Secrétaire Administratif - Responsable des services administratifs

Vos missions en quelques mots

Management/secrétariat :

- Au sein de l’unité de travail Milieu Ouvert d’Aix en Provence, en lien avec le DPIP responsable du MO :

. Répartition et organisation des taches et plannings des 3 adjoints administratifs MO ; participation aux entretiens annuels d’évaluation

. Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions SPIP MO

. Organisation et mise à jour du SLR « commun » et de l’archivage (circulaire JUS K 0740004 C du 11 décembre 2007)

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. Participation à l'évaluation du service : contrôle du recensement des statistiques mensuelles et de leur envoi dans les délais

. Participation ponctuelle aux taches de secrétariat MO (accueil physique et téléphonique, traitement de la messagerie structurelle du service)

- Au titre de l’antenne Aix-Salon, en lien avec le Chef d’antenne :

. Programmation de temps de concertation des 7 AA de l’antenne

. Organisation du remplacement de l’AA Salon

. Rédaction et diffusion des comptes-rendus des réunions d’antenne

. Contribution à la rédaction et à la mise en forme du rapport annuel d’activité de l’antenne

. Conception, mise en forme et diffusion de tous supports de présentation de l’antenne ( organigrammes, annuaires, livret de présentation)

Economat:

Gestion économique:

. Participation à l'élaboration du budget prévisionnel de l’année N+1 de l'antenne et suivi de l'exécution budgétaire allouée à l'antenne, par site (crédits de fonctionnement dont les contrats, crédits d'insertion et de placements extérieurs)

. Contrôle du recensement de l'expression des besoins

. Mise en forme et transmission au siège des commandes et demande d’achat interne, du contrôle de la prestation/livraison

. Edition et contrôle des factures reçues et service ; après attestation du service fait ( par le chef d’antenne ou le DPIP assurant son remplacement ) envoi des factures au siège et information des prestataires en vue du dépôt sur CHORUS

. Porteur de la carte achat

- Assistance des agents sur CHORUS--DT, frais changement de résidence.

Intendance:

. Contrôle de l'état des locaux et recensement des pannes et dysfonctionnements.

. Suivi des matériels informatiques et téléphoniques mobiles

. Envoi mensuel des états kilométriques des véhicules de service affectés au SPIP MO Aix au siège du SPIP 13

Autres:

. Actualisation des conventions annuelles PE et APSEC

Moyens mis à votre disposition (matériel, logiciels spécifiques, véhicules…) : ordinateur et téléphone portable dans le cadre du télétravail ; possibilité d’utilisation des véhicules de service dans le cadre des déplacements professionnels.

Profil recherché

Connaissances : Nomenclature budgétaire Logiciels bureautiques : Word, Excel, UGAP, Office

Savoir-être : Esprit d’initiative Qualités relationnelles Qualité de management et sens de la pédagogie

Savoir-faire : Rigueur et organisation Capacité d’analyse, de synthèse et de rédaction Sens des responsabilités

Éléments de candidature

Personnes à contacter

• SCHONT Gauthier - [email protected] • USSEGLIO Fabienne - [email protected]

Horaires variables : entre 07h30 et 19h30 / plages fixes : 10h00-12h00 - 14h00-16h00

Restauration : livraison sur site possible par prestataire agréé et aux tarifs subventionnés

Accessibilité en transport / Parking : accessibilité du site MO Aix par les transports en commun aixois ; des places de parking réservés aux personnels SPIP à proximité immédiate des locaux

Groupe RIFSEEP : 2

Susceptible d'être vacant à partir du 01/09/2026

Responsable budgétaire