Secrétaire Administratif - Gestionnaire en charge du suivi des effectifs et des emplois

Vos missions en quelques mots

Vos activités principales :

Placé sous l’autorité du chef de l’unité et de son adjoint, le gestionnaire est principalement e charge des missions suivantes :

· Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi des effectifs – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des sites relavant du ressort territorial de la DISP ;

· Vérification de la conformité des effectifs au regard des organigrammes de structures ou des filières ;

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· Vérifier et contrôler les différentes décisions GA ayant un impact sur les effectifs en lien avec l’UGAF ;

· Vérifier et contrôler les positions administratives des agents en lien avec l’UGAF (congé longue durée, disponibilité, congé de présence parentale, détachement…) ;

· Recueillir et saisir les mouvements d’entrées et de sorties dans l’outil de suivi du schéma d’emplois (SE) – Etablissement du reporting mensuel à destination de la hiérarchie et des services centraux de la DGAP ;

· Assister le chef d’unité et l’adjoint au chef d’unité dans la préparation des mobilités des agents titulaires ;

· Mettre à jour et contrôler les tableaux de suivi des différentes mobilités ;

· Suivre les statistiques et tableaux de bord à destination du contrôle de gestion pour la préparation du rapport d’activité ;

· Recueillir les données pour la préparation de réponses aux différentes commandes confiées à l’unité

L’agent pourra être amené à se déplacer dans les établissements pénitentiaires et les SPIP de la région.

La liste des missions exposées ci-dessus n’est pas exhaustive et pourra évoluer en fonction du périmètre d’intervention et des missions de l’unité.

Nombre d’agents à encadrer

☐ A ☐ B ☐ C ✔ Sans objet

Votre hiérarchie

· N+1 : Le chef d’unité et son adjoint ;

· N+2 : Le chef de département et son adjoint ;

· Le Directeur interrégional (DI), le Directeur interrégional adjoint (DIA) et le Secrétaire général (SG)

Vos interlocuteurs métiers

· Les établissements pénitentiaires relevant du ressort territorial de la DISP (Chef d’établissement, Adjoint au Chef d’établissement et services RH des structures) ;

· Les services pénitentiaires d’insertion et de probation relevant du ressort territorial de la DISP (DSIP, Adjoint au DSPIP, services RH) ;

· Les autres départements de la DISP de MARSEILLE (Chefs de département, adjoints et agents des départements)

· Les services centraux de la Direction générale de l’administration pénitentiaire (DGAP)

Profil recherché

Connaissances :

• Informatiques : Excellente maitrise d’Excel • Maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Word…) • Maitrise des applications métiers RH de la DGAP (HARMONIE, IRHIS, ORIGINE) • Organisation, fonctionnement et missions du service • Règles de gestion RH (gestion administrative et paie) et cadre de gestion des services

Savoir-faire :

• Savoir exploiter les données issues des applicatifs RH • Savoir reporter des données au sein d’un outil de reporting • Analyser des données chiffrées – Effectuer des simulations et des projections • Détecter et proposer des correctifs aux difficultés • Savoir rendre compte de son activité

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Savoir-être :

• Être réactif, rigoureux, organisé et méthodique • Discrétion et confidentialité attendue • Savoir rendre compte de son activité • Avoir des bonnes qualités relationnelles • Savoir travailler en équipe

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…)

· Ordinateur et téléphones portables

· Accès aux applications HARMONIE et ORIGINE

· Véhicules administratifs pour les éventuels déplacements sur sites

Groupe RIFSEEP : 3

Organisation de travail : En application de la charte de gestion mis en place sur la DI-Siège

Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2026

Chargée / Chargé de la gestion prévisionnelle des ressources humaines