Secrétaire administratif(ve) au tribunal judiciaire de Villefranche-sur-Saône

Vos missions en quelques mots

ACTIVITES PRINCIPALES

1- Secrétariat de la présidence

- Accueillir et renseigner les différents interlocuteurs,

- Gérer du courrier et de l’agenda du président du tribunal,

- Gestion de la documentation du secrétariat,

- Diffuser et afficher l’information,

- Elaborer des documents administratifs,

- Gestion RH (magistrats et attachés de justice) : Préparation des PV d’installation, des tableaux d’astreintes, des ordonnances de roulement, des comptes épargnes temps, et du logiciel de gestion du temps.

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- Gestion des prestations de serment,

- Gestion et planification des salles et des audiences sur le logiciel PILOT,

- Préparation des audiences solennelles et installation des magistrats, ainsi que la préparation des assemblées générales hormis celles des fonctionnaires (en lien total avec la directrice de greffe).

- Gestion des dossiers réservés du Président (élections, commission électoral…)

2- Droit/procédure

2.1 – Contrôle et suivi des expertises civiles (hors JAF et pôle social)

- Réception et tri du courrier papier et électronique (RPVA),

- Gestion du dépôt des rapports,

- Gestion des demandes de prorogation de délais,

- Gestion des demandes de provisions complémentaires,

- Gestion des ordonnances de taxe,

- Rappels aux experts,

- Classement et archivage des documents et dossiers

2.2 – Dépens

- Vérification des dépens

3- Activité générale de traitement de frais de justice

- Gestion des frais de justice, circuit simplifié, réception sur bal structurelle dédiée,

- Gestion de tous les mémoires sur Chorus formulaires,

- Tenue des statistiques des frais de justice.

4- Logistique/Fonctionnement

4.1 Gestion de la sécurité informatique (application des consignes de sécurité)

4.2 Archivages des dossiers terminés.

ACTIVITE SECONDAIRES :

Assurer toute tâches confiées à titre exceptionnel et ponctuel, par le supérieur hiérarchique direct dans le but de garantir la continuité du service public de la justice.

Compétences attendues

Savoir

Applicatif (s) métier(s) : WINCI Logiciel : PILOT, HOROQUATZ Organisation judiciaire et administrative Circuits administratifs Droit civil Procédure civile Règles budgétaires et comptables Outils bureautiques Outils de communication

Savoir-faire

Alimenter des tableaux et statistiques Appliquer les textes législatifs et règlementaires Maîtriser les techniques d'accueil physique et téléphonique Maîtriser les techniques de classement et d'archivage Maîtriser les nouvelles technologies Maîtriser les rédactions Travailler en équipe Organiser sa charge de travail

Savoir-être

Avoir le sens des relations humaines et de l'organisation Être réactif Faire de preuve d'une extrême discrétion Faire de preuve de pédagogie Faire de preuve de rigueur Faire de preuve d'autonomie Faire de preuve d'initiative et de polyvalence Faire de preuve de capacité d'adaptation Savoir rendre-compte Savoir anticiper

Les secrétaires administratifs extérieurs au ministère de la Justice qui souhaitent candidater par la voie du détachement doivent transmettre les documents suivants:

- Leur fiche de candidatures complétée, avec l'avis de leur administration d'origine relatif a leur départ; - leur curriculum vitae; - leur lettre de motivation; - le cas échéant, les pièces justifiant de leur situation particulière; - leur dernier arrêté d'avancement d'échelon ; - leurs trois derniers comptes rendus d’entretien professionnel ; - leur état des services.

L‘ensemble de ces documents doit être envoyé a l'adresse suivante : [email protected]

IFSE : 3 Durée de l’affectation : 3 ans

Mission générale

Assister le président du tribunal judiciaire au sein de son secrétariat et contribuer à la bonne gestion des services.

Assister le directeur de greffe dans la gestion des dépens (huissiers).

Assurer les fonctions d’accueil et d’information.

Assurer toute tâches confiées à titre exceptionnel et ponctuel, par le supérieur hiérarchique direct dans le but de garantir la continuité du service public de la justice.

Vacant à partir du 01/03/2027

Chargée / Chargé d'accueil, de relation et de service à l'usager