Secrétaire administrative

Descriptif de l'emploi

La commune de JOUGNE recherche un(e) secrétaire administratif(ve).

Au sein de l'équipe du secrétariat de mairie, l'agent sera intégré à une équipe avec qui il pourra échanger sur les divers dossiers.

Le temps de travail pour ce poste est de 35H par semaine.

Missions / conditions d'exercice

Au cœur de vos activités, vous aurez notamment à:

- Assurer l'accueil physique et téléphonique des usagers;

- Analyser et identifier leurs demandes (écoute, reformulation, questionnement) en apportant une réponse adaptée selon la natures des demandes dans le respect des objectifs de qualité;

- Vous rédigerez, délivrerez, et mettrez à jour les actes d'état civil dans les domaines de : l'état civil, les élections en respectant la règlementation et la législation en vigueur.

- Gérer et suivre les boîtes mails, le site internet, la borne et les dossiers courants, effectuer du classement, de la mise à disposition de documentation, de l'archivage… ;

- Gérer et suivre les locations de salles, les nouveaux habitants, les autorisations diverses, les réductions de forfaits de ski, les manifestations festives, les agendas et le bulletin municipal

Profils recherchés

Vos atouts pour ce poste :

* Savoirs:

- Connaitre les domaines de compétences des communes et leur organisation;

- Connaitre le statut de la fonction publique territoriale et les règles d'état civil;

- Connaitre les règles juridiques d'élaboration des actes administratifs;

- Connaitre le cadre réglementaire du fonctionnement des collectivités et établissements publics;

- Connaissance informatique et notamment les logiciels mairie (état civil, délibérations, Berger Levrault, COSOLUCE).

* Savoirs faire:

- Respecter les délais réglementaires;

- Savoir gérer la polyvalence et les priorités;

- Vérifier la cohérence et le respect du cadre réglementaire des dossiers administratifs;

- Préparer et mettre en forme les décisions du conseil municipal, les actes administratifs du maire et les actes d'état civil;

- Animer un dispositif d'accueil de la population.

* Savoirs être:

- Savoir communiquer et avoir une bonne capacité d'écoute et de compréhension;

- Avoir le sens du service public (déontologie et discrétion);

- Bénéficier d'excellentes qualités relationnelles;

- Avoir le sens de l'organisation.