Sachbearbeiter (m/w/d) im Vorzimmer der Verwaltungsleitung

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Sachbearbeiter (m/w/d) im Vorzimmer der Verwaltungsleitung

Es handelt sich um eine unbefristete Vollzeitstelle, die entsprechend der beruflichen Qualifikation und Erfahrung bis zur Entgeltgruppe 8 TVöD-VKA bzw. nach entsprechender dauerhaften Übertragung der Tätigkeiten bis zur Entgeltgruppe 9a TVöD-VKA vergütet wird.

Zu Ihren Aufgaben gehören:

• eigenständige Organisation und Koordination des Termin- und Tagesablaufs der Dezernenten einschließlich Priorisierung von Terminanfragen und Koordination kurzfristiger Änderungen • Koordination und Überwachung des Informations- und Geschäftsgangs einschließlich Wiedervorlagen und erforderlicher Rückmeldungen • Bearbeitung und Koordination von Korrespondenz, Bürgeranliegen und sonstigen Anfragen • Organisation repräsentativer Angelegenheiten, Empfänge, Ehrungen und offizieller Termine • besondere organisatorische und koordinierende Aufgaben der Verwaltungsleitung • Mitwirkung an der Weiterentwicklung und Digitalisierung der Arbeitsabläufe im Vorzimmer

Die Übertragung weiterer Aufgabenbereiche sowie organisatorische Änderungen bleiben ausdrücklich vorbehalten.

Wir erwarten von Ihnen:

• eine abgeschlossene Ausbildung zur/zum Verwaltungsfachangestellten bzw. den erfolgreichen Abschluss des Angestelltenlehrgangs I oder eine abgeschlossene kaufmännische bzw. vergleichbare Berufsausbildung mit einschlägiger Berufserfahrung im Bereich Assistenz, Sekretariat oder Koordination • Erfahrungen in einer öffentlichen Verwaltung sowie Kenntnisse der örtlichen Strukturen und kommunalen Gegebenheiten sind von Vorteil • ausgeprägtes Organisations- und Koordinationsvermögen • eine selbstständige, strukturierte und vorausschauende Arbeitsweise • gutes Urteilsvermögen und die Fähigkeit, Prioritäten zu setzen • Kommunikationsstärke sowie ein freundliches, verbindliches und souveränes Auftreten • sehr gute mündliche und schriftliche Ausdrucksfähigkeit • ein hohes Maß an Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein und Diskretion • Belastbarkeit und Flexibilität • einen sicheren Umgang mit den gängigen Büro- und Kommunikationsanwendungen sowie digitale Kompetenz

Unser Angebot an Sie:

• eine interessante, sichere und abwechslungsreiche Tätigkeit als zentrale Schnittstelle der Stadtverwaltung • eine den Anforderungen entsprechende Vergütung nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst zuzüglich der üblichen Sozialleistungen (u. a. Jahressonderzahlung, betriebliche Altersvorsorge) • vielfältige Weiterbildungs- und Fortbildungsmöglichkeiten • flexible Arbeitszeiten und die Möglichkeit des mobilen Arbeitens • 30 Tage Urlaub und zwei zusätzliche freie Tage (24.12. und 31.12.) • betriebliches Gesundheitsmanagement (u.a. vergünstigte Mitgliedschaft in mehreren Fitnessstudios, Fahrrad-Leasing)

Haben Sie Fragen?

Rückfragen beantworten Ihnen gerne die MitarbeiterInnen telefonisch unter (02641) 87-222 (Personal, Organisation, IT und Zentrale Dienste) oder -314 (Personalabteilung) zur Verfügung.

Schwerbehinderte werden bei gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.

Wir freuen uns über Ihre Bewerbung mit aussagekräftigen Unterlagen bis zum 29.11.2026 direkt über unser Bewerbungsportal.