Secrétaire administratif polyvalent (h/f)

Descriptif de l'emploi

Sous l'autorité du responsable du pôle administratif, vous assurez l'accueil physique et téléphonique des usagers, les missions variées de secrétariat administratif ainsi que la gestion des dossiers relatifs à l'état civil et à l'urbanisme.

Missions / conditions d'exercice

1. Accueil des usagers

- Accueillir, informer et orienter les administrés ;

- Identifier les demandes et orienter les usagers vers les services compétents ;

- Gérer les appels téléphoniques, les mails et le courrier ;

- Assurer une qualité d'accueil et de service auprès des administrés.

2. Secrétariat et gestion administrative :

- Assurer le traitement du courrier entrant et sortant ;

- Rédiger et mettre en forme des courriers et divers documents administratifs ;

- Assurer le classement, l'archivage et le suivi des dossiers ;

- Gérer l'agenda du Maire ;

- Apporter un soutien administratif aux différents services de la commune ;

- Location de salles municipales.

3. État civil :

- Renseigner les administrés sur les démarches d'état civil ;

- Participer à la préparation et à la constitution des dossiers de mariage et de PACS ;

- Recensement militaire et de la population ;

- Participer à l'organisation des cérémonies de mariage ;

- Assurer le suivi des déclarations de naissance et de décès ;

- Effectuer les mises à jour et le suivi des registres d'état civil.

4. Élections :

- Assurer le suivi de la liste électorale : inscription, radiation :

- Préparer et participer à l'organisation des scrutins :

- Assurer le lien avec les services préfectoraux.

5. Urbanisme :

- Traitement des demandes d'urbanisme ;

- Réception et enregistrement des dossiers (pas d'instruction - compétence CC2R) ;

- Suivi des arrêtés et du bon déroulé de la procédure.

Profils recherchés

- Formation en secrétariat, gestion administrative dans une collectivité territoriale souhaitée ;

- Expérience sur un poste administratif / d'accueil en collectivité territoriale appréciée ;

- Connaissance de l'environnement territorial et du fonctionnement des services municipaux valorisée.