Secrétaire administratif(ve) au tribunal judiciaire de Villefranche-sur-Saône

Vos missions en quelques mots

Vos activités principales :

Le secrétaire administratif exercera ses fonctions au sein du cabinet de la direction de greffe en réalisant des missions d’assistance de celle-ci dans les domaines ci-après décrits

I Cabinet Direction de greffe

1- Assistance administrative générale :

- Diffusion d’information générale au sein du TJ - Courrier et agenda de la direction de greffe - Documentation du cabinet (livret accueil, organigramme, signalétiques) - Réalisation d’évènements (réunions, audiences de rentrée, accueil nouveaux arrivants)

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2- Gestion RH

Assistance de la direction de greffe dans les dossiers RH des agents comprenant :

- Gestion des effectifs (arrivées, départ, suivi dossier) - Gestion du temps de travail (gestion du logiciel de pointage, congés) - Gestion des heures supplémentaires des agents - Gestion des vacations des conseillers prud’hommaux et assesseurs TPE - Lien avec le service RH du SAR - Assistance de la direction de greffe dans la gestion des dossiers des conseillers prud’hommaux et assesseurs TPE et TPBR

3- Gestion budgétaire et comptable

Assistance de la direction de greffe dans l’exécution et le suivi budgétaire comprenant :

- Réalisation des commandes, devis - Suivi des factures - Alimentation et suivi des tableaux budgétaires de la juridiction - Lien avec le service budget du SAR

4- Divers fonctionnement

- Gestion clé et badges des nouveaux arrivants du TJ - Gestion courrier du cabinet DG

II Régisseur titulaire

1- Régisseur titulaire

- Gestion d’une régie (encaisser et comptabiliser les recettes, gérer l’avance des fonds publics, réaliser l’encaissement et l’emploi des fonds privés, passer les écritures ou les valider - Transmission de l’information (préparer des bordereaux de pièces de dépenses et transmission, édition des documents comptables et transmission aux autorités compétentes - Conservation des archives des pièces comptables

Compétences attendues

Connaissances: Circuits administratifs Organisation judiciaire et administrative Statut général de la fonction public Règles budgétaires et comptables Outils bureautiques

Savoir-être : Faire preuve de discrétion et loyauté Etre réactif et savoir travailler dans l'urgence

Savoir-faire : Maitriser les rédaction particulière à l'emploi et rédaction administrative Organiser sa charge de travail Maitriser techniques d'accueil physique et téléphonique Maîtrises les technique de communication Appliquer les textes législatifs Etre autonome Faire preuve d'initiative et de rigueur

Les secrétaires administratifs extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater par la voie du détachement doivent transmettre les documents suivants:

- Leur fiche de candidatures complétée, avec l'avis de leur administration d'origine relatif a leur départ; - leur curriculum vitae; - leur lettre de motivation; - le cas échéant, les pièces justifiant de leur situation particulière; - leur dernier arrêté d'avancement d'échelon ; - leurs trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel ; - leur état des services.

L‘ensemble de ces documents doit être envoyé a l'adresse suivante : [email protected]

IFSE : 3 Durée de l’affectation : 3 ans

Susceptible d'être vacant à partir du 01/03/2027

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager