Secrétaire administratif au secrétariat commun de la direction H/F TJ La Rochelle

Vos missions en quelques mots

1 poste vacant au 1er mars 2027

Seules les candidatures des fonctionnaires seront étudiées.

Selon le service d'affectation

Secrétaire de direction auprès des chef.fes de juridiction ou auprès du directeur/de la directrice de greffe

• Responsable de la cellule de gestion / service support logistique • Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (accueil téléphonique et physique) • Veille courriel • Gérer les agendas et préparer les réunions • Gérer les plannings de réservation • Élaborer des documents administratifs • Procéder au classement et à l’archivage des documents et des dossiers • Gestion administrative des personnels : constitution et mise à jour des dossiers des personnels titulaires et non titulaires ; suivi des congés et autorisations d’absence ; gestion des CET ; gestion des situations médicales (CMO, CLM, CLD) ; constitution des dossiers d’accident de service et de trajet ; Suivi des demandes de temps partiel • Traitement des demandes d’indemnisation des heures supplémentaires et des astreintes • Transmission au service des ressources humaines du service administratif régional des informations susceptibles d’affecter la situation administrative des agents • Recensement et instruction des demandes de mutations et des propositions en matière d’avancement

Afficher la suite

Responsable de cellule de gestion / service support logistique / Certification d’états de frais et recouvrements :

• saisie dans CHORUS FORMULAIRES des demandes d’achats de l’arrondissement et constats des services faits, • mise à jour du tableau de suivi de gestion à partir des DA, des cartes achat, des factures scannées et des restitutions CHORUS, • récolement du tableau de suivi de gestion avec les restitutions de CHORUS, • suivi de la dotation • assistance de la directrice de greffe du TJ dans la gestion du budget de fonctionnement • Prise en charge des aspects logistiques • Gestion des stocks et des fournitures • Préparation de la « valise » nouvel arrivant » • préparation de courriers ; diffusion de courriels ; • états de vacations ; états de frais ; • classements et archivage ; • Certification et vérification d’état de frais • Etablissement d’états de recouvrement

Assistant.e de direction dans un service du greffe pénal ou civil

• Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs (accueil téléphonique et physique) • Veille courriel : traitement et réponses ; Courrier : tri et distribution au sein du service • Gérer les agendas et préparer les réunions, les plannings d’audience… • Gérer les plannings • Élaborer des documents administratifs, rapports, inventaires et comptes rendus • Enregistrements et saisies dans les applicatifs métiers (au pénal CASSIOPEE ; au civil WINCI TGI ou X-TI • Ouverture et gestion des dossiers : vérification de la complétude, demande de pièces, convocations, notifications • Classement et archivage • Statistiques et tableau de bord

Profil recherché

Compétences requises :

Connaissances

• Organisation judiciaire et administrative • Logiciels de bureautique (Excel ; Word ; Libre Office • Applicatifs métiers (en fonction du service civil, pénal ou support) • Techniques de secrétariat • Statuts de la fonction publique

Savoir-faire

• Alimenter les tableaux de bord et statistiques • Appliquer les textes législatifs et règlementaires • Maîtriser les nouvelles technologies • Maîtriser les rédactions particulières à l’emploi • Maîtriser les techniques de classement et d’archivage

Afficher la suite

Savoir-être

• Avoir le sens de l’organisation • Savoir travailler en équipe

Éléments de candidature

Documents à transmettre

Pour postuler à cette offre, l'envoi du CV et d'une lettre de motivation est obligatoire

La date limite de candidature est fixée au 08 octobre 2026.

Les candidatures internes au ministère de la justice seront étudiées en priorité, puis seront étudiées les demandes de détachements de candidats extérieurs au ministère de la justice.

Pour les candidatures internes au ministère de la justice : la demande doit être adressée par la voie hiérarchique au service des ressources humaines de la direction de rattachement.

Pour les demandes de détachements de candidats extérieurs au ministère de la justice :

Tous les secrétaires administratifs extérieurs au ministère de la justice qui souhaitent candidater par la voie du détachement doivent s'adresser par courriel à la directrice de greffe du tribunal judiciaire de La Rochelle ([email protected]) afin d'obtenir la note de mobilité, la fiche de poste et le formulaire de candidature.

Le poste est soumis à un entretien obligatoire avec la directrice de greffe du tribunal judiciaire de La Rochelle, Madame Corinne Rabillard ([email protected]) ou Mme Virginie Giordanino.

Il appartient aux agents de solliciter cet entretien qui peut avoir lieu par visio-conférence ou par téléphone lorsque la distance ne permet pas le déplacement. Chaque entretien fait l'objet d'un compte-rendu.

RIFSEEP : Groupe 3

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

Poste de travail avec ordinateur (unité fixe ou ultraportable)

Expériences professionnelles antérieures souhaitées

Non obligatoire

Offres de formation associées à votre prise de poste

Oui – Adaptées au poste occupé

Perspectives d’évolution professionnelle

Oui – concours internes et promotions

Organisation de travail : Cycle hebdomadaire 37h30 Horaires variables gérés par le logiciel e-temptation

Restauration : Oui – Accès à un restaurant inter-administratif et salle de restauration sur place

Accessibilité en transport / Parking : accès en transport en commun – Possibilité de places de stationnement / réseau de bus YELO / Emplacements vélo

Vacant à partir du 01/03/2027

Assistante / Assistant de direction