Secrétaire administratif(ve) au tribunal judiciaire de Saint-Etienne (JPROX)

Vos missions en quelques mots

Le secrétaire administratif est chargé de tâches administratives d’application. A ce titre, il participe à la mise en œuvre, dans les cas particuliers qui lui sont soumis, des textes de portée générale.

Il exerce notamment des tâches administratives de gestion dans le domaine des ressources humaines, logistiques, financiers ou comptables. Il peut se voir confier des tâches de rédaction et être chargée de l’animation d’une équipe. Il peut également assurer des fonctions d’assistant de direction.

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Il peut se voir confier l’encadrement intermédiaire d’un service.

Vos activités principales

Le poste comportera la réalisation d’une ou plusieurs missions parmi les suivantes, selon le service d’affectation :

1/ Tâches administratives d’application : Traitement administratif de dossiers ; transmission d’informations, diffusions générales ou particulières ; archivage… ;

2/ Tâches de rédaction : Rédaction de courriers (élaboration et mise en forme de documents) ; rédaction de comptes-rendus de réunions, PV… ;

3/ Tâches administratives de gestion :

• Gestion budgétaire / comptable (service intérieur /cellule budgétaire / service centralisateur des frais de justice) : demande de devis, saisie des commandes, suivi de travaux, contrôle des mémoires déposés par des prestataires…

• Gestion RH : gestion des positions statutaires des agents et contractuels, des heures supplémentaires, du logiciel de temps de travail, du volet médical, des aménagements de poste, de la formation initiale et continue des agents, du suivi des effectifs…

• Gestion de l’aide juridictionnelle : recevoir les demandes d’AJ, les enregistrer dans l’applicatif métier, les instruire et préparer les projets de décisions ; préparer et participer aux commissions collégiales en qualité de secrétaire du BAJ…

4/ Tâches d’assistance de direction au sein d’un secrétariat de chefs de juridiction : Accueil physique et téléphonique ; relation avec les interlocuteurs internes ou extérieurs ; gestion des plannings des réservations et des calendriers partagés…

Compétences attendues

Savoirs : Techniques de communication écrite et orale Circuits administratifs Organisation administrative et judiciaire Outils bureautiques Outils de communication Chorus Formulaire

Savoir-être : Avoir le sens de l'organisation Avoir le sens des relations humaines Faire preuve de discrétion professionnelle Etre à l'écoute

Savoir-faire : Accueillir et prendre des messages téléphoniques Enregistrer et classer les documents Alimenter des tableaux de bord et statistiques Appliquer les textes législatifs et réglementaires Savoir faire des recherches

Groupe 3 RIFSEEP montant annuel 6100€ Durée d’affectation attendue sur le poste : 3 ans

Numéro autorisation : 2000-351

Poste soumis à un entretien

Tous les secrétaires administratifs extérieurs au ministère de la justice qui souhaitent candidater par la voie du détachement devront prendre attache avec le recruteur pour recevoir la note de mobilité ainsi que la fiche de candidature utile.

Par ailleurs ils devront transmettre les documents suivants:

- leur fiche de candidatures complétée, avec l’avis de leur administration d'origine relatif a leur départ; - leur curriculum vitae; - leur lettre de motivation; - le cas échéant, les pièces justifiant de leur situation particulière; - leur dernier arrêté d'avancement d'échelon; - leurs trois derniers comptes rendus d'entretien professionnel ; - leur état des services.

L’ensemble de ces documents doit être envoyé a l’adresse suivante : [email protected]

Les agents actuellement places en position de détachement au sein du ministère de la justice dans le corps interministériel des adjoints administratifs ne disposent pas d'un droit a mutation. Dans l'hypothèse ou ils souhaiteraient un changement d'affectation, il leur appartient de mettre un terme au détachement en cours et de solliciter un nouveau détachement sur l'affectation envisagée.

Vacant à partir du 01/03/2027

Secrétaire