Secrétaire administratif - Magasinier.e - Direction du Patrimoine et du Développement Durable

Vos missions en quelques mots

Sous l’autorité du Chef du Service Technique, vous aurez pour mission principale d’assurer la gestion courante des stocks du service ainsi que le secrétariat administratif courant dudit service. À ce titre, vos activités principales sont les suivantes :

• Réceptionner les livraisons et vérifier leur conformité avec le bon de commande, en quantité et en qualité • Mettre en rayon les fournitures et matériaux • Distribuer le matériel et assurer la traçabilité • Participer au contrôle des stocks • Accompagner l’évolution des outils et procédures de gestion

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Vous aurez des activités secondaires, comme par exemple :

• Rédiger, mettre en forme, saisir et diffuser les documents administratifs et assurer le suivi des dossiers • Mettre à jour et exploiter les bases de données et outils de gestion administratif • Gérer le courrier entrant et sortant (réception, enregistrement, diffusion, suivi, traçabilité) • Organiser les agendas, réunions et rendez-vous ; préparer les dossiers, rédiger les comptes rendus et assurer le suivi des décisions • Classer, numériser et archiver les documents dans le respect des règles de conservation et de confidentialité • Assurer l’accueil physique et téléphonique des usagers, partenaires et personnels, les informer et les orienter dans leurs démarches • Participer à la circulation de l’information au sein du service et entre les services • Appliquer les procédures et la réglementation en vigueur dans le domaine d’activité

Profil recherché

Agents titulaires ou contractuels (CDD de 12 mois avec possibilité de renouvellement) ; rémunération basée sur la grille indiciaire des techniciens de recherche et de formation (entre 1600 € et 1665 € nets mensuels pour les agents contractuels en fin de carrière)

Connaissances souhaitées ou à acquérir :

• Maîtrise des techniques de secrétariat et de gestion administrative • Connaissance des règles de communication écrite et de la réglementation de base • Bonne culture bureautique et numérique (Word, Excel, messagerie, bases de données) • Notions de gestion documentaire et d’archivage

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Savoir-faire :

• Assurer l’accueil, l’information et l’orientation des usagers • Rédiger, mettre en forme et suivre les documents et dossiers administratifs • Organiser les agendas, réunions et échéances • Mettre à jour des outils de suivi et des bases de données • Appliquer les procédures et assurer la circulation de l’information

Savoir être :

• Sens du service public et de la confidentialité • Rigueur, fiabilité et sens de l’organisation • Aisance relationnelle et qualité d’écoute

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 3 Diplômes équivalents au CAP/BEP

Information UPEC : Accompagnement dans l’évolution professionnelle, 47 jours de congés annuels, Espaces de restauration pour les personnels, Activités culturelles et de loisirs à tarifs préférentiels

Vacant à partir du 01/09/2026

Assistante / Assistant de direction