Secrétaire administratif(ve) au service administratif régional de la cour d'appel de Lyon

Vos missions en quelques mots

Assistance dans la gestion de la formation

1. Gestion du secrétariat de la formation - consultation de la BAL [email protected] et gestion de certains mails selon les consignes du RGF - diffusion des offres de formation - enregistrement des dossiers sur le logiciel LSO, selon les instructions données par la RGF - participer aux ouvertures et clôtures des sessions de formation

2. Participation à la conception et à l'élaboration du plan de formation - recueil des besoins exprimés (élaboration du tableau de recensement des besoins, analyse Éventuelle des CREP...) sous le contrôle du RGF - mise en forme et diffusion du calendrier du plan de formation - publication et mises à jour du plan de formation sur l’Intranet de la cour d’appel en lien avec la chargée de communication

3. Participation à la gestion de toutes les formations initiales obligatoires : FAE des AA, AT, SA, et contractuels - collaboration à la mise en place d’un parcours de formation théorique - Collaboration à l’organisation et au suivi de stages pratiques -Gestion et mise à jour du tableau de suivi interne des stagiaires faisant l’objet d’une formation d’adaptation à l’emploi

4. Participation à la gestion de toutes les formations continues obligatoires : FCO des greffiers, cadres greffiers et DSGJ du ressort de la CA de LYON

5. Gestion de la formation individualisée et des compétences - Participer à la gestion des stages individuels inter-juridictions (tutorats) - participer à l'analyse du projet individuel de l’agent, ses acquis professionnels et son parcours de formation - participer à la gestion des demandes d’utilisation du compte personnel de formation (CPF)

6. Participation à la communication des offres de formation au niveau régional, interrégional, interministériel et national - diffusion des offres de formation et mise en forme des fiches pédagogiques - diffusion des offres de formation régionale (CA de LYON, DRHAS de Lyon), nationale (école nationale des greffes) et interministérielle (PFRH SAFIRE)

7. Gestion des modules de formations sur Mentor - Création de la session LSO et gestion des inscriptions - Envoi des convocations - Création des sessions sur Mentor

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8. Assistance à la mise en place de formations ouvertes à l’interdirectionnel et à l’interministériel (sur SAFIRE) - Se former à l’outil SAFIRE - Création et gestion des sessions de formations sur SAFIRE

9- Gestion des conventions des formateurs internes occasionnels -Collecte des informations nécessaires à la convention -Elaboration des conventions et suivi des signatures - Transmission au service RH du SAR des conventions et bordereaux élaborés -Gestion et mise à jour du tableau de suivi interne des formations initiales

Tout ce qui figure dans la fiche de poste est susceptible d’évoluer en fonction des besoins et des impératifs du service.

Compétences attendues

Connaissances : Circuits administratifs Organisation judiciaire et administrative Outils bureautiques et de communication Qualités rédactionnelles Règles budgétaires et comptables

Savoir-être : Avoir le sens de l'organisation Faire preuve de rigueur Faire preuve de réactivité Faire preuve de discrétion Faire preuve de capacité d'adaptation Savoir anticiper Être autonome Avoir le sens de la hiérarchie, de la loyauté Avoir le sens des relations humaines / de la diplomatie

Savoir-faire : Maîtriser les techniques d'accueil téléphonique Appliquer les textes législatifs et réglementaires Organiser sa charge de travail Travailler en équipe Aptitude à la communication écrite et orale Maîtriser les nouvelles technologiques Maîtriser les techniques de classement et d'archivage

Groupe 2: montant annuel brut 6600€ Durée d’affectation attendue sur le poste : 3 ans

Les secrétaires administratifs extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater par la voie du détachement doivent transmettre les documents suivants:

- Leur fiche de candidatures complétée, avec l'avis de leur administration d'origine relatif a leur départ; - leur curriculum vitae; - leur lettre de motivation; - le cas échéant, les pièces justifiant de leur situation particulière; - leur dernier arrêté d'avancement d'échelon ; - leurs trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel ; - leur état des services.

L‘ensemble de ces documents doit être envoyé a l'adresse suivante : [email protected]

Vacant à partir du 01/03/2027

Secrétaire