secrétaire administratif polyvalent

Descriptif de l'emploi

Sous le contrôle du maire et des adjoints, et en collaboration avec la secrétaire générale de mairie en poste, le secrétaire administratif polyvalent réalise des tâches administratives relevant de la compétence de la commune : état civil, urbanisme, comptabilité, bureau postal, élections, conseil municipal…

Il assure l'interface entre les usagers et les élus concernant les demandes de la population et de divers intervenants.

Missions / conditions d'exercice

1 - Élaborer et mettre en œuvre les décisions du conseil municipal et conseiller les élus et alerter sur les risques techniques et juridiques ;

2 - Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal et les actes administratifs et garantir la préparation et la mise en œuvre des réunions publiques et des festivités

3 - Assurer le suivi du courrier (enregistrement et répartition du courrier / suivi des demandes / suivi des courriels reçus pour la mairie), assurer l’affichage obligatoire et assurer le classement et l’archivage

4 - Assurer la comptabilité quotidienne, assurer le suivi de la trésorerie, préparer et suivre des dossiers de subventions et réaliser des analyses financières sur le coût des services permettant d’informer et d’éclairer les élus ;

5 - Actualisation et suivi des assurances pour le personnel et la commune et actualisation et suivi des contrats de maintenance ;

6 - Renseignement, orientation des habitants, prise de rendez-vous pour le maire et les adjoints, assurer la constitution recensement militaire, gestion des demandes de salles et assurer le secrétariat de dossiers en lien avec l’accueil (autorisations diverses…) ;

7 - Assurer l’accueil du public : vente des produits postaux (timbres etc.) / retrait d’argent / envois en recommandés… et assurer la comptabilité quotidienne (compte de la caisse), transferts d’argent et de marchandises ;

8 - Enregistrement et rédaction des actes d’Etat Civil, tenue et suivi des registres d’Etat Civil, traitement des diverses demandes d’actes (naissance, décès, mariage…), suivi et gestion des dossiers de mariage, PACS et parrainage civil et relations avec l’INSEE;

9 - Tenue des listes : inscriptions / radiations, préparation de la commission administrative, présence, tableaux de préparation des scrutins et permanence lors des scrutins et secrétariat lors du dépouillement ;

10 - Inscription des enfants, suivi des présences, suivi de la régie de recettes, facturations, encaissements et gestion du fichier des écoles ;

11 - Délivrance de concessions, renouvellement, gestion du fichier et mise à jour des plans et des registres, procédures de reprises de concessions et mise en application de la législation funéraire ;

12 - Renseignement aux usagers sur l'urbanisme, tenue des registres d’urbanisme (permis de construire, déclaration préalable, CU…), enregistrement, gestion, affichage, instruction réglementaire, pré instruction et passage en Commission d’urbanisme, rédaction des arrêtés, répartition, contrôle de conformité, alignement et renseignements des notaires, déclaration d’intention d’aliéner.

Profils recherchés

Compétences professionnelles et techniques :

- Connaissance de la gestion financière, des marchés publics et des Ressources Humaines

- Veille juridique

- Rédactionnel, esprit de synthèse

- Maîtrise des outils informatiques

- Capacité d’organisation, de gestion des priorités

Qualités relationnelles :

- Organisation et polyvalence

- Savoir gérer les priorités

- Confidentialité

- Adaptabilité aux interlocuteurs

- Qualité d’écoute

- Disponibilité

- Avoir le sens du service public

- Esprit d'équipe