Secrétaire administratif - Economat

Vos missions en quelques mots

’ensemble des missions s’effectuent en lien étroit avec la cheffe d’antenne : suivi du partenariat/des conventions, attestation du service fait, soumission pour visu des commandes avant transmission au siège.

Activités liées au budget :

- Circuit de la dépense : veille et suivi, vérification de la fiabilité des factures, partenaire par partenaire, notamment en corrélation de la situation pénale des PPSMJ dans le cadre des dépenses d’insertion

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- Elaboration des commandes : rétroplanning, sollicitation des services MO et MF pour connaître les besoins et évaluer selon les stocks, demandes transmises au siège pour validation puis confirmation de la commande

- Réception et vérification des commandes

- Utilisation de la carte achat : carte nominative donc déplacement pour les achats après obtention de la validation du siège, vérification des relevés bancaires pour attestation

- Suivi des valeurs inactives, cartes de transport RTM, Tickets service UP, timbres fiscaux : commande et suivi des commandes, suivi des remises des VI en milieu fermé et ouvert, contrôle en fin de gestion

Activités d’intendance liées au matériel/équipement :

- Evaluation des besoins d’intervention, réception des devis et transmission au siège pour validation

- Prise en charge et accompagnement des fournisseurs et techniciens lors d’intervention sur site

- Dotations particulières en outils de travail : téléphone et ordinateur, tenue de fichiers de suivi

- Suivi des fluides : vérification mensuelle des compteurs

- Gestion des fichiers de badges d’accès au service : activation, désactivation

- Evaluation des besoins en équipement, réception des devis et transmission pour validation

Rôle d’assistant pour CHORUS DT : aide apportée aux agents en cas de difficultés avec le logiciel

Activités transversales :

- Connaissance de l’activité administrative de l’ensemble du service – économat et mesures - afin d’être en capacité d’assurer une continuité de service et dans cet objectif organiser ses congés en alternance avec l’AA économat et la SA mesures

Renfort administratif sur le pôle mesure en tant que de besoin et sur demande de la cheffe d’antenne

Profil recherché

Connaissances :

• A minima, connaissance du circuit de la dépense • Des connaissances en comptabilité publiques sont bienvenues • La connaissance du logiciel CHORUS DT est un plus • Connaissance des logiciels GENESIS/APPI (PRISME) • Connaissance des missions du SPÏP et des mesures judiciaires

Savoir être :

• Bonne présentation • Bonne communication • Calme • Esprit d’initiative • Rigueur • Organisation

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Savoir-faire :

• Capacité à tenir des délais (fin de gestion) • Qualités managériales et sens de l’écoute • Adaptabilité • Sens du travail en équipe • Sens pratique

Compétences attendues

Expériences professionnelles antérieures souhaitées : Avoir de préférence occupé un poste dans des services économiques, un poste en greffe.

Offres de formation associées à votre prise de poste : Toutes les formations internes ou proposées en interministériel selon les besoins de montée en compétence

Perspectives d’évolution professionnelle : Montée en grade, évolution par le biais du tableau d’avancement, possibilité de passer des concours en interne. Informations complémentaires

Organisation du travail : La SA est soumise à la charte des temps du SPIP 13, une journée de télétravail est possible par semaine.

Restauration : Non en MO, un mess en MF

Accessibilité en transport / Parking : Pas de parking sur place en MO mais le service est desservi par le métro et le tramway, les stations sont respectivement à 3 minutes (ligne 2) et 10 minutes (ligne 1). sont à quelques mètres.

Un parking sur place en MF.

Groupe RIFSEP : 2

Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2027

Régisseuse / Régisseur d'avances et/ou de recettes