Sachbearbeiter*in (w/m/d) für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt

Die Universität Duisburg-Essen sucht am Campus Duisburg am Institut für Energie- und Material-Prozesse (EMPI-Applied Quantum Materials, AQM) zum nächstmöglichen Zeitpunkt einer Vollzeitstelle eine*n

Sachbearbeiter*in (w/m/d) für Verwaltungsangelegenheiten im Bereich Personal und Haushalt

(TV-L 9a, 100 %, brutto 46.132 € - 58.820 €)

Das Fachgebiet EMPI-AQM ist eine Einheit der UDE, der Forschung zur Herstellung und Charakterisierung neuer Materialien vor dem Hintergrund der Energiewende betreibt. Hier suchen wir zur administrativen Unterstützung unseres Teams eine selbständige, erfahrene und engagierte Persönlichkeit die uns dabei kompetent, zuverlässig und flexibel unterstützt.

Ihre Aufgaben

• Selbständige Kontenverwaltung für Haushalts- und Drittmittel inkl.

• Überwachung und Verwaltung der Kostenstellen • Budgetverschiebungen und Umbuchungen

• Verwaltungsmäßige Abwicklung von Drittmittelprojekten • Selbständige Abwicklung von Beschaffungsvorgängen, Durchführen von Bestellungen, Kontierung • Selbständige Erledigung allgemeiner Sekretariatsaufgaben inkl. Aktenführung, Terminkoordination, Reiseplanung, Reisekostenabrechnung • Organisation und Unterstützung bei der Durchführung von nationalen und internationalen wissenschaftlichen Veranstaltungen wie Konferenzen, Symposien, Workshops und Vorträgen inkl. Programmplanung und -versand, Buchung von Tagungsorten, Unterkünften und Catering, Teilnehmermanagement, Ansprache von Referenten/innen und Betreuung der externen Gäste (auch in englischer Sprache) • Korrespondenz per E-Mail, Telefon oder Post mit Mitgliedern (Wissenschaftlern/innen) sowie universitätsinternen und -externen Partnern (auch in englischer Sprache)

Ihr Profil

• Ausbildungsabschluss als Veranstaltungskauffrau/-mann, Bürokauffrau/-mann, European-Management-Assistant, Verwaltungsfachangestellte*r oder sonstige kaufmännische Berufsausbildung; Abschlussnote mind. „befriedigend“

• Sehr gute Kenntnisse im Rechnungswesen, wenn möglich im universitären Zusammenhang • Gute bis sehr gute Kenntnisse in der Abwicklung von Drittmittelprojekten • Gute bis sehr gute Kenntnisse der Standardsoftware für Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Termin- und Adressverwaltung (Microsoft Office) • Grundkenntnisse der ERP-Software SAP • Fließende Kenntnisse der deutschen Sprache in Wort und Schrift • Englischkenntnisse in Wort und Schrift • Erfahrungen in der Büroorganisation • Kenntnisse der für die Universität relevanten Ordnungen und Richtlinien sind von Vorteil • Aufgeschlossene, serviceorientierte Persönlichkeit mit organisatorischem Geschick und ausgeprägter Kommunikations- und Teamfähigkeit • Sicheres und souveränes Auftreten sowie sehr gute schriftliche und mündliche Ausdrucksfähigkeit • Flexibilität, viel Eigeninitiative, selbstständige Arbeitsweise, hohe Motivation, Verbindlich- und Zuverlässigkeit, Belastbarkeit

Unser Angebot

• ein sicherer Arbeitsplatz im öffentlichen Dienst mit verlässlichen Rahmenbedingungen in einem abwechslungsreichen, vielseitigen Aufgabengebiet • ein ansprechendes Arbeitsumfeld mit einem respektvollen, wertschätzenden Miteinander • eine bevorzugte geographische Lage und Infrastruktur mit sehr guter ÖPNV-Anbindung und kostenfreien Parkplätzen • ein vielseitiges Mensa- und Cafeteria-Angebot des Studierendenwerks an unseren Campusstandorten • attraktive Rabatte über Corporate Benefits • eine familienfreundliche Universitätskultur (z.B. Betreuungsangebote für Ihre Kinder, Beratung bei familiären Pflegeaufgaben, etc.) • ein vielfältiges Fort- und Weiterbildungsangebot • gleitende Arbeitszeit und die Möglichkeit von Homeoffice • 30 Tage Urlaub bei einer 5-Tage-Woche sowie zusätzliche freie Tage an Heiligabend und Silvester • faire Bezahlung nach Tarif (TV-L), inkl. Jahressonderzahlung und betrieblicher Zusatzversorgung • umfangreiche Sport- und Gesundheitsangebote (u.a. Hochschulsport)

Besetzungszeitpunkt: zum nächstmöglichen Zeitpunkt

Vertragsdauer: unbefristet

Arbeitszeit: 100% Prozent einer Vollzeitstelle (Teilzeitbeschäftigung ist möglich)

Bewerbungsfrist: 13.11.2026

Kennziffer: 505-26

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann freuen wir uns auf Ihre Online-Bewerbung mit den üblichen Unterlagen (Anschreiben, Lebenslauf und Anlagen) unter: https://udue.de/nUhFS

Bitte reichen Sie Ihre Bewerbung ausschließlich über unser Online-Bewerbungsformular ein. Nur so können wir eine zuverlässige und zügige Bearbeitung Ihrer Bewerbung sicherstellen. Bewerbungen per E-Mail können leider nicht berücksichtigt werden.

Weitere Informationen zur Stelle erhalten Sie bei Prof. Dr. Gabi Schierning (Telefon 0203 379 8121, E-Mail: [email protected]) und zum Bewerbungsverfahren in der Personalbetreuung bei Frau Kathrin Kamradt (Telefon 0203 379 3210, E-Mail: [email protected]).

Informationen über den ausschreibenden Bereich finden Sie unter: https://www.uni-due.de/empi/aqm/.de

Die Universität Duisburg-Essen verfolgt das Ziel, die Vielfalt ihrer Mitglieder zu fördern

(siehe www.uni-due.de/diversity).

Frauen werden nach Maßgabe des Landesgleichstellungsgesetzes bei gleicher Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Bewerbungen geeigneter schwerbehinderter und ihnen gleichgestellter Menschen i. S. des § 2 Abs. 3 SGB IX sind ausdrücklich erwünscht.