intégration des actes et leur conformité à la procédure

- Vérifier la transmission au contrôle de légalité et retour aux services concernés

- Veiller à la publication des actes

- Vérifier le respect de la procédure de transmission des pièces des marchés publics et leur retour au service Marchés

5 : ANIMATION ET ENCADREMENT DU SERVICE :

- Informer les agents des évolutions et des actualités liées au Service.

- Prendre connaissance des doléances et des attentes nouvelles des agents.

- Rechercher avec les agents les solutions aux problématiques liées au Service.

- Favoriser la participation et l’expression des agents.

- Elaborer les fiches de postes.

- Assurer l’entretien d’évaluation et la notation.

- Proposer des outils d’évaluation.

- Recenser les besoins en formation.

- Collaborer avec la DRH pour la mise en place du plan de formation.

- Collaborer avec la DRH pour le recrutement de nouveaux agents au sein du Service.

- Assurer le suivi de la carrière des agents.

- Déléguer des responsabilités.

- S’assurer du respect de la continuité du Service (choix des dates de congés).

- Veiller à l’élaboration du planning des congés

- Mettre à jour le logiciel Kelio pour la validation des heures supplémentaires.

- Editer les fiches de solde pour information des agents.

- Veiller en collaboration avec la DRH au paiement des heures supplémentaires le cas échéant.

- Rédiger des documents d’aide à la décision à l’attention de la hiérarchie et du Maire.

- Représenter la collectivité dans des réunions et des manifestations avec les partenaires de la Ville.

- Assurer le reporting des décisions ou des demandes formulées par les partenaires auprès de la hiérarchie Directeur Général des Services.

- Contribuer au positionnement stratégique de la Ville auprès des partenaires institutionnels et professionnels.

- Assurer la promotion des actions menées par la Ville en lien avec les missions du Service.

- Assurer l’accueil de stagiaires et de prestataires.

- Effectuer le cas échéant des déplacements sur site (centre de tri…).

Pour la partie Election :

ORGANISATION ET GESTION DU FICHIER ELECTORAL :

- Suivre et contrôler le calendrier des opérations de révision des listes électorales

- Suivre et contrôler la procédure de clôture des listes électorales

- Suivre et contrôler les inscriptions et les radiations dans le respect de la réglementation

- Assurer le suivi des décisions du Maire

- Valider les inscriptions et établir les notifications

- Assurer le suivi de la gestion de la convocation de la Commission de Contrôle à partir du logiciel ADAGIO, de l’organisation des réunions et du suivi des décisions

- Suivre les procédures de recours administratif

- Gérer la préparation d’un scrutin dans le cadre de la révision

- Gérer les opérations préélectorales (édition des listes, gestion des procurations,

- Gérer la préparation administrative, technique et logistique du scrutin (convocations des élus et des agents, organisation et composition des bureaux de vote et du bureau centralisateur, établissement des procès-verbaux)

- Suivre les opérations d’aménagement des bureaux de vote

- Vérifier le matériel électoral.

- Accompagner les différents bureaux de vote le jour du scrutin

- Suivre les opérations de dépouillement

- Gérer la proclamation des résultats et la transmission en Préfecture

- Etablir une proposition de répartition des électeurs dans les bureaux de vote

- Faire valider la proposition de redécoupage par les élus concernés et Monsieur le Maire

- Appliquer dans ADAGIO la proposition pour vérification

- Transmettre au Préfet de Martinique la proposition validée pour établissement de l’arrêté

Activités spécifiques :ORGANISATION DU TIRAGE AU SORT DES JURES D’ASSISES :

- Veiller au respect de la procédure préalable

- Veiller au respect des recommandations de la Préfecture

- S’assurer de la mise en œuvre des modalités d’information des électeurs concernés

- Veiller à la transmission conforme des éléments à la Préfecture et à la cour d’appel de Fort de France

ORGANISATION ET GESTION DU SERVICE :

- Mettre à jour de la veille législative et réglementaire

- Prévenir le contentieux électoral

- S’assurer de la bonne gestion du matériel électoral

- Gérer le stock de fourniture électorale

Profils recherchés

SAVOIR :

Connaissance confirmée des principes généraux de la fonction publique territoriale et de l’organisation de la collectivité municipale (CGCT, Code Electoral..)

Cadre juridique et réglementaire

• Droit des assemblées générales (ordinaires, extraordinaires, mixtes)

• Législation électorale applicable à la structure (droit associatif, droit des sociétés, droit syndical ou institutionnel selon le contexte)

• Textes fondateurs : statuts, règlement intérieur, chartes internes

• Réglementation sur la protection des données personnelles (RGPD) appliquée aux processus électoraux

Gouvernance et démocratie organisationnelle

• Modes de scrutin et systèmes de vote (proportionnel, majoritaire, préférentiel…)

• Fonctionnement des instances délibératives : conseils d'administration, bureaux, commissions

• Principes de représentativité, de mandats, de quorum et de majorité

• Notions de démocratie participative et représentative

• Droit des mandataires et des délégations de vote

Gestion administrative et documentaire

• Procédures de convocation et délais légaux

• Rédaction et conservation des procès-verbaux

• Gestion des listes électorales et des registres de membres

• Archivage réglementaire

SAVOIR ETRE :

Impartialité et intégrité

• Neutralité absolue dans la gestion des processus électoraux et délibératifs

• Exemplarité éthique et discrétion face aux enjeux de pouvoir internes

Rigueur et fiabilité

• Sens aigu de l'organisation et de l'anticipation

• Respect scrupuleux des délais et des procédures légales

• Capacité à gérer des dossiers complexes sans marge d'erreur

Sens du service et de la médiation

• Posture de facilitateur·trice auprès de publics divers (élus, membres, administration)

• Pédagogie pour expliquer les règles démocratiques à des non-spécialistes

• Gestion du stress et des situations de tension ou de contestation

Adaptabilité

• Capacité à s'adapter à des contextes variés et à des réformes statutaires

• Ouverture aux nouvelles modalités démocratiques (vote en ligne, hybride…)

SAVOIR-FAIRE :

Organisation des assemblées

• Planification et coordination logistique des AG (salle, convocations, quorum, feuilles de présence, pouvoirs)

• Rédaction des ordres du jour en lien avec la direction et les instances

• Préparation des documents soumis au vote (rapports, résolutions, amendements)

• Rédaction et validation des procès-verbaux dans les délais réglementaires

• Gestion du vote en séance (à main levée, à bulletins secrets, électronique)

Organisation des élections

• Élaboration et gestion des listes électorales (vérification de l'éligibilité, mises à jour)

• Rédaction et diffusion des appels à candidatures

• Organisation matérielle du scrutin (bulletins, urnes, bureaux de vote, isoloirs)

• Dépouillement, proclamation des résultats et gestion des contentieux éventuels

• Mise en place et supervision du vote électronique sécurisé

Coordination institutionnelle

• Liaison avec les instances dirigeantes, les services juridiques et les prestataires externes

• Suivi des mandats et des renouvellements d'instances

• Veille juridique et mise à jour des procédures internes

Outils et numérique

• Maîtrise des outils bureautiques et de gestion documentaire

• Utilisation de plateformes de vote en ligne

• Gestion de bases de données membres/électeurs