Secretaire administratif(ve) (h/f)

Descriptif de l'emploi

Filière : Administrative

Cadre d’emplois : Adjoint administratif territorial

Grade : Adjoint administratif, adjoint administratif principal de 2ème classe ou adjoint principal de 1ère classe

Catégorie : C

Contexte du recrutement :

Le Syndicat recrute un(e) secrétaire administratif(ve) dans le cadre du départ à la retraite de l’agent actuellement en poste.

Ce recrutement s’inscrit dans une volonté d’assurer la continuité du fonctionnement administratif du Syndicat et de garantir la bonne transmission des missions, procédures et dossiers suivis au quotidien.

Une période de transmission et d’accompagnement pourra être organisée avec l’agent actuellement en poste afin de permettre au futur agent de prendre progressivement connaissance de l’organisation du Syndicat, de ses partenaires, de ses procédures administratives et des dossiers en cours.

Le poste constitue un appui essentiel au fonctionnement de la structure et au suivi administratif des actions menées par le Syndicat.

Missions / conditions d'exercice

A. Secrétariat et accueil

• Assurer l’accueil physique et téléphonique du Syndicat.

• Réceptionner, enregistrer, orienter et traiter les demandes reçues.

• Rédiger et mettre en forme les courriers, notes, comptes rendus et documents administratifs.

• Assurer le classement et l’archivage des documents.

• Tenir à jour les dossiers administratifs et les tableaux de suivi.

• Organiser et suivre les rendez-vous et réunions administratif

B. Gestion des instances et des élus

• Préparer les réunions des instances du Syndicat :

o Comité syndical ;

• Préparer et envoyer les convocations.

• Constituer les dossiers de séance.

• Préparer les documents nécessaires aux réunions.

• Rédiger les comptes rendus et/ou procès-verbaux.

• Assurer le suivi des délibérations et décisions prises.

• Assurer la transmission des actes aux services concernés.

C. Suivi administratif des dossiers

• Assurer le suivi administratif des actions portées par le Syndicat.

• Assurer le suivi des courriers et demandes administratives.

• Assurer le suivi administratif des prestataires.

• Préparer les pièces administratives nécessaires aux dossiers.

• Assurer le classement et l’archivage des documents liés aux opérations.

D. Finances et comptabilité

En lien avec la direction et/ou le service comptable :

• Préparer et suivre les engagements et les dépenses.

• Comptabilité publique, mandat titre et préparation des budgets

• Gestion encaissement régie garderie et cantine scolaire à l'aide du portail ARG FAMILLE.

E. Suivi administratif des ressources humaines

• Assurer le suivi administratif des agents.

• Préparer les documents administratifs liés aux congés, absences et formations.

• Assurer le suivi des congés et absences.

• Gestion des paies.

• Suivre les dossiers individuels des agents.

• Assurer les relations administratives avec le Centre de gestion et les organismes partenaires.

• Assurer ponctuellement toute mission administrative nécessaire au bon fonctionnement du Syndicat.

Conditions de travail :

• Locaux en Mairie de SIGLOY 45110 ;

• Équipe avec 1 présidente et 7 agents ;

• Temps partiel 10 h ;

• Durée : contractuel avec possibilité de titularisation ;

• Réunions possibles le soir ;

• Permis B indispensable ;

• Rémunération : Selon échelon.

Profils recherchés

Savoirs

• Connaissance du fonctionnement des collectivités territoriales et des syndicats.

• Connaissance des règles administratives applicables aux collectivités.

• Notions en finances publiques locales, logiciel Berger Levrault

• Connaissance des procédures liées aux assemblées délibérantes.

• Maîtrise des règles de classement et d’archivage.

Savoir-faire

• Maîtriser les outils bureautiques : Word, Excel, messagerie électronique.

• Rédiger des courriers et documents administratifs.

• Organiser et suivre plusieurs dossiers simultanément.

• Respecter les délais administratifs.

• Organiser des réunions et assurer leur suivi.

• Rechercher et transmettre l’information pertinente.

• Assurer un classement documentaire rigoureux.

Savoir-être

• Sens de l’organisation et de la rigueur.

• Autonomie.

• Discrétion et respect de la confidentialité.

• Qualités relationnelles.

• Sens du service public.

• Capacité à travailler en équipe.

• Réactivité.

• Adaptabilité.

• Qualités rédactionnelles.

• Capacité à gérer les priorités.