Secrétaire administrative 50% H/F

Vos missions en quelques mots

Mission

Sous l’autorité du chef de service départemental et du chef de service départemental adjoint et en lien avec le service administratif régional, la secrétaire administrative est chargée de la préparation et du suivi des dossiers administratifs, de la réception et du contrôle des pièces de dépenses, du suivi du budget, du traitement de la messagerie informatique, du traitement du courrier, du classement et de l’archivage ainsi que de l’accueil téléphonique.

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Activités principales

• Préparer et suivre les dossiers administratifs dans les domaines de la gestion des ressources humaines, du budget, de la logistique et du suivi des avis techniques et des procédures judiciaires, o Produire les documents professionnels courants o Rechercher et communiquer des informations o Assurer la traçabilité et la conservation des informations o Assister une équipe dans la planification et l’organisation de ses activités (appui informatique) o Assurer le suivi administratif courant du personnel o Élaborer et actualiser des tableaux de suivi et des graphiques Réceptionner, contrôler et exploiter les dossiers et les pièces à traiter (pièces de dépenses, factures, frais de déplacement, bons de commande, dossiers individuels…) • Opérer la saisie du suivi des avis techniques et des procédures judiciaires, • Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire, • Traiter et rédiger les courriers (classement et archivage) et les messages informatiques, • Assurer le suivi des stocks, • Assurer l’accueil, l’orientation et le traitement des appels téléphoniques, • Assurer l’accueil et l’orientation des visiteurs.

Profil recherché

• Fonctionnaire de catégorie C • Aucun diplôme minimum requis

Compétences et qualités requises

Connaissances :

• Connaissances en comptabilité publique, achats publics appréciée, • Connaissance des processus administratifs et de l’environnement professionnel.

Savoir-faire opérationnel :

• Organiser son travail et hiérarchiser les priorités, • Maîtriser les outils bureautiques et informatiques (en particulier logiciels Word et Excel), • Capacités rédactionnelles (orthographe, grammaire…), • Vérifier et transmettre des informations, • Rendre compte, • Excellent sens relationnel et capacité de communication.

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Savoir-être professionnel :

• Aptitude relationnelle et capacité à travailler en équipe et en réseau, • Capacité d’adaptation, • Esprit d’initiative et autonomie, • Rigueur et réactivité, • Esprit d’autonomie, • Discrétion, ponctualité, disponibilité.

Niveau d'études minimum requis

• Niveau Niveau 2 Effectuer des activités simples

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef de service départemental et du chef de service départemental adjoint

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans* (rémunération selon expérience professionnelle), permanent à temps partiel

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Relations liées au poste

Relations internes :

• Service administratif de la Direction régionale, • Agents du service départemental.

Relations externes :

• Accueil, • Fournisseurs, prestataires extérieurs.

• Permis B • Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil

*Article L332-1 du code de la fonction publique

Vacant à partir du 01/02/2027

Secrétaire